Login lub e-mail Hasło   

Komunikacja w organizacji.

Komunikacja zawiera w sobie przekaz przepływający od jednej osoby do drugiej. Komunikacja to coś więcej niż słowa, aby zaistniał proces komunikacji, nadawca musi zakodować komun...
Wyświetlenia: 28.144 Zamieszczono 19/04/2008

    Komunikacja zawiera w sobie przekaz przepływający od jednej osoby do drugiej. Komunikacja to coś więcej niż słowa, aby zaistniał proces komunikacji, nadawca musi zakodować komunikat tak aby odbiorca miał możliwości jego odkodowania.

    Nadawca inicjuje proces komunikacji, musi określić „język” przekazu i kanał transmisji komunikatu (tel, fax, zebranie, rozmowa bezpośrednia, pismo),przygotować komunikat(zakodować, czyli zdecydować, pismo, mowa ciała, przekaz werbalny) i wreszcie nadać komunikat.

Kodowanie komunikatu, to sposób odzwierciedlenia treści przekazanej informacji przez nadawcę.

Odkodowanie, to nasze możliwości techniczne odbioru tej informacji, odbiorca komunikatu musi odkodować komunikat i przekazać informację zwrotną.
 Szum informacyjny, to czynniki zewnętrzne, które mogą zniekształcić przepływ informacji.

Przyczynami zakłóceń komunikacji w organizacji, mogą być cechy ludzi przekazującychi odbierających komunikat(różnice językowe, różnice w postrzeganiu zjawisk, cech i ludzi, filtr informacyjny, projekcja stosunku emocjonalnego do nadawcy: lęku, złości, gniewu) Brak niezbędnych kompetencji komunikacyjnych.Przyczyna może tkwić w kontekście działań komunikacyjnych (niewłaściwe miejsce i czas przekazania komunikatu, krytyka pracownika, upomnienia, brak sprzyjającego klimatu w grupie, czyli brak chęci zaangażowania w wymianę komunikatu)

Przyczyny zakłóceń, mogą wypływać z cech formalnej struktury komunikacji w organizacji (zbyt rozbudowany łańcuch powiązań komunikacyjnych, zbyt duża standaryzacja komunikacji ogranicza możliwości przekazywania informacji nietypowych). Wady środków przekazu(niesprawne telefony, zawodny system obiegu dokumentów).

Ważnym elementem procesów organizacyjnych jest pokonywanie tych barier komunikacyjnych, wg. Andersona należy:

  • Formułować komunikaty raczej opisowe, a nie oceniające.
  • Unikać mówienia więcej niż odbiorca komunikatu może jednorazowo wysłuchać.
  • Pytać wprost o to, jak druga strona rozumie twoje wypowiedzi i idee.
  • Wybierać czas i miejsce przekazania przez odbiorcę komunikatów zwrotnych, dogodne dla niego.
  • Przekazywać informacje zwrotne w stosunku do wypowiedzi nadawcy, kiedy druga strona ich oczekuje i kiedy sądzimy, że spowodują one zmianę jego zachowań lub sądów.
  • Preferujemy komunikację „twarzą w twarz”.
  • Słuchamy drugiej strony.
  • Podtrzymujemy sprzyjający klimat komunikacji.
  • Wystrzegamy się znanego w psychologii mechanizmu wnioskowania

        o intencjach drugiej strony na podstawie własnych obaw.

Sukces w komunikacji to mówić tak, aby inni słuchali, oraz słuchać tak, aby inni mówili. Zwróćcie uwagę, że osiągnięcie sukcesu w komunikacji zależy wyłącznie od naszych zdolności porozumiewania się ze sobą oraz z innymi ludźmi, zaś skuteczna perswazja jest kluczem do sukcesu.
Nasze zachowanie będzie różne w różnych sytuacjach, ale przejrzysty język ciała i barwa głosu powodują olbrzymią różnicę w znaczeniu i oddziaływaniu tego, co mówicie. Jeśli słowa są treścią przekazu, to postawa ciała, gesty, ekspresja i ton głosu są kontekstem, w którym jest on osadzony.

Połączenie tych zmiennych, tworzy znaczenie komunikacji. Nie ma zatem gwarancji, że inna osoba zrozumie znaczenie, które będziemy starać się jej przekazać.
Warunkiem zgodnej komunikacji jest wzajemne wspieranie się tych trzech elementów. Kiedy nasz język ciała nie będzie zgodny ze znaczeniem słów jakie wypowiadamy to, słuchacz będzie zwracał uwagę na cechy pozawerbalne, zaś nasz komunikat może okazać się niespójny. Z pewnością każdemu z nas zdarzyło się, że byliśmy na spotkaniu, na którym mówca był autorytetem w jakiejś dziedzinie, ale mimo to nie mogliśmy się skupić
i słuchać uważnie. To właśnie niespójność powodowała, że prezentacja wydawała się nam męcząca i nudna.


Do form komunikowania się zaliczamy komunikację:

  • werbalną i niewerbalną
  • pośrednią i bezpośrednią
  • jednokierunkową i dwukierunkową
  • formalną i nieformalną w tym plotkę, mur milczenia

Najefektywniejszą z form komunikowania się jest komunikacja bezpośrednia, tzw. oko w oko. Pozwala nam na uzyskanie natychmiastowej informacji zwrotnej. Badania przeprowadzone nad poziomem satysfakcji klientów z komunikacji bezpośredniej z klientem wykazały, że wszystko, co należy zrobić, aby dostarczyć dobrej jakości usługę to:

  • uśmiechać się
  • utrzymywać kontakt wzrokowy
  • zajmować się tylko jednym klientem
  • odzwierciedlać gesty klienta
  • używać tej samej intonacji i tempa mówienia, co klient
  • wyrażać się pozytywnie o kliencie, jego działaniach i nastawieniu, aby okazać, że go szanujemy jako człowieka
  • okazywać swoim zachowaniem i mową ciała pozytywne nastawienie, zadowolenie z siebie i dobre stosunki z otoczeniem
  • zachowywać się swobodnie i spokojnie
  • być starannie ubranym i rozluźnionym.

Według testów psychologicznych spełnienie powyższych warunków wystarcza, aby klient był usatysfakcjonowany. Brzmi bardzo prosto, jednakże nie jest to takie łatwe. Każdy pracownik posiada swój styl komunikowania się z innymi, spójny
z jego charakterem i osobowością.


Do takich form stylów komunikowania się należą:

  •   Styl introwertyczny
  • Styl ekstrawertyczny
  • Styl obronny
  • Styl przetargowy
  • Styl efektywnej komunikacji

  Możemy omówić je w oparciu o dwa wymiary, otwartości wobec osób, z którymi komunikujemy się i zakresu wykorzystania sprzężenia zwrotnego.
Otwartość w komunikowaniu to pozytywna reakcja na działania komunikacyjne innych osób, pozwalająca na swobodne poszerzanie wiedzy na temat odczuć, interesów
i znaczeń, którymi posługują się partnerzy komunikacji. Wykorzystanie sprzężenia zwrotnego polega na przekazywaniu innym ludziom informacji na temat tego, jak rozumiemy ich przekazy, jak postrzegamy ich jako rozmówców.

 

Styl „introwertyczny” prezentują osoby, zamknięte, nie interesujące się opiniami, postawami i emocjami pozostałych członków organizacji. Jeśli taki styl prezentuje kierownik, to jest to autokratyczny styl przywództwa, jeśli spotka się takich kilku introwertyków, możemy spodziewać się niewielkiej kreatywności podwładnych i niskiej wydajności pracy.

 

Styl „ekstrawertywny” prezentują osoby skupiające się na własnych pomysłach i odczuciach chcąc je przekazać innym, ale nie są otwarte na sugestie innych. Kierownicy o tym stylu komunikowania się, koncentrują uwagę na sobie , nie potrafią słuchać tego co mówią podwładni nie lubią słów krytyki. Ten styl komunikowania się może doprowadzić do niepewności i zagrożenia u podwładnych.

 

Styl obronny, prezentują osoby, które podejmują próby badania i oceniania innych ale nie dopuszczą do poznania swoich uczuć i poglądów, ten styl wzbudza nieufność.

Styl „przetargowy”, to osoby, które przyjmują informację zwrotną, otworzą się na innych ale oczekują za to wzajemności.

Styl „efektywnej komunikacji” prezentują osoby elastyczne, otwarte wobec innych i wykorzystujące sprzężenie zwrotne. To styl tzw. „win win”, model najbardziej efektywnej komunikacji.

 

System komunikacji wewnętrznej w organizacji odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania, a szczególnie w procesie zmian. Wszelkie zmiany prowadzą do wytworzenia się negatywnych nastrojów, będących wynikiem:

  • obniżenia poczucia bezpieczeństwa
  •   utraty kompetencji
  • zmiany układu relacji
  • braku poczucia kierunku
  • zmiany statusu i możliwości kariery
  • pojawia się ogólny strach przed nieznanym.

W procesie zmian szczególnie istotne staje się planowe i celowe zarządzanie emocjami pracowników, którzy na zmiany reagują : narzekaniami, złością, apatią, uporem, sabotażem, zwiększoną absencją, odsunięciem się. Odzwierciedla się to na poziomie firmy przez: wzrost absencji, obniżenia produktywności, żądania podwyżek. Nieprawdziwe plotki i negatywne rozmowy korytarzowe, wzajemne obwinianie się, nielojalność pracowników, podburzanie, konflikty i walki o stanowiska, obniżają efekty i skuteczność działań organizacyjnych. Brak informacji w organizacji powoduje dezinformację lub nadinterpretację. Odpowiedni system komunikacji w procesie zmian służy wspieraniu osiągania celów, eliminuje opór społeczny, jest jedynym katalizatorem umożliwiającym sprawne przeprowadzenie procesu. Każdy z nas oczekuje informacji zwrotnej od swoich przełożonych, chce wiedzieć iż ma wpływ na zadania w organizacji, chce odczuwać, że jest ważnym ogniwem w procesach organizacyjnych. Kierownictwo organizacji musi mieć świadomość, że proces skutecznej i efektywnej komunikacji w organizacji jest strategicznym procesem łączącym potencjał organizacyjny, kształtującym kulturę i etykę organizacji, budującym pozytywne postawy członków organizacji i pozapłacowym motywatorem.

Powodzenie procesu zmian w organizacji, wspierane jest siedmioma zasadami komunikowania się jej członków:

  •   używaj prostego, bezpośredniego, jasnego, zrozumiałego i pozytywnego języka.
  • używaj metafor, analogii i przykładów
  • stale nawiązuj do wizji i strategii
  • powtarzaj, powtarzaj, powtarzaj
  • zachowaj wewnętrzną spójność kierownictwa( nie ma większej szkody dla procesu komunikacji zmian niż- rozbieżność pomiędzy komunikatami a działaniami kierownictwa, rozbieżność przekazu w komunikacji poszczególnych członków zespołu ścisłego kierownictwa, nielojalność ścisłego kierownictwa)
  • wyjaśniaj niezgodności- (stworzyć trzeba warunki do dialogu, nie można poprzestać na jednostronnej komunikacji, powinna być równocześnie pionowa, pozioma, ukośna, całościowa i miejscowa)


„W komunikacji nie ma porażki, jest tylko informacja zwrotna”.

Aby być sprawnym intelektualnie w ciągu całej naszej kariery zawodowej, musimy wiedzieć, kiedy i jak zmienić to co robimy.
Analiza informacji zwrotnej
Wg. badań 74% swojego czasu, kierownicy wyższego szczebla poświęcają różnym formom komunikacji werbalnej (zebrania , narady, podróże)
Jedyną metodą poznania naszych atutów a także słabych stron jest analiza informacji zwrotnej. Analiza informacji zwrotnej ujawnia obszary, w których nie jesteśmy zbyt kompetentni, zobaczymy w niej i to, do czego się w ogóle nie nadajemy
i w konsekwencji nic w tej dziedzinie nie osiągniemy, pokazuje gdzie mamy się doskonalić, jakie umiejętności mamy wykształcić, gdzie nasze silne punkty wygenerują sukces. Analiza informacji zwrotnej pomaga wykryć np.: brak kultury osobistej, która ułatwia współżycie między ludźmi, w pracy zespołowej. Dobrze jest wiedzieć jakich kanałów percepcji używa partner interakcji, wzrokowiec, słuchowiec a może czuciowiec. Dobrze jest wiedzieć jak uczymy się i jak pracujemy. Te i inne informacje uzyskamy analizując efekty naszych działań, informacje jakich udzielają nam nasi współpracownicy, szefowie. Dobrze jest również posiadać tak ważną w naszym życiu kompetencję, jak umiejętność czerpania z informacji zwrotnej.

 

Albena Camp - 500 młodych i imprezowych osób, alkohol w cenie do 2 w nocy,
koncerty (D-Bomb), imprezy, warsztaty. Jedyny taki wyjazd w sezonie!
albenacamp.pl
Chcesz pokazać jakiś tekst znajomym? Po prostu wklej go
i przekaż im otrzymany link.
etxt.pl

Podobne artykuły


24
komentarze: 5 | wyświetlenia: 15541
8
komentarze: 0 | wyświetlenia: 4780
24
komentarze: 5 | wyświetlenia: 9992
16
komentarze: 4 | wyświetlenia: 7295
14
komentarze: 6 | wyświetlenia: 9144
14
komentarze: 4 | wyświetlenia: 1258
5
komentarze: 0 | wyświetlenia: 1122
11
komentarze: 16 | wyświetlenia: 7907
6
komentarze: 5 | wyświetlenia: 2882
41
komentarze: 17 | wyświetlenia: 3745
 
Autor
Artykuł

Powiązane tematy





Ciekawe!

bardzo dobry artykuł :)



Dodaj swoją opinię
W trosce o jakość komentarzy wymagamy od użytkowników, aby zalogowali się przed dodaniem komentarza. Jeżeli nie posiadasz jeszcze swojego konta, zarejestruj się. To tylko chwila, a uzyskasz dostęp do dodatkowych możliwości!
 

© 2005-2014 grupa EIOBA. Wrocław, Polska