Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych
Praktyczne znaczenie wejścia w życie Konwencji polega z jednej strony na zniesieniu wymogu legalizacji polskich dokumentów urzędowych przez urzędy konsularne państwa na terenie którego dokument będzie przeznaczony do wykorzystania, z drugiej zaś, z dniem wejścia w życie Konwencji, polscy konsulowie urzędujący w krajach będących stronami konwencji zaprzestali legalizacji zagranicznych dokumentów przeznaczonych do wykorzystania w Polsce. W miejsce legalizacji dokumentów dokonywanej do tej pory przez konsulów Konwencja przewiduje jedynie opatrzenie dokumentu specjalnym poświadczeniem – apostille. Za dokumenty urzędowe uważa się dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych. Konwencja nie obejmuje zakresem swojego działania dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, jak również dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. Wydanie apostille nie jest wymagane, gdy umowa dwustronna lub wielostronna, którą jest związana Rzeczpospolita Polska zniosła lub uprościła legalizację lub zwolniła z legalizacji dokumenty w sprawach objętych zakresem tych umów.
Właściwym do wydawania apostille urzędem, w stosunku do polskich dokumentów, jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych (adres: MSZ Dział Legalizacji, Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa tel: 22 523-9463 lub 22 523-9128; godziny przyjęć: 9-13, od poniedziałku do piątku).
Wysokość opłaty skarbowej za wydanie apostille ( 60 zł ) lub za legalizację ( 26 zł ) wynika z przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej ( Dz.U. 2006 r. Nr 225, poz. 1635 ).
Aktualny wykaz państw stron Konwencji jest dostępny na stronie http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authovities&cid=41 lub w punkcie legalizacyjnym.
W dniu 5 października 1961 r. została sporządzona w Hadze Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, w następującym brzmieniu: KONWENCJA Państwa sygnatariusze niniejszej konwencji, pragnąc znieść wymóg legalizacji dyplomatycznej lub konsularnej zagranicznych dokumentów urzędowych, zdecydowały zawrzeć w tym celu konwencję i uzgodniły, co następuje: Artykuł 1 Niniejsza konwencja będzie miała zastosowanie do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z Umawiających się Państw i które mają być przedłożone na terytorium innego Umawiającego się Państwa. Artykuł 2 Każde Umawiające się Państwo zwolni z legalizacji dokumenty, do których ma zastosowanie niniejsza konwencja i które mają być przedłożone na jego terytorium. Dla celów niniejszej konwencji legalizacja oznacza jedynie czynność, poprzez którą przedstawiciel dyplomatyczny lub urzędnik konsularny państwa, w którym dokument ma być przedłożony, poświadcza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument, i, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym jest on opatrzony. Artykuł 3 Jedyną czynnością, która może być wymagana w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument, jest dołączenie apostille określonej w artykule 4, wydanej przez właściwy organ Państwa, z którego dokument pochodzi. Artykuł 4 Apostille, o której mowa w artykule 3 ustęp 1, będzie umieszczona na samym dokumencie lub będzie do niego dołączona; powinna być ona sporządzona według wzoru załączonego do niniejszej konwencji. Artykuł 5 Apostille wydana będzie na wniosek osoby, która podpisała dokument, bądź jego posiadacza. Artykuł 6 Każde Umawiające się Państwo wyznaczy, w nawiązaniu do ich urzędowych funkcji, organy, które są właściwe do wydawania apostille, o której mowa w artykule 3 ustęp 1. Artykuł 7 Każdy organ wyznaczony zgodnie z artykułem 6 prowadzić będzie rejestr lub kartotekę, w której odnotuje wydane apostille, wyszczególniając: Artykuł 8 W przypadku gdy traktat, konwencja lub umowa zawarta między dwoma lub większą liczbą Umawiających się Państw zawiera postanowienia poddające poświadczenie podpisu, pieczęci lub stempla określonym czynnościom, niniejsza konwencja będzie miała pierwszeństwo przed takimi postanowieniami, jeżeli czynności te są opatrzone większym rygorem niż czynności, o których mowa w artykułach 3 i 4. Artykuł 9 Każde Umawiające się Państwo podejmie niezbędne środki w celu zapobieżenia dokonywaniu legalizacji przez ich przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych w przypadkach, w których niniejsza konwencja przewiduje zwolnienie z tego wymogu. Artykuł 10 Niniejsza konwencja otwarta będzie do podpisu dla Państw reprezentowanych na 9 sesji Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego oraz dla Irlandii, Islandii, Liechtensteinu i Turcji. Artykuł 11 Konwencja niniejsza wejdzie w życie sześćdziesiątego dnia po złożeniu trzeciego dokumentu ratyfikacyjnego, o którym mowa w artykule 10 ustęp 2. Artykuł 12 Każde Państwo niewymienione w artykule 10 może przystąpić do niniejszej konwencji po jej wejściu w życie zgodnie z artykułem 11 ustęp 1. Dokument przystąpienia będzie złożony Ministerstwu Spraw Zagranicznych Niderlandów. Artykuł 13 Każde Państwo może, w czasie podpisywania, ratyfikacji lub przystąpienia, oświadczyć, że rozszerza stosowanie niniejszej konwencji do wszystkich terytoriów, które reprezentuje w stosunkach międzynarodowych, lub do jednego z nich lub większej ich liczby. Oświadczenie takie będzie skuteczne z chwilą wejścia w życie konwencji dla danego Państwa. Artykuł 14 Niniejsza konwencja będzie obowiązywała przez pięć lat od daty jej wejścia w życie zgodnie z artykułem 11 ustęp 1, również w stosunku do Państw, które ją ratyfikowały lub przystąpiły do niej w terminie późniejszym. Artykuł 15 Ministerstwo Spraw Zagranicznych Niderlandów powiadomi Państwa, o których mowa w artykule 10, oraz Państwa, które przystąpiły do konwencji zgodnie z postanowieniami artykułu 12, o: SPORZĄDZONO w Hadze dnia 5 października 1961 r. w językach francuskim i angielskim, przy czym tekst francuski ma pierwszeństwo w przypadku różnic między tekstami, w jednym egzemplarzu, który będzie złożony w archiwach Rządu Niderlandów, i którego uwierzytelniona kopia zostanie przekazana drogą dyplomatyczną każdemu Państwu reprezentowanemu na 9 sesji Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego oraz Irlandii, Islandii, Liechtensteinowi i Turcji. Po zapoznaniu się z powyższą konwencją w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej oświadczam, że: Dano w Warszawie dnia 15 października 2004 r. |