Koszty w finansach firmy mają istotne znaczenie. Od ich poziomu i przychodów zależy w dużej mierze rentowność przedsiębiorstwa.
Ograniczanie produkcji czy cięcie etatów to ostateczne formy oszczędzania. Lepiej jednak rozpocząć oszczędzanie od wprowadzenia małych zmian, mogących w sposób istotny przyczynić się do obniżenia wydatków firmy. Do takich rzeczy należy m.in. sposób zarządzania biurem. Począwszy od akcesoriów biurowych, skończywszy na wprowadzeniu ekonomicznych rozwiązań komunikacyjnych.
Dobre programy i za darmo!
Funkcjonowanie biura bez sprawnego komputera i dobrego oprogramowania jest dziś praktycznie niemożliwe. Ceny sprzętów biurowych stale maleją i nabycie w rozsądnej cenie dobrego komputera nie stanowi problemu, w przeciwieństwie do wciąż rosnących kosztów oprogramowania. Po co wydawać majątek na coraz to nowsze oprogramowania, jeśli koszty te można zredukować prawie do zera? Wystarczy zamienić popularny, ale drogi program, na mniej znany, ale darmowy np. Microsoft Office na Open Office. O ile może istnieć problem ze zmianą systemu operacyjnego, (ponieważ większość programów finansowo-księgowych działa tylko w systemie Windows), o tyle taki problem nie istnieje w przypadku pakietów biurowych.
Drukarki laserowe – dlaczego warto?
Drugim, istotnym element wyposażenia biurowego są drukarki. Nim zdecydujemy się na drukarkę, warto poświęcić chwilę na wybranie takiej, która będzie nie tylko atrakcyjna cenowo przy zakupie, ale również tania w codziennej eksploatacji. W pracach biurowych dobrze sprawdzi się drukarka laserowa, której koszt używania jest zdecydowanie niższy od atramentowej. Drukarki laserowe mogą drukować szybciej od drukarek atramentowych, a także więcej – miesięczne dopuszczalne ilości wydruków są wielokrotnie wyższe, zużywając równocześnie mniej tonera. Ponadto, oryginalne, kosztowne tonery można zastąpić znacznie tańszymi zamiennikami, które nie wpływają na jakość wydruku. Zastosowanie tonera alternatywnego o podwyższonej wydajności pozwala wydrukować o 25% stron więcej niż cartridge producenta drukarki. W przypadku niewielkich urządzeń laserowych wystarcza go na wydrukowanie około 2 500 stron zwykłego tekstu na kartkach o formacie A4 - mówi Michał Prejzner z firmy Laserton, produkującej zamienniki popularnych cartridge’y laserowych. Dla przykładu cena naszego cartridge’a o wydajności 2 500 stron to 61 zł, podczas gdy oryginał, przy wydajności 2 000 stron, kosztuje 230 zł. Za atramentowy zaś zapłacimy 55 zł przy wydajności zaledwie 360 stron. Oszczędność w przypadku tonerów alternatywnych jest więc dość spora - dodaje Prejzner. Przy wyborze drukarki warto wybrać też taką, która umożliwia wydruk na obu stronach - obniżymy tym samym zużycie papieru. Na końcu zastanówmy się, czy wszystko, co drukujemy (często z przyzwyczajenia), jest nam koniecznie potrzebne w takiej właśnie, papierowej formie.
Telefon versus Internet – rozmowy przez VOIP
Aby zmniejszyć koszty rozmów telefonicznych w firmie warto skorzystać z możliwości, jakie daje nam dzisiejsza technologia VOIP (telefonia internetowa). Instalacja nowoczesnych komunikatorów internetowych takich jak: Gadu-gadu, Skype, Tlen, MSN Messenger, etc. zajmuję tylko chwilę a skutecznie minimalizują koszty połączeń, czy to ze stałymi klientami czy z pozostałymi filiami firmy. Komunikacja odbywa się w czasie rzeczywistym i jest bezpłatna, kosztuje tylko dostęp do Internetu. Skorzystanie z kolei z opcji VPN (Wirtualna Siec Prywatna) jest dobrym rozwiązaniem dla tych pracowników, którzy pracują zdalnie często ze swoich domów na niezabezpieczonych łączach. VPN łączą między sobą oddziały firmy w "wydzielonych dla korporacji" pasmach w sieci. Charakteryzują się dość dużą efektywnością, nawet na słabych łączach oraz wysokim poziomem bezpieczeństwa.
E-faktury- ekonomia z ekologią
Dobrym sposobem do oszczędności czasu i zmniejszenia kosztów prowadzenia biura są faktury elektroniczne. Dzięki e-fakturom nie ponosimy kosztów drukowania i wysyłania dokumentów w tradycyjnej formie. Poza finansowymi oszczędnościami e-faktury usprawniają logistykę firmy, gdyż są automatycznie księgowana w systemie finansowym, umożliwiając tym samym ich szybsze wystawienie, obieg i archiwizację. Warto zwrócić także uwagę na ich ekologiczne zalety, gdyż dzięki nim w znaczny sposób ograniczamy zużycie papieru. Minusem dokumentów w wersji elektronicznej pozostaje jednak konieczność zainstalowania podpisu elektronicznego, za który zapłacimy od 300 do 600 zł – to koszt oprogramowania, karty i czytnika, które umożliwiają złożenie podpisu. Musimy pamiętać też o wykupieniu, co rok lub co dwa lata, certyfikatu, którego odnowienie wyniesie nas około 130 złotych.
Stały dostawca skłonny do rabatu.
Na końcu warto przy zaopatrywaniu firmy w podstawowe artykuły biurowe korzystać z usług stałych dostawców. Niezależnie od tego czy jest to dostawca wody, papieru czy tonerów do drukarek nawiązanie z nimi długotrwałych relacji zapewni nam utrzymanie stałej, jakości usług w atrakcyjnych cenach.