Co zalicza się do podstawowego i niezbędnego wyposażenia w biurze, które umożliwia pracę i uzyskiwanie zysków z prowadzonej działalności?
Z całą pewnością umieścić na liście należy meble, urządzenia elektryczne i elektroniczne wspomagające pracę oraz całą masę drobnych artykułów biurowych niezbędnych w codziennej pracy. Aby kontaktować się z klientami i dostawcami przydadzą się także różne formy połączeń ze światem znajdującym się poza naszym lokalem, mowa tu o linii telefonicznej bądź dostępie do internetu.
Jeśli mamy lokal biurowy i ww. podstawowe wyposażenie, to można powiedzieć, iż biuro już jest urządzone w minimalnym stopniu zapewniającym jego normalne funkcjonowanie. Co jednak robić aby to normalne funkcjonowanie nie przerodziło się w pewnym momencie w walkę ze złośliwością przedmiotów martwych? Wiadomo, że jeśli wszystko idzie po naszej myśli to zwykle przychodzi taka chwila, kiedy jednak coś krzyżuje plany i trzeba znaleźć szybko wyjście z kłopotliwej sytuacji. Otóż warto zawsze zastanowić się jak zapobiec takim zbiegom okoliczności, które mogłyby zwiększyć ryzyko awarii bądź niepotrzebnych przestojów w pracy i które w ewidentny sposób mogą przyczynić się do zmniejszenia zysków uzyskanych z prowadzonej działalności.
W tym miejscu pragnę opisać przykładową sytuację, która może w prosty sposób pokazać popularną przyczynę utraty korzyści materialnych. Jeżeli prowadzona działalność to na przykład punkt ksero, to wiadomo że podstawowym źródłem przychodów są urządzenia drukujące i kopiujące. Jeśli zatem w pewnym momencie urządzenie ulegnie awarii lub wyczerpie się zapas tonera w kopiarce to przestój w firmie jest zapewniony. Czekanie na serwis bądź na firmę dostarczającą tonery może zająć co najmniej kilka godzin w zależności od lokalizacji naszej firmy. Co zatem można zrobić aby uniknąć takich przestojów? Należy zapewnić sobie dostęp do drugiego urządzenia, które będzie można wykorzystać w momencie przerwy w funkcjonowaniu głównej drukarki bądź kopiarki. Może to być prostszy i mniej wydajny model ale zawsze może on uratować sytuację. Podobnie nie można dopuścić do wyczerpania się tonera w kopiarce. Zawsze należy gdzieś w szafce w biurze posiadać odpowiednie tonery do drukarek, które mogą być użyte we właściwym momencie. Czemu o tym piszę? Ponieważ bardzo często można spotkać się z sytuacją, że pracownicy biur dzwonią i potrzebują tuszy do drukarek lub ploterów oraz tonerów do drukarek lub kopiarek na pilnie, ponieważ właśnie skończyły się im materiały eksploatacyjne a więc drukarka przestała działać. Łatwo można sobie wtedy wyobrazić sytuację panującą w biurze i szukanie osób odpowiedzialnych za dane zaniedbanie, które może być wynikiem zwykłego przeoczenia.
Wiadomo oczywiście, że sytuacje takie są zupełnie niepotrzebne i bardzo łatwo można ich uniknąć. Wystarczy bowiem regularnie zamawiać artykuły biurowe i inne służące do wyposażenia biura oraz mieć dostawcę na materiały eksploatacyjne dobrej jakości. W żadnym wypadku nie można dopuścić do braku niezbędnych produktów w biurze. Dobrym nawykiem jest kupowanie produktów w momencie gdy ostatnią rzecz z danego gatunku właśnie przekazujemy do zużycia. Nie jest ważne czy jest to tusz do drukarki, taśma, czy na przykład segregator lub długopis, ponieważ w dzisiejszych czasach zamawianie towarów do biura jest bardzo łatwe i wszystkie potrzebne materiały można mieć na miejscu już na następny dzień. Warto także rozejrzeć się w miejscu pracy dookoła siebie, sprawdzić czy nie brakuje jakichś produktów i po prostu zamówić je, a w ten sposób unikniemy niepotrzebnych przestojów w pracy i towarzyszących im nerwowych sytuacji.
-----
Tonery Warszawa - godny zaufania dostawca materiałów eksploatacyjnych
Licencja: Creative Commons