Oszczędności, również w czasach dobrej koniunktury, pozwalają na optymalizację wykorzystania budżetu. Dla wielu firm ich źródłem mogą okazać się nowe rozwiązania w zakresie druku.
Od wysokości wydatków i poziomu przychodów zależy rentowność przedsiębiorstwa i jego szanse na dalszy rozwój. Najpopularniejszym sposobem na obniżenie kosztów wydają się być ograniczanie produkcji bądź też redukcja etatów. Czy słusznie? Dla wielu firm źródłem znacznych oszczędności mogą okazać się ekonomiczne rozwiązania w zakresie druku.
Od kilku do kilkunastu procent na inwestycje
Często przedsiębiorcy nie wiedzą, jakie sumy przeznaczają na serwisowanie oraz utrzymanie urządzeń biurowych czy na produkcję, zarządzanie i dystrybucję dokumentów. Według szacunków specjalistów koszty te oscylują od kilku procent w małych i średnich przedsiębiorstwach do nawet kilkunastu procent w dużych firmach i korporacjach. Nowoczesne rozwiązania w zakresie druku, wsparte oprogramowaniem służącym zarządzaniu dokumentem, pozwalają nie tylko na niższe koszty eksploatacji urządzeń, ale również na optymalizację czasu i efektywności pracy. Zaoszczędzone pieniądze, zarówno mała jak i duża firma, może korzystnie zainwestować
O tym jak bardzo firmy liczą się w tym roku z pieniędzmi świadczy fakt, że odbędzie się dużo mniej wigilii firmowych. Obawa przed spowolnieniem gospodarczym wciąż jest bardzo żywa. Trend ten panuje nie tylko w Polsce, ale również w innych krajach UE. W Wielkiej Brytanii z przyjęcia świątecznego zrezygnowało około 40% przedsiębiorstw. Będzie więc taniej i skromniej.
Przemyślany wybór
Decyzja o zakupie sprzętu drukująco – kopiującego bądź jego wymianie na nowy jest kluczowa pod kątem późniejszych wydatków na druk i zarządzanie obiegiem dokumentów. Zanim więc zapadnie warto przyjrzeć się nie tylko konkurencyjnym ofertom, ale przede wszystkim specyficznym wymaganiom firmy. Dla dużych przedsiębiorstw i korporacji rozwiązaniem idealnym jest przeprowadzenie profesjonalnego audytu przez wyspecjalizowaną firmę, która określi konkretne potrzeby organizacji w zakresie drukowania oraz rodzaju maszyn, które te potrzeby spełnią najlepiej. Sceptyków może zachęcić fakt, że dobór ekonomicznych urządzeń wysokiej jakości oparty na wnioskach z profesjonalnego audytu oraz zdyscyplinowanie pracowników poprzez system zarządzania dokumentem może przynieść oszczędności na poziomie kilkudziesięciu procent. Audyt polega przede wszystkim na zebraniu kluczowych informacji o parku urządzeń: ich obciążeniu, stanie technicznym, poziomie zużycia materiałów eksploatacyjnych i energii, specyfice wykonywanych prac czy wykorzystaniu maszyn przez poszczególnych pracowników.
Mniejsze firmy, czyli organizacje z sektora małych, mikro i średnich przedsiębiorstw, powinny szukać źródła swoich decyzji zakupowych przede wszystkim we wnioskach z monitoringu kosztów, który jest istotnym elementem audytu. Monitoring kosztów pozwala na dokładne oszacowanie wydatków ponoszonych na druk w określonym przedziale czasowym, wraz z przyporządkowaniem ich do konkretnych osób czy działów. Wsparcie specjalistów pomoże zoptymalizować wykorzystanie posiadanych urządzeń bądź dokonać zakupu nowych. Problem sprowadza się często do tak podstawowych decyzji, jak druk w kolorze czy czarno – biały. Z jednej strony urządzenie monochromatyczne jest tańsze, ale z drugiej wydruk w kolorze jest atrakcyjniejszy dla oka i lepiej sprawdzi się podczas spotkania biznesowego.
Tanie oznacza droższe
Współczesne urządzenia są do siebie bardzo zbliżone pod kątem technicznym, dlatego też ich koszt odgrywa naprawdę znaczącą, jeśli nie kluczową rolę przy podjęciu decyzji. Bardzo istotne jest, aby brać pod uwagę nie tylko sumę jaką przeznaczamy na jednorazowy zakup, ale również późniejsze koszty eksploatacji urządzeń, na które składają się wymienniki, serwisowanie, administrowanie czy przestoje czasowe. Zakup mało kosztownego sprzętu jest więc w dłuższej perspektywie jedynie oszczędnością pozorną, ponieważ wiąże się z częstymi naprawami i uzupełnianiem wymienników. Ekonomiczniej jest zainwestować w droższe urządzenie wysokiej jakości, które jest jednocześnie tanie w eksploatacji i trwalsze, jak na przykład drukarki i maszyny wielofunkcyjne japońskiej firmy Kyocera. Warto pamiętać, że prace administracyjne i serwisowe w dużej firmie posiadającej rozbudowany park urządzeń mogą pochłonąć wiele cennych godzin, czego da się uniknąć inwestując w sprzęt wyższej klasy.
Innowacyjne rozwiązania
Wbrew pozorom innowacyjne rozwiązania nie są przeznaczone jedynie dla dużych graczy biznesowych. Nowoczesne technologie to sposób na zoptymalizowanie pracy, zwiększenie efektywności i przede wszystkim obniżenie kosztów niezależnie od wielkości firmy. Dokonując zakupu, zarówno pojedynczego urządzenia, jak i całego systemu, warto się upewnić się, że drukarka jest wyposażona w technologię rozdzielczości bębna ceramicznego od tonera. Wydajność tego typu rozwiązania znajduje się w przedziale od 100 000 – do ponad 500 000 wydruków. Technologia pozwala uniknąć częstych awarii sprzętu i przestojów w pracy oraz przynosi dodatkowe oszczędności w związku z wyeliminowaniem kosztownego systemu kartridży. Informacje te są o tyle ważne, że to właśnie kartridże są najczęściej wymienianymi elementami drukarki.
Firmy duże oraz te, które mają przynajmniej kilkanaście urządzeń mogą zainwestować w nowoczesne oprogramowanie zarządzania dokumentem i informacją w formie elektronicznej i tradycyjnej. Umożliwia ono zoptymalizowanie procesów komunikacji i druku, kontrolę nad obiegiem informacji i dokumentów oraz , a w rezultacie obniżenie całościowych kosztów ponoszonych na druk Pracodawca ma możliwość wprowadzenia limitów wydruków oraz przyporządkowania kosztów do wybranych działów, dzięki czemu ogranicza produkcje dokumentów do niezbędnego minimum.
Dzierżawa
Jak pokazują dane publikowane przez IPSOS blisko 60% polskich przedsiębiorstw korzysta z outsourcingu. Wydaje się, że firmy decydują się na ten krok szukając oszczędności. Najczęściej z usługi korzystają duże firmy, szczególnie z sektora finansowego lub infrastruktury. Rzadziej decydują się na nią przedsiębiorstwa małe i średnie, choć usługa ta jest dla nich równie korzystna. Dzierżawa jako efektywny sposób produkcji, zarządzania i archiwizacji dokumentów umożliwia pozyskanie najnowszych technologii i wysokiej jakości bez konieczności zakupu maszyn. Na przykład ceny innowacyjnych urządzeń wielofunkcyjnych umożliwiających profesjonalne zarządzanie kolorem wydruku sięgają pułapu nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Jest to przede wszystkim istotne dla organizacji z sektorów MSP i SME, które nie posiadają wystarczającego budżetu pozwalającego na jednorazowy wydatek tej wielkości, podczas gdy miesięczna opłata za dzierżawę stanowi niewielką częśćceny urządzenia. Outsourcing jest szczególnie opłacalny, i może generować nawet kilkadziesiąt procent oszczędności, gdy maszyny dobrane są idealnie do specyficznych wymagań - przewidywanych nakładów czy potrzeb wyłonionych na podstawie audytu. Niekwestionowaną zaletą korzystania z usług firmy zewnętrznej jest możliwość finansowania ich z bieżących środków obrotowych, dzięki czemu wydatki zostają rozłożone w czasie i zwiększa się płynność finansowa przedsiębiorstwa. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że przedsiębiorstwo może liczyć co miesiąc na przewidywalne i gwarantowane koszty usługi, co umożliwia sprawne planowanie wydatków z budżetu. Jednym z ważniejszych plusów takiego rozwiązania jest zmniejszenie podatku dochodowego firmy.
Kompleksowość rozwiązań
Kluczem do uzyskania maksymalnych oszczędności jest zainwestowanie w kompleksowe rozwiązania. Dobrej jakości sprzęt, czy to zakupiony, czy dzierżawiony, w połączeniu z odpowiednim systemem przynosi największe korzyści finansowe i operacyjne. Firma Arcus dostarczyła nam ok.1100 urządzeń drukujących, kopiujących, faksujących i skanujących firmy Kyocera. Arcus zapewnia nam też system zarządzający urządzeniami i całym procesem druku, materiały eksploatacyjne i serwis w ramach jednej stawki za wydruk. Po pierwszym kwartale współpracy odnotowaliśmy o około 25% niższe koszty druku” podsumowuje Adam Domański, dyrektor biura administracji i zakupów w BRE Banku SA. Podobnie sytuacja wygląda w mniejszych firmach. Średniej wielkości przedsiębiorstwo Mericon Sp.j, po skorzystaniu z innowacyjnych rozwiązań w ramach druku obniżyło koszty eksploatacji aż o 60%!
Statystyki te pokazują, że zarówno małe jak i duże firmy, choć różnią się od siebie pod wieloma względami, to w podobny sposób mogą osiągnąć duże oszczędności dzięki inwestycji w nowoczesny sprzęt i oprogramowanie, którego wykorzystanie pomaga optymalizować codzienną pracę i minimalizować koszty.