Intranet - zakres teoretyczny: znaczenie Intranetu w dobie technologii informacyjnej, istota Intranetu, budowa Intranetu, elementy typowej witryny intranetowej, cel jego wdrażania.
Technologia informacyjna jest połączeniem zastosowań informatyki i technik komunikacji, zmienia sposób prowadzenia organizacji, stwarza nowe formy logistyki informacyjnej. Jedną z takich form jest Intranet. Intranet w dobie technologii informacyjnej ma duże znaczenie, obejmuje globalny zasięg, stanowi rozpowszechniony model bazujący na cyberprzestrzeni, elektronicznej wymianie danych, jest głównym ośrodkiem integracji oprogramowania komputerowego oraz branży telekomunikacyjnej, dlatego też kwestia sieci wewnętrznej jest ważnym aspektem i wszyscy powinni zaznajomić się z jej obszarem.
Istotą Intranetu jest zapewnienie bieżącej komunikacji pracowników firmy, wymiany informacji, pomysłów, opinii i uwag. Intranet to wewnętrzna sieć korporacyjna składająca się z komputerów korzystających z narzędzi i technologii internetowej, wykorzystywana do skutecznego posługiwania się silną, nakierowaną na klienta infrastrukturą biznesowa, łączy informacje pochodzące ze źródeł wewnętrznych, jak i zewnętrznych w jednym miejscu, staje się zasobem intelektualnym firmy, ułatwia współpracę, a także pracę zespołową.
Firmy budują Intranet siłami własnego działu IT w oparciu o standardy internetowe lub zakupują gotową aplikację, w ostateczności zlecają budowę projektu intranetowego specjalistom informatyki, komunikacji czy zarządzania zasobami ludzkimi. Organizacje decydują się na jego zastosowanie ponieważ jest tani i szybki we wdrożeniu, tworząc go wykorzystuje się istniejącą infrastrukturę komputerową - sprzęt, sieć, systemy baz danych, istnieje możliwość konfiguracji i modyfikacji systemu do własnych zastosowań. Jest elastyczny w dostosowywaniu do wymagań i potrzeb pracowników, dodatkowo nie trzeba się obawiać o wyciek danych poufnych, ponieważ obieg informacji w sieci jest bezpieczny dzięki szyfrowanym połączeniom.
Funkcje i moduły typowej witryny intranetowej: Informacje wewnętrzne – dane o firmie i materiały prezentacyjne, informacje o obecnych i nowych pracownikach, spis adresów, telefonów pracowników, informacje o ścieżce kariery, spotkaniach, wyjazdach firmowych; Bazy danych klientów, dokumentów, produktów; Komunikacja między pracownikami - poczta korporacyjna – umożliwia wewnętrzną komunikację pomiędzy wszystkimi lub wybranymi użytkownikami Intranetu - forum dyskusyjne; Publikacja informacji z działów - dodawanie bieżących informacji o pracy i sukcesach danego działu w przedsiębiorstwie, informacje z konferencji prasowych, zebrań, targów, wewnętrzna giełda pracy, tablica ogłoszeń; E-learning – interaktywne prowadzanie szkoleń i kursów; Zarządzanie dokumentami – gotowe formularze, akty prawne, system wyszukiwania, aktualizowania i dodawania nowych dokumentów, podręczniki i dokumenty potrzebne do procesów związanych z pracą; Aplikacja kalendarz - służy do planowania zajęć oraz powiadamiania o nich wszystkich pracowników, lub pojedyncze osoby. W Intranecie można wyróżnić trzy główne źródła wiedzy. Pierwsze to dokumenty formalne, tworzone w firmie i dotyczące oficjalnych informacji o jej produktach, usługach i procesach. Drugie - często z ograniczonym dostępem - to dokumenty projektowe, tworzone na potrzeby określonych zespołów w firmie. Trzecią kategorię stanowią dokumenty nieformalne, tworzone przez poszczególnych użytkowników.
Celem wdrażania Intranetu jest chęć usprawnienia komunikacji, zwiększenie efektywności pracy, poprawa sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy, zapewnienie lepszego obiegu dokumentów, zapewnienie użytkownikowi przyjaznego, prostego środowiska komunikacji.
Wdrożenie Intranetu przynosi wiele korzyści. Intranet redukuje koszty związane z korespondencją wewnątrz firmy, agreguje w jednym miejscu najważniejsze informacje, skraca czas ich poszukiwania, eliminuje chaos organizacyjny, rozwija kapitał intelektualny firmy, motywuje pracowników do dzielenia się zdobytą wiedzą z innymi, wspomaga budowanie kultury organizacyjnej, skraca czas wdrożenia nowego pracownika, zwiększa przewagę rynkową firmy, pozwala błyskawicznie ulepszać produkty, usługi zanim zostaną wprowadzone na rynek, usprawnia procesy biznesowe i pracę grupową, poprawia jakość pracy, przyczynia się do wzrostu rentowności przedsiębiorstwa.
Rozwój komunikacji wewnętrznej będzie nieunikniony w związku ze zwiększającymi się potrzebami biznesowymi i wymaganiami klienta. Jednakże źle zarządzane sieci wewnętrzne mogą przekształcić się w bezużyteczny zasób informacji, w konsekwencji pracownicy nie będą z niego korzystali i jego potencjał będzie zaprzepaszczony. Ekspansja Intranetu będzie stanowić wyzwanie dla specjalistów do spraw finansów oraz marketingu. Wdrożenie Intranetu będzie niewielką inwestycją, która w znaczny sposób przyniesie oczekiwane efekty. Firmy, które swój potencjał kierują głównie na rozwój, zostaną zmuszone do wdrożenia Intranetu ze względu na konkurencję, która taki system posiada i postawiła na prostotę oraz wygodę w komunikacji wewnętrznej. Firmy, które już wdrożyły Intranet mają przewagę konkurencyjną, chociażby ze względu na koszty operacyjne, czy też szybkość przepływu informacji. Przedsiębiorstwa cenią wartość swobodnego przepływu dokumentów i widzą potencjał w takich systemach jak Intranet, który staje się częścią strategii technologicznej całej firmy.
Agnieszka K.