Właściwe zarządzanie czasem jest ważne nie tylko dla dyrektorów czy menedżerów, lecz dla każdego z nas, gdyż w pełni pozwala wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową i życie prywatne.
Zadbaj o minuty, a godziny same się o siebie zatroszczą
Lord Chesterfield
Właściwe zarządzanie czasem jest ważne nie tylko dla dyrektorów czy menedżerów, lecz dla każdego z nas, gdyż w pełni pozwala wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową i życie prywatne.
W zarządzaniu czasem menedżerów można wyróżnić bardzo wiele słabości i mankamentów. Wyniki badań przeprowadzonych przez H. Minzberga w Kanadzie i W. Kieżuna w Polsce dowodzą, że:
- Długość dnia pracy kierowników jest nadmierna i wynosi 8,48 – 14,43 godziny dziennie (powinno być 8 – 9 godzin).
- Struktura dnia pracy jest zbyt rozdrobniona, kierownicy wykonują do 43 – 583 różnych czynności dziennie (powinno być 10 – 15), skutkiem tego jest dekoncentracja oraz spontaniczna skłonność do przepracowywania się.
- Kierownicy wolą spontaniczność i akcyjność działania zamiast zajmowania się poważnymi i zaplanowanymi działaniami.
- Zaobserwowano bardzo niski stopień planowości pracy kierowników, czego wynikiem jest realizacja zaledwie 20% zaplanowanych czynności (powinno być 60 – 70%) praca ich jest bardzo żywiołowa, często ulegają naciskom zewnętrznym.
- Do menedżerów dociera zbyt wiele nieistotnych informacji, które nie są wczesnej selekcjonowane.
- Zbyt mało rutynowych zadań jest delegowanych do pracowników niższego szczebla, co prowadzi do przepracowania.
- Nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie wynoszą zaledwie 2 – 4%.
- Kierownicy poświęcają na zebrania i narady aż 20 – 60% swojego czasu.
Z przeprowadzonych badań wynika, że czas pracy tej grupy zawodowej jest źle wykorzystywany, jego większość ulega zmarnowaniu na czynności jałowe i nieefektywne.
Wyniki badań
Wyniki przeprowadzonych przeze mnie badań potwierdzają tezy zawarte w literaturze i mówią jednoznacznie, że znaczna część kadry menedżerskiej niewłaściwie zarządza swoim czasem pracy.
W badanej grupie tylko 34% kierowników dobrze zarządza czasem, 25% robi to słabo, 26% źle, a 15% w ogóle.
46% respondentów zawsze i 29% często ma ustalone cele zawodowe i osobiste.
40% zawsze i 20 % często w określonym czasie koncentruje się tylko na 1 zadaniu.
Aż 60% często i 23% zawsze pracuje dłużej niż podwładni. Swoje zadania zbyt perfekcyjnie wykonuje 34% badanych (20% zawsze i 14% często). 29% ma skłonność do wykonywania wszystkich czynności osobiście. Prawie 50% zbyt często pracuje w ciągłym pośpiechu by móc dotrzymać ważnych terminów. Ponad 40% respondentów zamiast delegować, samodzielnie wykonuje rutynowe czynności. Tylko 23% badanych wykonuje najważniejsze zadania w pierwszej kolejności, 34% odkłada je na później.
Pozytywną cechą badanych menedżerów jest nieodkładanie nieprzyjemnych i czasochłonnych zadań na później oraz nieodkładanie pracy „do jutra” – tak deklaruje ponad 70%.
Niestety zbyt często kierownicy pracują wieczorami po powrocie do domu – ponad 50%.
Przeszło 40% menedżerów ma zawsze zaplanowane zadania. 49% hierarchię wykonywanych prac ustala według ich ważności co w powiązaniu z trafnie sformułowanymi celami daje mocne podstawy do zwiększenia efektywności w zarządzaniu czasem.
Źródło: http://czas2003.webpark.pl/