Jeśli chcesz używać email efektywnie warto pamiętać paru kwestiach:
Nie przeciągać zbytnio wstępu. Email potrafi być bardzo efektywnym narzędziem pracy, ale również potwornym marnotrawieniem czasu. Jeśli chcesz używać go efektywnie warto pamiętać paru kwestiach:
1. Email nie nadaje się do prowadzenia długich dyskusji. Jeśli spodziewasz się odpowiedzi wymagającej kolejnych maili lepiej zadzwoń. Jeśli widzisz, że dany temat odbijany jest w mailach od kolejnych osób przynajmniej 2 razy przerwij dyskusję i zadzwoń. W piśmie ludzie często bywają dość agresywni i czepliwi, zwłaszcza, gdy nie musza patrzeć Ci w oczy. Jeśli spodziewasz się problemów z przekazaniem/ustaleniem informacji, zadzwoń lub zorganizuj spotkanie. Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić jest wdawanie się w pisanie wielotomowej powieści z firmowych maili. Po wykonanym telefonie/spotkaniu wyślij krótki rzeczowy email w charakterze potwierdzenia. Gdy stawka rośnie ludzka pamięć staje się zadziwiająco zawodna ;)
2. Nie sprawdzaj poczty więcej niż 3 razy dziennie. Najgorsze, co możesz zrobić to czytać każdy email, który do Ciebie trafi natychmiast po sygnale sygnału o jego otrzymaniu. Nieważne jakiego programu pocztowego używasz – po prostu go wyłączaj. Jeśli absolutnie nie możesz, bo twoje życie, zdrowie, rodzina i praca zależą od tego ;) wyłącz funkcję automatycznych powiadomień. Skup się na tym co w danym dniu jest najważniejsze, 80-95% maili nie wnosi żadnych istotnych informacji i tylko odciąga Cię od pracy.
3. Nie czytaj wszystkich maili. Sam wymyśl, w jaki sposób będziesz je sortował. Dla mnie najefektywniejsza okazała się następująca metoda. Wszystkie maile w których mój adres umieszczony był jako „Do wiadomości” nie zaś jako adresat wpadają do osobnego folderu. Z tego folderu czytam jedynie tematy, pełną treść wiadomości otwieram dopiero, gdy dany temat mnie zainteresuje.
4. Nie daj się zaspamować. Jest na to wiele metod. Osobiście polecam:
a. Wszystkie serwisy, które wysyłają Ci maila mają obowiązek umożliwić Ci również wypisanie się z subskrypcji. Zrób to. Żadnych reklam w mailu. Jeśli dany serwis nie chce tego zrobić napisz do nich na każdy email dostępny na stronie niezależnie czy to zarząd czy księgowa – wysyłanie niechcianych informacji handlowych drogą mailową obarczone jest karą do 5tys PLN. Firmy reagują natychmiastowo (sprawdziłem działa).b. Artykułów o klasycznych metodach unikania spamu jest w sieci bardzo wiele. Polecam wujka Google.
5. Maile czytaj od najnowszych do najstarszych. Nigdy odwrotnie. Bardzo często pozwala to na szybkie przejście do konkluzji bez wdawania się w szczegóły całej dyskusji.
6. Proś o potwierdzenie. W najważniejszych sprawach niestety zdarza sie, że Twój email w tajemniczy spsób nie dochodzi. Jeśli kwestia naprawde jest istotna proś o potwierdzenie. Może być formalne w stylu "Chciałbym uprzejmie prosić o akceptację przedstawionego wyżej rozwiązania w celu rozpoczęcia dalszych prac" lub zupełnie nie formalne: "Dziekuje, dajcie proszę znać czy takie rozwiązanie wam odpowiada". Tak czy inaczje - potwierdzenia czasem ratuja życie, warto o nich nie zapominać.
7. Nie zostawiaj otwartych kwestii i niedomówień. Każde niedomówienie zostanie w przyszłości wykorzystane przeciw Tobie. Jak we wszystkiem w pisaniu maili sprawdza sie zasada KISS - keep it simple and smart. Najgorsze co możesz zrobić to prosić w mailu by "ktoś" wykonał dla Ciebie dane zadanie. Rozpocznie to potworną dyskujsę w efekcie, której zmarnujesz czas na czytanie maila a swoją pracę zrobisz sam. Pisz konkretnie. Kto, co, dlaczego, na kiedy.
8. Nie pisz długich mail. Pół strony A4 to już bardzo dużo. Jeśli musisz napisać takiego maila zadbaj o wyróżnienie najważniejszych zdań, przez pogrubienie czcionki lub zakreślenie jej kolorem. To nie jest żart. Ta metoda bardzo pomaga.
9. Jeśli kwestia jest naprawdę istotna w temacie wpisz Ważne! lub Pilne! Nie wstydź się tych słów. Ludzie na początku czytają tylko temat.
10. Staraj się by pierwsze zdanie każdego maila było miłe. Jesli możesz podziękuj ludziom za coś, za wspólną pracę lub spotkanie, pochwal to co zrobilil itd... To bardzo dobrze nastraja czytającego i zwiększa zainteresowanie przekazywaną wiadomością.
więcej na www.nietzsche-blog.pl