Wiele elementów etykiety biznesu pochodzi wprost z etykiety towarzyskiej.
Dlaczego warto opanować etykietę biznesu?
Na to pytanie można by odpowiedzieć krótko: bo to się opłaca, bo będą tego od państwa wymagali, bo nie popełnicie Państwo błędów, które mogą Was wiele kosztować, łącznie z utratą premii, możliwości dalszej kariery, dużej prowizji, czy nawet pracy.
Zachowania zgodne z zasadami etykiety spowodują, że lepsze będą Wasze relacje z koleżankami i kolegami w pracy, z innymi pracownikami i, co ważne, z przełożonymi (co może się przełożyć na podwyżki i awanse). Jak pisze Brigitte Nagiller w swojej świetnej książce „Styl i dobre maniery”: „Padania przeprowadzone przez politechnikę w Darmstadcie polegały na śledzeniu losów 6500 absolwentów na przestrzeni dziesięcioleci od ukończenia uczelni. Wykazały one w sposób jednoznaczny, że to właściwy styl i dobre maniery są czynnikiem decydującym o karierze. Wygląd zewnętrzny, zachowania oraz swoboda stanowią klucz do sukcesu. (…) Przedsiębiorstwa szukają coraz częściej nowych sposobów nawiązania długotrwałej więzi z klientem. Jednym z nich są z cała pewnością pracownicy z nienagannymi manierami.
Elementy stroju kobiety niedopuszczalne w pracy
- mini spódniczki;
- prześwitujace stroje;
- obcisłe stroje;
- inne elementy „sexi”, w tym perfumy;
- gołe nogi;
- kolorowe włosy;
- rozpuszczone długie włosy;
- ostry makijaż;
- sandały klapki i wszelkie obuwie, w którym widać palce i pięty;
- ubrania z odsłoniętymi ramionami;
- duża ilość biżuterii;
- piercing;
- bardzo długie paznokcie;
- umalowane ostro paznokcie: czerwone, niebieskie, zielone itp.;
- raczej należy wyeliminować spodnie;
- ostre kolory ubrania;
- bardzo kontrastowe zestawienia kolorów.
Elementy prawidłowego stroju kobiety w pracy
Dla personelu kierowniczego i sekretarek - dwuczęściowy kostium lub marynarka (żakiet)+sukienka oraz kolory władzy – ciemne; im większa władza tym ciemniejsze oraz eleganckie dodatki (torebka, aktówka, pióro – długopis tylko do podpisywania faktur, etui do kluczy, komórka itd.) Dla niższego personelu: sukienka lub spódnica+bluzka.
Poza tym:
- cienkie rajstopy:
- dobry stan odzieży i obuwia (bez załamań, zadrapań);
- czyste buty; zakryte pięty i palce;
- zadbane paznokcie i włosy oraz dyskretny makijaż;
- ubiór ma eliminować wszelkie elementy „sexi” oraz wszystko to, co mogłoby kogokolwiek rozpraszać (np. dyndające kolczyki).
Precedencja towarzyska w pracy
W pracy podstawowa i obowiązująca jest precedencja służbowa: zawsze ważniejszy jest ten kto ma wyższe stanowisko niezależnie od płci i wieku.
Precedencja ta obowiązuje jednak tylko tam, gdzie jest zależność służbowa.
Szef jakiegoś działu przedsiębiorstwie, który nie ma żadnych relacji służbowych z osobami z innych działów musi odnosić się do nich według procedencji towarzyskiej, a więc biorąc pod uwagę ich wiek i płeć.
Obowiązują go zatem wobec nich wszystkie zasady towarzyskiego savoir vivre, takie jak w odniesieniu do gości (gdy pracownik z innego działu przychodzi do jego działu) i takie jak w życiu towarzyskim.
Powitanie w pracy
Słowa powitania mówi zawsze ten, kto wchodzi, nie ważne czy jest to szef, podwładny czy podwładna. Szef wchodzący do pokoju nie tylko mówi „Dzień dobry”, ale również, jako szef wyciąga pierwszy rękę na powitanie do tych pracowników, których nie będzie zaraz prosił do swojego gabinetu. Pozostałym podaje rękę w gabinecie.
Jeśli w pokoju siedzi kobieta-pracownik i wchodzą do niego różni pracownicy, którzy witają się z nią przez podanie ręki zawsze powinna wstać.
Idealna sekretarka – informacje podstawowe
Idealna sekretarka powinna mieć savoir vivre, etykietę biznesu i podstawowe elementy protokołu dyplomatycznego w małym palcu i oczywiście przestrzegać zawartych w nich zasad w każdym momencie oraz stanowić dla przełożonego szefa protokołu. Oto najważniejsze, podstawowe informacje.
Sekretarka ma zawsze prawo ubierać się w kostium.
Jeżeli jej przełożonym jest kobieta sekretarka powinna się tak ubierać, aby było od razu wiadomo kto tu jest szefem a kto sekretarką ( np. przełożona ma czarny kostium, sekretarka szary). Czy elementem kostiumu powinna być marynarka czy żakiet?
Marynarkę zakładamy przy wykonywaniu czynności codziennych.
Jest najbardziej oficjalna.
Żakiet jest na okazje bardziej uroczyste.
Jeżeli czeka nas wieczorne służbowe przyjęcie bezpośrednio po pracy zakładamy sukienkę z dekoltem (ewentualnie nagie ramiona czy plecy) a do niej marynarkę. Na wieczór zdejmujemy marynarkę, zmieniamy biżuterię, robimy mocniejszy makijaż. Uważamy z kolorami. Najlepiej: czarny, szary, biały i inne kolory z dużą domieszką czerni czy szarości (latem bieli) – np. bardzo ciemna c
Jak ognia unikamy brązowego (nie budzi zaufania i nie podnosi autorytetu (jest kolorem służby), różowego, fioletowego i wszystkich ostrych kolorów.
Pamiętajmy: orły są szare, a papugi kolorowe.
Buty skórzane na obcasie (nie za wysokim) z zakrytymi palcami i piętami.
Zawsze nosimy rajstopy (jedna dodatkowa para w torebce, ze dwie w szafie sekretariatu – w tej szafie powinny być również w razie czego inne elementy ubioru, możemy np. się pobrudzić).
Makijaż tylko maskujący – nie powiniien się rzucać w oczy..
Biżuterii mało. Najlepiej jeden pierścionek (jeżeli złoto to tylko stare lub białe) i naszyjnik – najlepiej białe perły.
Włosy – fryzura konserwatywna, kolor konserwatywny. Lepiej nie używać lakierów. Dobry jest tzw. klej.
Paznokcie zadbane, w kolorze naturalnym. Nie mogą być długie lub dziwaczne.
Okulary mają pasować do kształtu głowy i kolorystycznie do ubioru. Jeżeli nie mamy wielu par – srebrne.
Nigdy na nikogo nie patrzymy sponad okularów.
Nigdy nie „poprawiamy urody”, gdy ktoś nas widzi.
Torebka dostosowana do wielkości sekretarki, nie za duża, dostosowana fasonem i kolorem do butów. Klasyka – ten sam kolor.
Teczka, notes, portfel, wizytownik, etui na okulary itp. najwyższej jakości dostosowane stylem i kolorem do butów i torebki. Klasyka – ten sam kolor.
Parasolka najlepiej mała, dobrana kolorystycznie do ubioru, np. w kolorze kostiumu czy butów.
Perfumy delikatne, ledwo wyczuwalne. W dzień najlepiej woda toaletowa. Klasyczne na dzień (nigdy orientalne; kwiatowe tylko w porze letniej). Najlepiej coś co powszechnie kojarzy się z „najwyższą półką”, powaga i biznesem: „Chanel nr5” czy „5th avenue”. Pamiętajmy o tym, by nie łączyły się na nas z innymi intensywnymi zapachami: mydła, szamponu, kremu, perfum, które używaliśmy kilka dni temu.
Podczas powitania zapinamy przynajmniej jeden guzik w marynarce czy żakiecie.
Gości częstujemy herbatą zaparzoną w dzbanku lub podajemy esencje i wrzątek (nie serwujemy herbaty w torebkach). Jeśli podajemy herbatę w dzbanku podajemy również wrzątek w drugim dzbanku.
Herbatę podajemy tylko w filiżankach.
Cukier serwujemy w cukierniczce, w kawałkach. Do tego szczypczyki.
Do herbaty możemy podać na półmisku ciasteczka lub ciastka.
Do ciastek podajemy albo widelczyki albo łyżeczki (gdy jest dużo kremu) albo jedno i drugie.
Kawę serwujemy tylko z prawdziwego ciśnieniowego ekspresu, chyba, że gość życzy sobie zalewaną.
Śmietanka do kawy tylko w dzbanuszku.
Do kawy podajemy tylko ciasteczka i czekoladki – nigdy ciastek.
Jeżeli serwujemy alkohole w kieliszkach zawsze, również podczas ich podawania, ujmujemy je za nóżkę.
Nie serwujemy żadnych alkoholi i napojów w butelkach. Albo nalewamy je do naczyń albo podajemy w karafkach lub dzbankach o kształtach właściwych dla danego typu alkoholu czy napoju.
Nie wieszamy nigdy torebki na oparciu krzesła.
Oprócz eleganckiego długopisu mamy zawsze eleganckie pióro (jedno i drugie dobrane kolorystyczne do pozostałych gadżetów). Gdy to możliwe używamy tylko pióra.
Mamy trzy typy wizytówek: służbowe, służbowe z telefonem prywatnym (dla tych osób, które muszą mieć z nami stały kontakt), tylko z imieniem i nazwiskiem, ewentualnie funkcją (dla tych mężczyzn, którzy wręczyli nam swoją wizytówkę, ale nie będą się z nami kontaktować służbowo, a nie chcemy aby kontaktowali się z nami prywatnie).
Zachowanie szefa w gabinecie
Prosząc pracownika (pracownicę) do gabinetu szef może odpowiedzieć na „dzień dobry” tylko skinieniem głowy, siedząc.
Wstaje tylko wtedy, gdy się z nim wita przez podanie ręki lub chce złożyć życzenia z jakiejś okazji.
Nie może podać ręki przez biurko, ale wychodzi spoza niego.
Rozmawia z pracownikiem (pracownicą) siedząc, gdy ten (ta)stoi, ale tylko wtedy, gdy przekazuje krótką informację.
W innych wypadkach prosi pracownika (pracownicę), aby usiadł (usiadła) – z drugiej strony biurka (gdy jest to rozmowa służbowa) lub przy stolika (gdy jest to rozmowa nieoficjalna lub prywatna).
Gdy przed biurkiem nie ma krzesła szef sam je przynosi.
K. Kubik twierdzi jednak, że jeżeli wchodzącym pracownikiem jest kobieta, a szef jest mężczyzną i chce ją „uszanować” wstaje i prowadzi ją do stolika, przy którym siadają i rozmawiają.
Zauważmy, ze największym autorytetem i specjalistą jest tu E. Pietkiewcz (to samo zresztą mówi H. R. Żuchowski). Jeśli on nie nakazuje takiego zachowania, to wynika z tego, że nie jest ono obowiązkowe. Pojawia się więc tylko wtedy, gdy szef jest mężczyzną i chce „uszanować” kobietę. Jeśli nie chce, nie jest to więc błąd z punktu widzenia savoir vivre. Specjaliści z SGH twierdzą jednak, że za płeć należy się w Polsce tzw. jeden honor, który zobowiązuje do większego szacunku.
Serwowanie napojów w trakcie narad, konferencji…
Serwowanie napojów w trakcie narad, konferencji, przyjmowania gości, spotkań z klientami, szkoleń, sympozjów itp., jak również przyjęć musi dokonywać się zgodnie z zasadami etykiety i z klasą.
Wszyscy już prawie zdają sobie sprawę z tego, że musi to być zero plastiku i kartonu. Plastik i karton to prostactwo. Żadnych plastikowych butelek i kubków, żadnych kartonowych opakowań na soki. Wielu rozwiązuje zatem ten problem stawiając na stole prezydialnym „eleganckie” szklane butelki. Ma to miejsce nawet w sejmie czy instytucjach rządowych. Występowanie, i to powszechne, tego zjawiska nie może jednak usprawiedliwiać żadnej instytucji.
Bo przecież zawsze obowiązywała, obowiązuje i już zawsze będzie obowiązywała żelazna zasada, które nie dopuszcza żadnych wyjątków: butelek i łokci nie umieszczamy na stole.
Mamy więc dwa wyjścia, jeśli chcemy by nasza instytucja miała dobry wizerunek, by była taktowana jako instytucja solidna, z tradycją i klasą.
Rozwiązanie pierwsze
Stawiamy butelki (szklane) z wodą i sokami na specjalnie przygotowanym do tego stoliku pod ścianą. W takim wypadku ktoś powinien nalewać napoje osobom siedzącym przy stole, aby wciąż nie odchodzili od stołu.
Rozwiązanie drugie
Nalewamy wodę w karafki do wody lub, ewentualnie (mniej elegancko w dzbanki, a soki rozstawiamy na stole w dzbankach. Jedna karafka i jeden dzbanek powinny być na kilka osób tak by każdy miał do nich blisko.
Jedzenie w pracy
Jedzenie w naszej kulturze jest czynnością prawie sakralna. Odbywa się od wieków przede wszystkim przy stole, a ceremoniał z tym związany jest najbardziej rozbudowany. I dziś poświęcony jest temu najobszerniejszy dział etykiety.
Według savoir vivre, kulturowo, obyczajowo i według każdego typu etykiety nie jada się poza czasem i miejscami do tego przeznaczonymi. Człowiek, który coś je wykonując przy tym inne czynności, a przede wszystkim kontaktując się z innymi człowiekiem popełnia tym samym szereg często nigdy niewybaczalnych gaf. Tak to jest i tak to jest odbierane i nikt tego nie zmieni.
Włoskie podręczniki savoir vivre zabraniają spożywania czegokolwiek nawet w przedziałach kolejowych nakazując udanie się do znajdującej się w pociągu restauracji lub wyjścia w tym celu na korytarz i tam spożycia np. kanapki tak, żeby nas nikt nie widział.
Będąc w pracy jemy zatem tylko podczas przerw w najbliższym barku czy restauracji lub w specjalnie przeznaczonym na ten cel pokoju. Nigdy nie wolno nam jeść w obecności klientów, gości czy przełożonych. Nikt z nich nie może nas „złapać” na tej czynności, również przez telefon. Jedzenie podczas rozmawiania przez telefon może pociągnąć za sobą nieobliczalne, negatywne skutki. Znamy jest wypadek, że nie doszło do wielkiego kontraktu, bo przedstawiciel jednej ze stron jadł coś w trakcie rozmowy telefonicznej z przedstawicielem drugiej strony.
Jeżeli nie mamy czasu, by udać się do najbliższej placówki gastronomicznej na posiłek, a w naszej instytucji nie ma specjalnego pomieszczenia do spożywania posiłków musimy zamknąć się w naszym pokoju (czy innym pomieszczeniu) i dopiero wtedy jeść.
Jeśli zaspokajamy głód „w biegu” przemieszczając się po mieście nie możemy tego zrobić na ulicy, lecz musimy przysiąść najlepiej w jakimś parku czy na skwerku.
Precedencja w samochodzie służbowym
Najważniejsze miejsce jest za siedzeniem pasażera siedzącego obok kierowcy, który jest wynajęty, jest taksówkarzem, jest na etacie kierowcy.
Drugie co do ważności jest miejsce za kierowcą.
Trzecie co do ważności jest miejsce środkowe z tyłu.
Czwarte co do ważności jest miejsce obok kierowcy.
Jeżeli samochód prowadzi sam szef najważniejsze miejsce jest obok niego. Następne miejsca tak jak w poprzednim wypadku.
Przykłady:
Jestem burmistrzem. Przyjmuję delegację zagraniczną. Będzie to burmistrz partnerskiego miasta i jego najbliższy współpracownik. Ja będę z tłumaczem i służbowym samochodem z kierowcą. Jak rozsadzić wszystkich w samochodzie?
Tłumacza sadza Pan obok kierowcy, burmistrza za jego siedzeniem. Następnie sam Pan zajmuje miejsce obok burmistrza, tak, że jego współpracownik siada za kierowcą. Jest on ważniejszy od Pana, bo jest gościem.
Jestem właścicielem firmy. Przyjedzie do mnie, wraz z małżonką, właściciel zagranicznej firmy współpracującej z nami. Na lotnisko pojadę samochodem z moją sekretarka i kierowcą. Jak rozmieścić wszystkich w samochodzie?
Najpierw otwiera Pan tylnie drzwi samochodu za pasażerem i pomaga wsiąść do samochodu zonie gościa. Następnie wsiada Pan sam z drugiej strony samochodu, tak, ze gość zajmuje miejsce za kierowcą. Sekretarka siada obok kierowcy
Przedstawianie nowego pracownika
Przedstawiając nowego pracownika zawsze wymienia się jego imię i nazwisko jako pierwsze.
Czy szef powinien wstać, gdy rozmawia z pracownikiem?
Prosząc pracownika (pracownicę) do gabinetu szef może odpowiedzieć na „dzień dobry” tylko skinieniem głowy, siedząc. Wstaje tylko wtedy, gdy się z nim wita przez podanie ręki lub chce złożyć życzenia z jakiejś okazji. Nie może podać ręki przez biurko, ale wychodzi spoza niego. Rozmawia z pracownikiem (pracownicą) siedząc, gdy ten (ta)stoi, ale tylko wtedy, gdy przekazuje krótką informację. W innych wypadkach prosi pracownika (pracownicę), aby usiadł (usiadła) – z drugiej strony biurka (gdy jest to rozmowa służbowa) lub przy stolika (gdy jest to rozmowa nieoficjalna lub prywatna). Gdy przed biurkiem nie ma krzesła szef sam je przynosi.
K. Kubik twierdzi jednak, że jeżeli wchodzącym pracownikiem jest kobieta, a szef jest mężczyzną i chce ją „uszanować” wstaje i prowadzi ją do stolika, przy którym siadają i rozmawiają.
Zauważmy, że największym autorytetem i specjalistą jest tu E. Pietkiewcz (to samo zresztą mówi H. R. Żuchowski). Jeśli on nie nakazuje takiego zachowania, to wynika z tego, ze nie jest ono obowiązkowe. Pojawia się więc tylko wtedy, gdy szef jest mężczyzną i chce „uszanować” kobietę. Jeśli nie chce, nie jest to więc błąd z punktu widzenia savoir vivre. Specjaliści z SGH twierdzą jednak, że za płeć należy się w Polsce („czcimy Matkę Boską”) tzw. jeden honor, który zobowiązuje do większego szacunku.
Przedruk dokonany za zgodą
Źródło: savoir-vivre.com.pl