Pierwsze kroki w założeniu własnej firmy - poradnik okiem księgowego!

Serdecznie zapraszam Was na mam nadzieję, przystępny poradnik, napisany przez księgowego, dzięki któremu mam nadzieję, założenie firmy będzie prostsze!

Przygotowanie

W dzisiejszej dobie ciężko zdobyć pracę a jeżeli już się ją ma to coraz częściej trudno wiązać z nią plany na dalszą przyszłość. W większości firm koszty płac stanowią najwyższy odsetek w całej strukturze kosztów. Dlatego przedsiębiorcy w przypadku kłopotów finansowych związanych ze spadkiem przychodów, utratą płynności finansowej czy pod hasłem popularnego ostatnio hasła kryzysu ekonomicznego dla ratowania sytuacji najczęściej stosują obniżki kosztów związanych z wynagrodzeniem. W takiej sytuacji część pracowników zaczyna planować przejście na własny rozrachunek zakładając własną działalność gospodarczą. Większość nowych przedsiębiorców to ludzie młodzi, ambitni, jednak bez doświadczenia zawodowego i perspektywy na pewną dobrze płatną pracę. Coraz częściej borykając się z trudną sytuacją na rynku pracy lub nie mogąc spełnić swych ambicji decydują się na założenie własnej firmy.

Zanim rozpoczniemy załatwianie formalności z założeniem własnej firmy powinniśmy ją dobrze zaplanować.

Powinno się przede wszystkim mieć pomysł na biznes by w kolejnym kroku rozpoznać mocne i słabe strony planowanej działalności oraz jego szanse powodzenia i zagrożenia.

Warto przed założeniem firmy rozpoznać rynek czy istnieje dla nas konkurencja. Jeżeli tak to warto ją rozpoznać pod względem konkurencyjności asortymentu, stosowanych cen, kanałów dystrubucji a także pod kątem geograficznym.

Doskonale jest gdy ma się pomysł na biznes który stworzy nam rynkową niszę pozbawioną konkurencji. Bez względu na to, czy mamy pomysł na stworzenie nowego rynku czy pomysł na walkę z konkurencją powinno się przeprowadzić analizę opłacalności planowanej działalności.

Powinniśmy określić planowany przychód. Tutaj odgrywa rola do jakiego rodzaju odbiorców chcemy dotrzeć ze swoim produktem. Odbiorców można dzielić różnorako np. ze względu na: wiek, wykształcenie, status zawodowy, geograficzny obszar działania.

Gdy się określi planowaną wielkość przychodów należy to skonfrontować z osiąganymi kosztami. Tutaj koszty dzielą się na zmienne i stałe. Kosztami zmiennymi będą koszty uzależnione od wielkości uzyskiwanych przychodów np. koszt zakupu sprzedawanych produktów. Koszty stałe to te koszty, które będziemy ponosić bez względu na uzyskiwane przychody. Klasycznymi przykładami kosztów stałych to: koszty dzierżawy lokalu, koszty usług komunalnych, koszty podatków od nieruchomości, koszty ZUS z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, koszty wynagrodzeń administracji, koszty obsługi księgowej itp.

Jeżeli suma planowanych kosztów jest niższa od sumy planowanych przychodów można przystąpić do drugiej fazy czyli do fazy formalnego założenia firmy.

Formalne założenie własnej działalności gospodarczej

Pierwsze kroki należy skierować do Urzędu Gminy lub Urzędu Miasta i złożyć tam wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Wniosek nie jest skomplikowany. Wystarczy podać swoje dane osobowe, adresowe, NIP a także podać nazwę zakładanej firmy wraz z podaniem rodzaju działalności. Przy podawaniu rodzaju działalności trzeba wpisać specjalny kod PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) Taki kod można sobie wyszukać w internecie np. pod adresem www.pkd-24.pl lub z książki, która znajduje się w pokoju urzędu gdzie składa się wniosek. Wójt Gminy tudzież Prezydent Miasta na podstawie złożonego wniosku dokonuje wpisu do ewidencji działalności gospodarczej wydając dokument o nazwie „zaświadczenie o wpisie do działalności gospodarczej” Na zaświadczeniu jest oznaczenie przedsiębiorcy z podaniem adresu zamieszkania, numeru NIP,PESEL; adres miejsca wykonywanej działalności; rodzaje prowadzonej działalności oraz z data rozpoczęcia działalności. Odkąd istnieje instytucja „jednego okienka” Wójt bądź Prezydent Miasta równolegle zgłasza dane o nowo powstałej firmie do:

GUS (Główny Urząd Statystyczny),

US (Urząd Skarbowy) i

ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych)

GUS na podstawie otrzymanego zgłoszenia z Urzędu Gminy bądź Urzędu Miasta o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nadaje numer REGON i wystawia przedsiębiorcy zaświadczenie o tym zdarzeniu.

Zaświadczenie o nadaniu numeru REGON jest podobne do zaświadczenia o wpisie do działalności gospodarczej. Również jest oznaczenie przedsiębiorcy, rodzaj przeważającej działalności gospodarczej i oczywiście numer do identyfikacji dla celów statystycznych.

US na podstawie zgłoszenia Urzędu Gminy lub Urzędu Miasta dokonuje automatycznego przekwalifikowania nowo powstałego przedsiębiorcę z osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej na osobę prowadzącą działalność. Kiedyś w tym celu składało się zgłoszenie NIP-1, teraz za podatnika robi to US. Jednakże pomimo istnienia instytucji „jednego okienka” nie uniknie się wizyty w US.

Wybór formy opodatkowania i sposobu wpłacania zaliczek na podatek

Do skarbówki trzeba przyjść w celu złożenia oświadczenia o wyborze formy opodatkowania. Mamy tu do wyboru zasadniczo 4 formy opodatkowania.

• pierwsza najbardziej popularna forma opodatkowania to – skala podatkowa.

• druga możliwość to opodatkowanie stawką liniową 19%

• trzecie możliwość to opodatkowanie na zasadach ryczałtu

• czwarta możliwość to opodatkowanie na zasadach karty podatkowej

Należy pamiętać że raz wybrana metoda nie może być zmieniana w trakcie roku. Podatnik ma możliwość formy opodatkowania od nowego roku kalendarzowego pod warunkiem że do 20.01. złoży zawiadomienie o zmianie formy opodatkowania do Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Warto podkreślić, że są rodzaje działalności gdzie nie można stosować trzeciej lub czwartej z wyżej wymienionych form opodatkowania. Takim rodzajem jest np. prowadzenie apteki, biura nieruchomości, biura rachunkowego.

Przy wyborze formy opodatkowania możemy określić czy chcemy rozliczać podatek dochodowy co miesiąc czy co kwartał. Jeżeli wybierzemy co miesiąc to podatek będziemy wpłacać do 20 dnia miesiąca następnego np. za marzec 20 kwietnia a za kwiecień 20 maja itp.

Jeżeli wybierzemy kwartalnie to za I kwartał rozliczamy się 20.04 za II kwartał 20 VII itp.

Ważną informacją jest to, że przedsiębiorca w trakcie roku nie musi składać do US deklaracji o wysokości osiąganego dochodu i wysokości zaliczek na podatek. Jednakże musi posiadać dokumentację z której jasno wynika jaką zaliczkę był zobowiązany zapłacić za poszczególny miesiąc w roku podatkowym. Po zakończeniu danego roku w terminie do 30.04. podatnik składa zeznanie roczne PIT o osiągniętym dochodzie i wpłaconych zaliczkach na podatek w trakcie roku.

Jeżeli suma zaliczek wpłaconych w trakcie roku przewyższa ostateczne rozliczenie różnica podlega zwrotowi na rachunek podatnika. Jeżeli z ostatecznego rozliczenia wynika że podatnik powinien wpłacić do US więcej niż wynosi suma zaliczek w trakcie roku to musi dopłacić różnicę.

Kwestia rejestracji jako podatnik VAT

Gdy już przedsiębiorca wybierze formę opodatkowania i sposób wpłacania zaliczek na podatek dochodowy to musi się zdecydować czy chce być podatnikiem VAT.

Tak jak podatnik nie ma wyboru czy chce płacić podatek dochodowy czy nie, tak ma możliwość wyboru czy chce być podatnikiem VAT. Przy czym swoboda ta jest ograniczona. To znaczy, że osoba rozpoczynając działalność gospodarczą może nie być podatnikiem VAT do momentu nie przekroczenia obrotu 50.000 zł. Gdy w trakcie roku przekroczy ten limit to automatycznie podlega pod ustawę VAT począwszy od miesiąca w którym nastąpi przekroczenie bariery 50.000 zł. Jeżeli podatnik w trakcie pierwszego roku prowadzenia działalności gospodarczej nie przekroczy tej bariery to w drugim roku i kolejnych latach limit ten zwiększa się do kwoty 100.000 zł

Należy jednak uważać na pewną pułapkę. Limit ten rozliczany jest proporcjonalnie co oznacza że jeżeli podatnik rozpoczyna działalność od miesiąca np. czerwca to limit ten proporcjonalnie wynosi 50.000 /12 * 6 czyli 25.000 zł. Zatem żeby uniknąć wpadnięcia w pułapkę zwolnienia VAT należy pamiętać o średniomiesięcznym limicie 4166 zł w pierwszym roku (50.000/12) oraz o średniomiesięcznym limicie w drugim roku działalności 8333 (100.000/12).

Przykład I: Pan Jan otworzył działalność 15.02.2010. W lutym osiągnął obrót 3000 zł. W marcu osiągnął obrót 3500. W kwietniu osiągnął obrót 5600 zł.

Pomimo przekroczenia w pierwszym roku działalności obrotu w kwietniu kwoty 4166 zł i tak jest zwolniony z podatku VAT ponieważ średniomiesięczny obrót wynosi 4033 zł (3000+3500+5600)/3.

Przykład II. Pan Stefan otworzył działalność we wrześniu 2010. We wrześniu uzyskał obrót 2000 zł, w październiku zaś miał dobry miesiąc i uzyskał obrót 8.000 zł. Zgodnie z zasadą proporcjonalności staje się w październiku podatnikiem VAT ponieważ średniomiesięczny obrót przekroczył barierę 4166 zł bo (2000+8000)/2=5000

Jeżeli przedsiębiorca ma możliwość i chce korzystać ze zwolnienia opisanego wyżej to nie ma prawa do rozliczania podatku VAT od zakupywanych towarów i usług. Z drugiej zaś strony przy sprzedaży wyrobów i usług nie wystawia faktury VAT tylko rachunek.

Należy podkreślić ze opisane zwolnienie podmiotowe jest pewnego rodzaju dobrodziejstwem dla podatnika, który może z niego skorzystać lub nie. Osoba, która ma możliwość z korzystania ze zwolnienia i tak ma prawo opodatkować się jako VATowiec w momencie zakładania działalności gospodarczej. Jest to korzystne rozwiązanie szczególnie dla osób, które na początku działalności mają duże wydatki inwestycyjne przerastające osiągane przychody.

Przedsiębiorca dla celów opodatkowania podatkiem VAT musi zarejestrować się składając w US dokument VAT-R. Określa w nim od kiedy chce być opodatkowany podatkiem VAT oraz może wybrać sposób rozliczania się z podatku VAT miesięcznie lub kwartalnie. Jeżeli wybierze metodę miesięcznego rozliczania się z VAT to zobowiązany jest do comiesięcznego składania deklaracji VAT-7. Deklarację za dany miesiąc składa się do 25 dnia następnego miesiąca. Jeżeli wybierze metodę kwartalną to zobowiązany jest do cokwartalnego składania deklaracji VAT-7. Deklarację za dany kwartał składa się do 25 dnia następnego kwartału.

Jeżeli przedsiębiorca rejestrujący się jako podatnik VAT planuje obrót z UE to na druku VAT-R deklaruje że chce być VATowcem unijnym.

Opłata rejestracyjna dla podatku VAT wynosi 170 zł.

Po dokonaniu rejestracji na podstawie druku VAT-R przedsiębiorca otrzymuje od US dokument oznaczony VAT-5 o nazwie „Potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT” z numerem NIP. Jeżeli przedsiębiorca zarejestrował się jako podatnik VAT unijny to przed numerem NIP jest oznaczenie PL, które należy stosować na wystawianych fakturach.

Należy podkreślić, że przedsiębiorca który zarejestrował się jako VATowiec musi zwracać uwagę na zróżnicowanie stawek podatkowych w zależności od rodzaju sprzedawanego towaru czy usługi. Przed końcem roku 2010 obowiązuje stawka 22%,7’%, 3%, 0% oraz „zw”(zwolniona).

Wykaz poszczególnych rodzajów działalności z podaniem właściwej stawki VAT (innej niż 22% ) mieści się w załącznikach do ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgłaszanie zmian związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jeżeli założyliśmy firmowy rachunek bankowy lub nawet kilka rachunków bankowych to należy je zgłosić w US na druku NIP 1 . Na druku NIP-1 zgłasza się każdą zmianę która ma związek z prowadzoną działalnością czyli np. zmiana adresu działalności, otwarcie nowego punktu handlowego, zmiana w dowodzie itp. Również obowiązkiem przedsiębiorcy jest zgłoszenie na druku NIP-1 biura rachunkowego, które go obsługuje.

ZUS na podstawie otrzymanego zgłoszenia z Urzędu Gminy bądź Urzędu Miasta o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej generuje w systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszenie ZFA czyli Zgłoszenie Płatnika Składek. Jest to swoisty odpowiednik zgłoszenia o rozpoczęciu działalności. W dowód tego zdarzenia wypełniony przez ZUS druk ZFA zostaje wysłany do przedsiębiorcy wraz z pouczeniem o dalszym rozliczaniu się z ZUS.

Zgłoszenie rozpoczęcia działalności w ZUS oraz składki z tego tytułu.

Druk ZFA to tylko informacja o rozpoczęciu działalności i nie jest równoznaczna z ubezpieczeniem osoby rozpoczynającej działalność. Przedsiębiorca w celu obowiązkowego ubezpieczenia jest zobowiązany złożyć do ZUS druk ZUS-ZUA czyli zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Jeżeli podatnik oprócz działalności gospodarczej uzyskuje dochody z tytułu umowy o pracę i uzyskuje z tego tytułu dochody miesięczne nie mniejsze niż minimalne wynagrodzenie to składa zamiast ZUS-ZUA druk ZUS-ZZA czyli zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą z tego tytułu musi opłacać obowiązkowe składki ubezpieczenia społecznego i składkę zdrowotną i fundusz pracy.

Składki z tytułu prowadzenia działalności są stawkami sztywnymi określanymi przez ZUS i są ustalane procentowo od podstawy wymiaru składek. Podstawa wymiaru składek również jest podawana przez ZUS.

Na rok 2010 składki te wynoszą normalnie:

1. składka społeczna

513,24 bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego

LUB

559,49 z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym

1. składka zdrowotna 233,32

c) fundusz pracy 46,25

Nowo powstałe firmy mogą opłacać tzw. preferencyjne składki ZUS przez okres pierwszych 24 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej.

Preferencyjne składki w odróżnieniu od normalnych wynoszą

a) składka społeczna

107,43 bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego

LUB

117,11 z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym

1. składka zdrowotna 233,32

c) fundusz pracy 46,25

Uwaga* Składka społeczna jest podana przy uwzględnieniu stawki wypadkowej na poziomie 1,67% podstawy wymiaru składek. Są rodzaje działalności gdzie stawka ta jest inna.

Preferencyjne składki ZUS przedsiębiorca może opłacać jeżeli łącznie spełnia dwa warunki.

1. nie prowadził w okresie ostatnich 60 miesięcy działalności gospodarczej.

2. nie wykonuje działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy u którego pracował przed dniem rozpoczęcia działalności w bieżącym i poprzednim roku podatkowym

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność jednoosobową to ma obowiązek złożyć deklarację ZUS-DRA za miesiąc w którym rozpoczął działalności gospodarczą oraz za miesiąc następny. Za pozostałe miesiące takiej deklaracji składać nie musi.

Składki ZUS w przypadku zatrudniania pracowników

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność i zatrudnia pracowników to każdego pracownika musi zgłosić na dokumencie ZUS-ZUA oraz co miesiąc składać do ZUS deklarację imienną ZUS-RCA oraz deklarację zbiorczą ZUS-DRA.

Terminy składania deklaracji to:

• do 5. dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze

• do 10. dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie

• do 15. dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy

Jeżeli chodzi o składki ZUS za pracownika to są one odmienne od tych, które płaci przedsiębiorca. Osoba prowadząca działalność gospodarczą płaci za siebie składki opisane wyżej natomiast składki za pracownika są uzależnione od wynagrodzenia brutto podlegającego „ozusowaniu”.

Od ustalonej podstawy indywidualnie dla każdego pracownika pracodawca w imieniu pracownika płaci składki w wysokości:

1. składka emerytalna 9,76 % podstawy

2. składka rentowa 1,5 % podstawy

3. składka chorobowa 2,45 % podstawy

4. składka zdrowotna 9% podstawy pomniejszonej o punkt 1-3

Składki te pracodawca potrąca z wynagrodzenia.

Oprócz tego pracodawca z tytułu zatrudniania pracownika z własnej kieszeni musi odprowadzić do ZUS składki w wysokości:

1. składka emerytalna 9,76% podstawy

2. składka na Fundusz Pracy 2,45 podstawy

3. składka na FGŚP 0,1 % podstawy

Fakt opłacania składek ZUS za pracownika nie zwalnia z obowiązku opłacania składek za samego siebie z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.

Uwagi dodatkowe

Tym sposobem zostały omówione najważniejsze sprawy jeżeli chodzi o rozpoczęcie działalności gospodarczej. Omówione zostały procedury rejestracyjne od momentu wizyty w Urzędzie Gminy po zagadnienia związane z ZUS.

Podkreślam, że została zarysowana podstawowa ścieżka do formalnego funkcjonowania własnej firmy. W przypadku działalności gospodarczej w branży gastronomicznej będzie potrzebne załatwienie formalności np. w takiej instytucji jak SANEPID.

Niektóre działalności wymagają wydania koncesji (np. ochrona mienia, obrót paliwami, przewozy lotnicze.

Są rodzaje działalności które wymagają wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. świadczenie usług w zakresie pośrednictwa pracy, świadczenie usług turystycznych obejmujące polowania dokonywane przez cudzoziemców na terenie RP, wyrób lub rozlew wyrobów winiarskich)

Są również rodzaje działalności gdzie potrzebne jest specjalne zezwolenie na prowadzenie tego typu działalności (np.: sprzedaż napojów alkoholowych, prowadzenie działalności na terenie specjalnych stref ekonomicznych, gospodarka odpadami, wytwarzanie produktów leczniczych, hodowla zwierząt laboratoryjnych)

Część rodzajów działalności wymaga uzyskania licencji. Takimi rodzajami działalności jest np. świadczenie usług w zakresie transportu krajowego i międzynarodowego, świadczenie usług w zakresie przewozów kolejowych, wykonywanie czynności syndyka, prowadzenie biura rachunkowego).

Jeśli masz jakieś pytania i sugestie, potrzebujesz pomocy w załatwieniu formalności i obsług księgowej, skontaktuj się ze mną.

życzę powodzenia w biznesie!

Marek Milewski
Usługi Księgowe Milewski

(stan prawny na listopad 2010)

Jeśli masz ochotę, opublikuj artykuł u siebie na stronie/blogu - jedynym warunkiem jest podpisanie go moim imieniem i nazwiskiem, oraz _aktywnym_ linkiem do mojej strony, podziel się wiedzą!

Autor: Marek Milewski