Żeby radość z nowego biura nie przerodziła się w udrękę warto przy szukaniu powierzchni biurowej skorzystać z wiedzy eksperta w tej dziedzinie.
Przyjemnie jest obserwować jak zmieniają się nasze miasta dzięki powstającym obiektom komercyjnym. Oczywiście architektura jednych jest bardziej udana innych mniej, ale jest to też kwestia gustu co się komu podoba. Z całą pewnością większość z nich wyposażona jest w nowoczesne instalacje i urządzenia mające za zadanie zapewnić bezpieczeństwo użytkowników budynku, a także stworzyć im maksymalnie komfortowe warunki pracy. Nie bez znaczenia powinny być też koszty eksploatacji biurowca. Są biura nieruchomości które wspomagają potencjalnych najemców w wyborze powierzchni, jednak firmy te żyją z zawartych transakcji kupna/sprzedaży czy wynajmu, a więc nie do końca są zainteresowane w zwracaniu uwagi na potencjalne zagrożenia jakie mogą wystąpić w trakcie eksploatacji. Ponieważ w pracy spędzamy dużą część swojego życia, warto zadbać o warunki w jakich będziemy funkcjonować. Tak jak w przypadku samochodów mało kto poza wyglądem może porównać wartość dwóch używanych identycznych modeli samochodów, tak i w przypadku współczesnych biurowców, gdzie technika odgrywa coraz większą rolę, trzeba być ekspertem żeby wyłapać niuanse decydujące o naszym zadowoleniu z nowego miejsca pracy.
Mimo że technika jest na takim poziomie iż można by było wybudować biurowiec spełniający wymagania komfortu niemalże każdego pracownika, są przynajmniej trzy powody dla których warunek ten nie jest spełniony.
Te powody to:
1. względy ekonomiczne
2. zły projekt
3. złe wykonawstwo i nadzór nad budową
Niestety ale bardzo często względy ekonomiczne skłaniają inwestorów do czynienia oszczędności kosztem przyszłego użytkownika. Przykładem takich oszczędności jest minimalizowanie ilości sterowników których zadaniem jest sterowanie pracą urządzeń klimatyzacyjnych tak aby temperatura w pomieszczeniu była optymalna dla użytkowników. Im pomieszczenie jest większe tym większe są różnice zapotrzebowania na ciepło czy chłód w poszczególnych częściach tej powierzchni. Jeżeli w pomieszczeniu jest tylko jeden czujnik temperatury na podstawie którego sterowana jest praca urządzenia grzejąco/chłodzącego to temperaturowy komfort pracy będą miały osoby pracujące w pobliżu czujnika, natomiast cała reszta pracowników będzie podporządkowana tym „uprzywilejowanym”. Zdarza się również stosowanie jednego urządzenia grzejąco/chłodzącego na dwa pomieszczenia i w takim układzie osoby z jednego z nich podporządkowane są upodobaniom cieplnym użytkowników drugiego. Oszczędności jakie miałyby wynikać z takich rozwiązań są iluzoryczne, albo ich koszty pokrywa najemca. Dzieje się tak dlatego, że:
- brak komfortowych warunków obniża wydajność pracownika,
- pracownik myśli o tym jak mu niedobrze zamiast o pracy,
- pracownik czeka aż kolega siedzący przy sterowniku odejdzie od biurka żeby natychmiast zmienić nastawy sterownika,
- przy włączonej klimatyzacji otwierane są okna (też w ramach oszczędności nie wyposażone w czujniki otwarcia), lub załączane dodatkowe piecyki.
Może trudno w to uwierzyć, ale nie każdy projekt jest na miarę XXI wieku. Mając ogromny szacunek dla projektantów, z przykrością muszę stwierdzić że nie każdy ich produkt jest najwyższych lotów. W przypadku projektów wykonanych za granicą lub pod nadzorem zagranicznego biura błędy mogą wynikać z nieznajomości realiów naszego kraju i warunków klimatycznych. Polscy projektanci mogą jeszcze nie mieć tak dużego doświadczenia w nowoczesnych instalacjach, żeby móc je w pełni i prawidłowo zaprojektować. Zły projekt może być przyczyną prawdziwej gehenny w pracy. W jednym z warszawskich biurowców zły projekt instalacji wentylacji i klimatyzacji naraził inwestora na bardzo duże koszty inwestycji, natomiast najemcy oprócz braku właściwego komfortu pracy muszą pokrywać bardzo wysokie koszty eksploatacji.
Prawdą jest również to, że nawet przy znacznych nakładach na inwestycję i dobrym projekcie, sprawę może zupełnie zepsuć nierzetelny wykonawca pozostawiony na budowie bez nadzoru inwestorskiego lub przy złym nadzorze. Są biurowce w których elewacja jest na tyle nieszczelna, że w budynku niemalże hula wiatr. Nawet przy dobrze dobranej instalacji grzewczej, przy silnych mrozach pomieszczenia są niedogrzane, a w lecie mimo chłodzenia temperatura jest wysoka. Oczywiście poza niesprzyjającymi warunkami pracy, koszty eksploatacji również są wysokie.
Potencjalny najemca szukając biura zwraca uwagę przede wszystkim na cenę najmu, lokalizację, architekturę, oraz dane z folderów reklamowych. Jeśli jest kilka obiektów które mu odpowiadają, to czynnikiem decydującym jest cena najmu. Niestety mało kto jest w stanie zorientować się, na ile dane z folderów reklamowych oddają rzeczywistą wartość instalacji z punktu widzenia użytkownika. Trzeba wiedzieć, że są różnego rodzaju klimatyzacje i systemy wentylacyjne, jest mniej i bardziej rozbudowana automatyka za którą odpowiada tzw. BMS (ang. building management systems), są instalacje przewymiarowane, lub nie doszacowane co może mieć wpływ na komfort pracy i koszty eksploatacyjne, są rozwiązania pro-ekologicze i oszczędnościowe, lub ich nie ma. Ważnym elementem jest też jakość zarządzania nieruchomością – nawet bardzo dobrze wykonany budynek może tracić na wartości poprzez złą obsługę.
Istotnym kosztem dla najemców są media. Budynek źle wykonany lub zarządzany może się okazać bardzo drogi w eksploatacji. Również sposób rozliczania mediów na poszczególnych najemców może rodzić wątpliwości czy jedni nie płacą za drugich. Przed podpisaniem umowy najmu należy zapoznać się z fakturami za media, oraz ze sposobem ich rozliczania na poszczególnych najemców.
Współczesne biurowce są naszpikowane techniką, dlatego dla dobra firmy i jej pracowników warto zatrudnić osobę która będzie w stanie sprawdzić i doradzić z punktu widzenia technicznego czy dany obiekt spełni Państwa oczekiwania, oraz powiedzieć na jakie problemy możecie być w przyszłości narażeni.