Najczęstsze problemy biura to kwestie związane z komunikacją, ergonomią, infrastrukturą sprzętową i oczywiście wysokimi kosztami funkcjonowania.
Jednym ze skuteczniejszych sposobów na pokonanie tych przeszkód jest wykorzystanie najnowszych technologii. Sektor hi-tech coraz silniej wkracza również do polskich firm. Jak będzie wyglądać biuro przyszłości?
Odcisk palca zamiast hasła
Dla wielu przedsiębiorstw niezwykle istotne jest zachowanie bezpieczeństwa danych oraz pilne strzeżenie tajemnicy firmowej. W tym miejscu bardzo przydatna okazuje się biometria, która znajduje zastosowanie przede wszystkim w nowoczesnych systemach kontroli dostępu. Czym ona jest? Są to techniki wykorzystywane do identyfikacji i weryfikacji tożsamości osób, przy wykorzystaniu cech fizycznych, jak na przykład linie papilarne, kształt twarzy, czy tęczówka, oraz cech behawioralnych jak wzór podpisu lub brzmienie głosu. Najczęściej stosowaną metodą jest identyfikacja na podstawie odcisków palców. Linie papilarne są skanowane przez czujnik, a ich zapis jest przetwarzany w kod cyfrowy. W oprogramowaniu nie jest przechowywany obraz odcisku palca, a jedynie matematyczny algorytm. Jest to o tyle ważne, że nikt nie ma możliwości wykradnięcia odcisków palców z bazy. Weryfikacja użytkownika zajmuje maksymalnie sekundę. Urządzenie biometryczne może być umieszczone praktycznie w każdym miejscu. Dodatkowo może stanowić część systemu bezpieczeństwa, zarządzania oraz monitorowania czasu pracy.
Póki co technologie tego typu zyskały największą popularność w USA. Jest to przede wszystkim następstwem zamachów terrorystycznych z 11 września 2001 roku. Na amerykańskich lotniskach powszechnie stosowana jest kontrola oparta na technologiach biometrycznych. Podobne metody są w prowadzane stopniowo również w Europie, jak na przykład na lotnisku we Frankfurcie. W Polsce dotychczas pojawiły się plany, aby wprowadzić bankomaty „na odcisk palca”.
Drzemka w pracy?
Wyspany i zadowolony pracownik, to pracownik wydajny, efektywny i zmotywowany. Tak przynajmniej twierdzą naukowcy. Popołudniowa drzemka pozwala poradzić sobie z ogromem informacji, które docierają do nas w ciągu dnia. Autorka książki "Zdrzemnij się! Zmień swoje życie" udowadnia, że kilka lub kilkanaście minut snu w pracy poprawia pracę serca, pobudza kreatywność, zwiększa motywację i koncentrację oraz zmniejsza stres. Idąc tym tokiem myślenia coraz więcej szefów pozwala swoim podwładnym na krótką drzemkę w czasie pracy. W Nowym Jorku pracownicy mogą wybrać się na odprężającą drzemkę do salonu SPA YELOSPA, gdzie 20 minut snu kosztuje 17 dolarów. Google postanowiło zainwestować w nowoczesne technologie w swoim biurze i wyposażyło je w specjalne fotele „EnergyPod” zaprojektowane przez MetroNaps. Mebel wygląda trochę jak kapsuła, dzięki czemu drzemiący zostaje odizolowany od dziennego światła i może łatwiej się zrelaksować. Fotel nie tylko umożliwia szerokie możliwości regulacji pozycji , ale również ułatwia zasypianie odtwarzając relaksującą muzykę. Na system wybudzania składają się delikatne wibracje oraz gra świateł, które stopniowo przypominają o powrocie do pracy. Cena tego niezwykłego mebla to 8 tysięcy dolarów. Fotel – kapsułę można również wynająć za około 800 dolarów miesięcznie. Niestety póki co polskim pracownikom pozostaje szkolenie się w metodzie „na podnoszącego” – wystarczy rzucić pod biurko długopis, położyć głowę na blacie i wyciągnąć rękę, aby zwisała swobodnie. Pracownik śpi, a w razie czego budząc się szybko podnosi długopis.
Interaktywnie
Na spotkaniach biznesowych, prezentacjach czy wewnętrznych naradach w firmie bardzo często przydaje się rzutnik lub tablica, co wzbogaca prezentację oraz umożliwia pełniejsze i bardziej klarowne przekazanie informacji. Naukowcy poszli o krok dalej i do biur na zachodzie Europy czy w USA zostały wprowadzone tablice interaktywne. Początkowo funkcjonowały one głównie w szkołach podstawowych i liceach, ale szybko okazało się, że najlepiej sprawdzą się w przestrzeni biurowej. Urządzenie posiada udźwiękowienie oraz umożliwia przeglądanie informacji, dopisywanie tekstów, sortowanie zdjęć i korzystanie z aplikacji. Po tablicy mogą pisać palcem bądź długopisem równocześnie dwie osoby, a zapiski łatwo usunąć zmazując je chociażby pięścią. Przy wykorzystaniu systemu Windows za pomocą gestów możliwe jest przesuwanie, obracanie czy zbliżanie lub oddalanie obiektów. Ekran dotykowy pozwala także na korzystanie z Internetu i otwieranie dokumentów. Po zakończonym spotkaniu jego efekty można zapisać jako PDF, prezentację lub wideo, co pozwala na dokładne przekazanie informacji osobom, które nie były obecne. W Polsce póki co ta technologia nie jest tak spopularyzowana jak na przykład w Wielkiej Brytanii, ale stopniowo coraz silniej wkracza do szkół i biur.
Nowoczesna komunikacja po polsku
Minęły już czasy, gdy obieg dokumentów oznaczał przenoszenie ich z jednego pomieszczenia do drugiego, a pod hasłem archiwizowanie krył się wielki regał z segregatorami. Obecnie na rynku dostępne są innowacyjne systemy zarządzania obiegiem informacji i dokumentów, które nie tylko ułatwiają komunikację i zwiększają bezpieczeństwo danych, ale również znacznie obniżają koszty m.in. minimalizując liczbę produkowanych dokumentów czy też ograniczając pobór energii. Jednym z systemów tego rodzaju jest oprogramowanie Vario, autorski projekt polskiej firmy Docusoft z Grupy Arcus, które umożliwia kompleksowe zarządzanie zarówno dokumentami elektronicznymi jak i tymi w formie tradycyjnej. Program może zostać zintegrowany z istniejącymi w firmie systemami dziedzinowymi takimi jak CRM, ERP, F-K, pocztowy czy repozytoryjny. Funkcjonalności, które zafundują firmie „powrót do przyszłości” to monitoring kosztów, na poziomie pojedynczego pracownika, działu, jak i całej organizacji oraz zarządzanie: dokumentami, korespondencją, kontaktami, sprawami, projektami, zadaniami, poleceniami, terminami oraz procesami pracy i obiegu informacji. Oprogramowanie (np. Kyocera KYOcontrol) umożliwia też całkowity nadzór na tym co, na którym urządzeniu, w jakiej ilości i przez kogo jest drukowane. Nic się nie ukryje przed okiem Wielkiego Brata. Niezwykle istotna dla bezpieczeństwa danych jest technologia druku podążającego. Po wypuszczeniu dokumentu do druku można go odebrać na dowolnym urządzeniu w firmie po przyłożeniu karty autoryzacyjnej. Dodatkowo administrator systemu ma możliwość nałożenia limitów wydruków dla konkretnych osób lub działów. Jak zapewne niektórzy natychmiast się domyślą dzięki systemom typu KYOcontrol znacznie spadnie liczba prac magisterskich drukowanych w firmach.
Technologia dla niepełnosprawnych
Kolejnym odkryciem niczym z filmu science – fiction są okulary Sonar Vision. Urządzenie informuje niewidomą osobę o przeszkodach znajdujących się na jej drodze w odległości 4 metrów. Dla niewidzących niezwykle przydatne okazują się także detektory światła, które pozwalają na sprawdzenie czy kartka jest zapisana, a jeśli tak to w której jej części. Istnieją także urządzenia odczytujące pismo drukowane oraz tekst pojawiający się na monitorze. Niezwykle przydatne dla osób niewidzących są również mini-klawiatury brajlowskie ze znakami pisma dla niewidomych. Dzięki osiągnięciom techniki pracę biurową mogą wykonywać również osoby niedosłyszące. Jednym z najbardziej przydatnych urządzeń jest telefon ConnectLine, który umożliwia przemienienie aparatu słuchowego w bezprzewodowy zestaw słuchawkowy. Sygnał dzwoniącego telefonu przekazywany jest bezpośrednio do aparatu, a pracownik odbiera naciskając odpowiedni przycisk. Wszystko co mówi rozmówca również przekazywane jest wprost do aparatu, dzięki czemu niepełnosprawność przestaje mieć znaczenie.
Zdalne zarządzanie flotą
Inteligentne, innowacyjne rozwiązania trafiły również do logistyki i transportu, które bezpośrednio wpływają na prawidłowe funkcjonowanie biura. Nie tylko za granicą, ale również i w Polsce, coraz większą popularność zyskują mobilne systemy telematyczne służące do zarządzania flotą pojazdów i maszyn, jak na przykład T-matic Systems. Oprogramowanie umożliwia zarządzanie samochodami, monitorowanie miejsca ich przebywania i pokonywanej trasy oraz pracy dodatkowych urządzeń, rozliczanie pracy sprzętu i pracowników, pomiar zużycia paliwa, a także zdalne sterowanie wybranymi obwodami pojazdu. Dodatkowo system pozwala na swobodną komunikację z operatorem w czasie rzeczywistym poprzez specjalnie skonstruowany moduł zleceń i wiadomości tekstowych. Moduł tworzą modemy i anteny GSM i GPS, akumulator buforujący oraz procesor sterujący. Przyłączony jest do zasilania z sieci pokładowej samochodu, a informacje zbiera z czujników rozmieszczonych w pojeździe poprzez serię wejść i wyjść cyfrowo analogowych, a także z magistrali CAN. Przydatną funkcją okazuje się również możliwość analizowania tras pojedynczego pojazdu, jak i całej grupy.
Galop przyszłości
Każdego dnia sztaby naukowców pracują nad kolejnymi, które zmienią oblicze biura czyniąc jego funkcjonowanie efektywniejszym i tańszym. W 2011 roku powstały również takie odkrycia jak elastyczne ekrany, które można wyginać w niesamowite kształty, wędrujące roboty telekonferencyjne, samoniszcząca się pamięć USB, czy hologramy wyświetlane w jakość HD. „Nigdy nie myślę o przyszłości. Nadchodzi ona wystarczająco szybko” mawiał Albert Einstein. Czyżby miał rację?