Biuro obsługi klienta w każdej firmie stanowi bardzo ważne miejsce, gdyż na jego podstawie osoby z zewnątrz wyrabiają sobie opinie o firmie.
Pomieszczenie na biuro powinno być pozytywną wizytówką firmy.
Pomieszczenie przeznaczone do obsługi klientów powinno być przede wszystkim przestronne. Nie ma nic gorszego jak małe pokoiki bez klimatyzacji, w których tłoczą się klienci. Właściciele firm często robią ten błąd, że starają się oszczędzać na takich powierzchniach gdyż jak wiadomo czynsze nie są niskie.
Niemniej jednak trzeba mieć na uwadze, że klienci nie zawsze pojawiają się z taką samą częstotliwością i niekiedy trzeba przyjąć wiele osób w tym samym czasie. Biuro obsługi klienta powinno, więc być przestronne, dobrze oświetlone, klimatyzowane i najlepiej pomalowane w jasnych spokojnych barwach. W dzisiejszych czasach wiele osób stawia na nowoczesność i wykańcza swoje biura z uwzględnieniem aktualnie panujących trendów. Jest to dobry kierunek aczkolwiek należy pamiętać o tym, że przyjazne biuro można stworzyć niekoniecznie wydając na to wielkie pieniądze.
Biuro czyste ale i zachęcające.
Ważne jest, aby pomieszczenie było zadbane i schludne, gdyż świadczy to o profesjonalizmie danej firmy. W biurze takim należy zadbać o odpowiednią ilość miejsc siedzących w tym także dla osób oczekujących na obsługę. Powinno być także miejsce gdzie można coś zapisać. Nieodłącznym elementem biura obsługi są materiały reklamowe oraz inne publikacje, na przykład zdjęcia i dyplomy, które dodają prestiżu firmie lub długopisy z nadrukiem reklamowym, które można wręczyć klientom.
Dla wygody klientów warto umieścić także dystrybutor ze schłodzoną wodą. Materiały reklamowe w postaci stojaków, plakatów czy zestawów wystawowych zajmują sporo miejsca, dlatego warto pomyśleć o tym już na wstępie przy projektowaniu pomieszczenia. Koniecznie należy także w widocznym miejscu umieścić logo firmy.
Klienci w poszukiwaniu produktów często potrafią odwiedzić nawet kilkanaście różnych firm, po czym często nie są w stanie odróżnić ich od siebie. Właśnie, dlatego szyld i profesjonalny wygląd są ważne. Klient z pewnością chętniej wróci do firmy, która zrobiła na nim dobre wrażenie niż to miejsca, które odpycha swoim wyglądem.