W procesie budowania marki coraz większą rolę zaczynają odgrywać działania z zakresu public relations. To zrozumiałe zważywszy na fakt, że samo istnienie firmy, organizacji czy instytucji nie wystarcza, aby zaistniała ona w mediach i na trwale wrosła w świadomość opinii publicznej. Konieczne jest stałe podtrzymywanie zainteresowania daną marką i wzbudzania pozytywnych z nią skojarzeń. Jedną z metod służącą do osiągnięcia tych celów są eventy, zwane potocznie imprezami.
Eventy to elementy strategii komunikacyjnej stosowane najczęściej przez korporacje. Właściwie ukierunkowane, mogą dać lepsze efekty niż niejedno standardowe działanie promocyjne. Eventy odgrywają pośrednią rolę w zdobywaniu pozytywnego rozgłosu. Pełnią też rolę ważnego czynnika marketingowego, a ich dokumentacja na taśmie filmowej może stanowić cenne uzupełnienie materiałów informacyjnych przekazywanych mediom. Dobrze zorganizowane, ciekawe wydarzenie nie może zostać niezauważone przez opinię publiczną.
Eventy organizowane są dla podkreślenia rangi wydarzenia związanego z bieżącą działalnością firmy. Są one zarazem ważnym narzędziem służącym integracji pracowników i budowaniu komunikacji wewnętrznej. Impulsem do ich zorganizowania może być zarówno osiągnięcie spektakularnego sukcesu, zmiana corporate identity przedsiębiorstwa, jak i wprowadzenie nowego produktu na rynek, otwarcie kolejnej filii lub ważny jubileusz.
Rodzaje imprez
W zależności od tematyki i efektu, który chce się osiągnąć, imprezy mogą mieć bardzo różnorodny charakter; najbardziej popularne to:
- wydarzenia biznesowe (business events) – imprezy adresowane do specjalistów z danej dziedziny, służące poprawie zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej; dokumentacja wizualna tych eventów umieszczana jest często na stronie internetowej firmy, websitach, przyczyniając się do budowania pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz;
- konferencje,
- kongresy,
- zgromadzenia,
- święta,
- targi branżowe;
- wydarzenia społeczne (institutional events) – organizowane przez władze publiczne, partyjne, w celu dotarcia do obywateli, zrzeszeń, organizacji, wybranych reprezentantów, członków partii i wyborców; filmy utrwalające te wydarzenia służą jako spoty promujące działalność całej instytucji, organizacji, firmy;
- zjazdy,
- sympozja naukowe,
- obchody, jubileusze;
- wydarzenia specjalne (special events) – imprezy promocyjne narzędziem do komunikacji z klientami; główny cel: wywołanie rozgłosu wokół firmy (głównie poprzez wzmianki w mediach). Film dokumentujący tego typu wydarzenia ułatwia osiągnięcie efektu kuli śniegowej, który sprawi, że wieść o wydarzeniu będzie odbijała się echem jeszcze długo po jej zakończeniu; szeroka gama imprez rozrywkowych o charakterze promocyjno-popularyzatorskim;
- happeningi,
- koncerty,
- imprezy sportowe i kulturalne;
- wydarzenia motywacyjne (incentive events) – imprezy o charakterze zachęcającym, stosowane przez pracodawców jako skuteczne narzędzie motywujące pracowników, dealerów i hurtowników. Dokumentacja audiowizualna tego typu imprez odbywa się rzadko, jeśli jednak firma się na nią zdecyduje, to w przyszłości film może pełnić funkcję motywacyjną dla pracowników.
- szkolenia zagraniczne,
- nagrody,
- wyróżnienia,
- atrakcyjne wycieczki.
Jak profesjonalnie zorganizować event?
Przygotowanie każdej imprezy, bez względu na to, czy ma mieć ona charakter biznesowy, czy społeczno-kulturalny, obejmuje dwa zasadnicze etapy:
- 1) koncepcja
Opracowanie koncepcji opiera się na pomyśle, który z kolei może być oparty na aktualnej sytuacji politycznej, zbliżającym się święcie (np. Dzień Dziecka), panującej obecnie porze roku (powitanie wiosny). Pomysł jest najważniejszym punktem planu – to wokół niego w dalszej kolejności buduje się szczegółowy scenariusz imprezy. Im pomysł bardziej oryginalny, tym lepiej; ważne, jest, aby nie powielać znanych powszechnie koncepcji, zrealizowanych przez inne firmy. Najważniejsze, aby związany był z jakąś okazją. Warto pamiętać o adresatach tych wydarzeń – dziennikarzach i osobach publicznych, które nawet jeśli bezpośrednio nie będą mogły wziąć udział w wydarzeniu, to będą mogli o nim napisać na podstawie przesłanych im materiałów dokumentujących imprezę w postaci słowa i/lub obrazu.
- 2) plan szczegółowy
„Diabeł tkwi w szczegółach”. To popularne powiedzenie doskonale oddaje cel, jaki powinien przyświecać każdej profesjonalnie zorganizowanej imprezie; jeśli ma się ona zakończyć sukcesem, dbałość o szczegóły jest niezbędna. W scenariuszu dobrze przygotowanej imprezy nie ma miejsca na pomyłki, improwizację i przypadkowe działanie, gdyż każdy, nawet niewielki błąd może okazać się fatalny w skutkach i rzutować na wizerunek firmy.
Jeśli event pomyślany jest jako spektakularny happening plenerowy, lepiej jest zlecić zorganizowanie go wyspecjalizowanej i sprawdzonej agencji, która zadba o szczegóły, a także o dokumentację wizualną imprezy. Relacja audio-video z konferencji, kongresu, imprezy integracyjnej czy jubileuszu nie tylko ułatwi przeanalizowanie efektów jakie przyniosło zorganizowanie imprezy, ale też może sprzyjać utrwaleniu pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz i budowaniu większego zaufania wśród klientów.
Przykłady „hitowych” eventów korporacyjnych zakończonych spektakularnym sukcesem
Firma Unilever wprowadzając na rynek margarynę Florę wpadła na pomysł stworzenia na warszawskiej Starówce gigantycznej kanapki, w tworzeniu której mogli wziąć udział wszyscy chętni.
Citybank zorganizował wirtualne miasteczko, w którym zaproszeni goście mogli robić „zakupy” z użyciem plastikowego pieniądza połączone z happeningiem, który odwołując się do topienia staropolskiej marzanny, polegał na wrzuceniu portfeli do Wisły (sugestia, iż gotówka jest już nikomu niepotrzebna).
Źródło: http://www.kawatv.pl/