Bo czasem jest tak, że pracujemy wydajniej, a innym razem po prostu marnujemy czas. Sprawdź dlaczego tak się dzieje i jak na to poradzić.
Zajęty czy wydajny?
Dzisiaj za sprawą sugestywnej rozmowy, z przyjacielem i przedsiębiorcą, opartej poniekąd na książce Ferrisa – 4 godzinny tydzień pracy – udało mi się dojść do kilku ciekawych wniosków. Otóż, nie każdy kto jest zajęty pracuje. Nie każdy kto pracuje jest wydajny. Oraz – co może być ciekawe – nie każdy kto jest wydajny dużo pracuje. Za pewne już słyszałeś, jeśli nie wrócę do tego później, o zasadzie Pareto. Czyli odkrytej w branży ekonomicznej cesze 80/20, które później znalazła zastosowanie chyba w każdej dziedzinie.
Rozdzielmy działanie, na kilka rodzajów:
- bycie produktywnym
- bycie zajętym
- bycie nieproduktywnym
- bycie wolnym (nie zajętym)
Łatwo zauważyć, że pozycja 2 i 3 może mieć ze sobą bardzo dużo wspólnego, choć niekoniecznie. Ale o tym za chwile. Uważam, że najzdrowiej by było, gdyby ludzie działali tylko w pierwszej albo czwartej opcji. Czyli albo robią coś tak produktywnie jak tylko można, albo mówią „teraz nie pracuję” i robią wszystko inne, nawet nie myśląc o tym, że będą musieli wykonać kiedyś jakąś pracę.
Otóż ta prosta reguła Pareto o której wspomniałem na samym początku, brzmi nie inaczej jak tak: 80% wszystkich dochodów jest generowane przez 20% produktów. I okazuje się, że jest to o tyle niesamowite, że można to przenieść wszędzie – 80% pieniędzy państwa znajduje się w rękach 20% populacji (badania z Włoszech z 1941r.). Czyli analogicznie 80% Twojej pracy wykonujesz przez 20% działania, potem się dekoncentrujesz, wypadasz z rytmu i reszta pracy stoi i.. zajmuje pozostałe 80% czasu.
Teraz pewnie rozumiesz dlaczego właśnie tak podzieliłem ‘zajętość’ kilka akapitów wyżej. Wniosek jest bardzo prosty – gdy już pracujesz, to musisz po prostu to robić. Jeśli zaplanowałeś pracować 8 godzin, to przez ten czas siedzisz przy biurku, ale faktyczne działania związane z pracą trwają powiedzmy 2h… Czyli jak prosta matematyka pokazuje przez 6(!!) godzin, Twoja praca była nieefektywna. Po prostu rozkojarzenie, facebook, demotywatory czy co to się tam teraz przegląda pochłonęły większość Twojej uwagi. A jak wiemy mózg działa optymalnie kiedy wpada do niego tylko jeden strumień informacji. Są od tego wyjątki, bo jak świat pokazuje niektórzy ludzie wciąż potrafią nas zaskoczyć i robią wiele rzeczy jednocześnie nie tracąc koncentracji, ale skupmy się na segregowaniu wiadomości. Każda informacja wpadająca do mózgu musi zostać przetworzona, a w momencie kiedy dostajemy ich na raz zbyt dużo to po prostu zaczynamy odczuwać stres i przytłoczenie, a większość informacji jest po prostu jest zapomniana.
W jaki sposób można nad tym panować?
- silnym postanowieniem:
- zaplanuj, że będziesz pracować przez 45 minut. I choćby nie wiem co się działo przez ten czas siedź przy biurku i pracuj. Co jeśli stracisz ochotę? Wtedy siedź dalej i pracuj… Ignorując wszystkie inne możliwe czynności. Jeśli Rafał jest pisarzem, to przez 45 minut będzie siedział przy Wordzie, a kiedy stwierdzi że nie ma weny to dalej będzie tam siedział czekając, aż wena przyjdzie bo może odejść od komputera dopiero kiedy minie czas; - Filtrowanie informacji:
- kiedy rozwiązujesz jakiś problem to skupiaj się tylko na nim i na rzeczach które mogą Ci pomóc go rozwiązać. Kiedy myślisz w jaki sposób najefektywniej dojechać do Gdyni z Katowic, to zbieraj informacje tylko te istotne, np. gdzie jest ile korków. Uważaj na informacje pozornie istotne, np. gdzie jest jakie wzniesienie, bo niby się to przekłada na spalanie paliwa ALE w tym wypadku jest marginalne i tylko wprowadza chaos informacyjny… I zupełnie zignoruj te nieistotne np. że ludzie giną w wypadkach samochodowych - Wprowadź porządek
- skoro już filtrujesz informacje na poziomie świadomym, to przefiltruj jeszcze te nieświadome. Rozejrzyj się po swoim otoczeniu i sprawdź co jest nienaturalne. Blat biurka z definicji (podświadomej) służy tylko do przetrzymywania rzeczy potrzebnych do pracy i wszystko co jest ponad tym odwraca Twoją uwagę od pracy. Posiadanie otwartych zakładek w przeglądarce z Facebooka kiedy Twoja praca nie ma większego związku z nim również przeszkadza. Bo może o tym nie wiesz, ale cały czas nasłuchujesz czy ktoś nie napisał, a kątem oka spoglądasz czy masz nowe powiadomienie.
Kolejną szalenie ważną zasadą jest prawo Parkinsona. Słyszałeś może ten żart? „Ile miejsca zajmuje Windows? Tyle ile znajdzie, tyle zajmie”. No dobra, może jednak suchar, ale świetnie oddaje analogię. Tutaj jest podobnie, otóż według psychologów i moich obserwacji wynika bardzo prosty fakt. Że praca zostanie wykonana idealnie w terminie. Nie wcześniej, nie później. Czyli analogicznie mając miesiąc czasu na wykonanie zadania, to prawdopodobnie, zajmie Ci to idealnie miesiąc. I wcale nie chodzi tutaj o to, że potrzebujesz na to akurat miesiąca. Bo kiedy na to samo zadanie masz tydzień to TEŻ zajmie Ci ona cały tydzień. Nie wierzysz? Przypomnij sobie teraz, że kiedy miałeś X czasu na odrobienie zadania domowego w szkole – albo jeśli wolisz pracy – to z reguły jej wykonanie zabierało Ci jakiś niewielki procent całego czasu, a mimo to było gotowe dokładnie przed dead-linem a nie na samym początku tego czasu.
Wskażę teraz połączenie powyższych dwóch praw – skoro tylko 20% Twojej pracy daje największe efekty, to wykryj te momenty i pracuj dokładnie wtedy, robiąc to niedłużej niż 2 godziny i przy okazji ustalaj wcześniej sam ze sobą DOKŁADNIE co w tym czasie zrobisz… I po prostu to zrób. Gwarantuję Ci, że Twoja wydajność wzrośnie i będziesz mieć więcej czasu dla siebie.
Co zrobić, jeśli pracujesz na etacie i Twoje godziny pracy są stałe? No cóż, jeśli pracujesz w biurze, albo po prostu masz wpływ na ilość pracy wykonanej w konkretnym czasie (czyli praca za ladą odpada, bo zależy to od klientów i czasu pracy, a nie od Ciebie), proponuję dogadać się z szefem, przedstawiając właśnie powyższe argumenty, za tym żebyś pracował krócej, ale za to wydajniej.
Obiecałem, że pomogę Ci z koncentracją. Jest to według mnie, coś odwrotnego do kreatywności, która wymaga otwartego umysłu i niestandardowego myślenia. Otóż w tym wypadku koncentracja wymaga od Ciebie… Zapomnienia. O świecie, o otoczeniu, o pogodzie… O myśleniu. Nic tak nie pomaga jak porównanie się do robota, który po prostu ma konkretne zadanie i je wykonuje. Bodźce z zewnątrz przestają być istotne, a tylko opóźniają to co robisz, bo dają Ci tylko więcej informacji do analizowania. Czyli, jeśli jeszcze tego nie widzisz to podpowiem, można łatwo pomóc naszemu mózgowi w niezwracaniu uwagi na otoczenie na przykład zamykając się w spiżarce i gasząc światło.
Podsumowując całość:
- Zasada Pareto ( 20/80)
- Prawo Parkinsona ( Ile by czasu nie było, większość pracuje dopiero przy deadline)
- Dobra organizacja czasu pracy (pracuj kiedy jesteś wydajny i wypoczęty)
- Praca to praca (koncentracja na pracy)
- Wypoczynek to wypoczynek (odcięcie się od pracy)
- Koncentracja i skupienie się na zadaniu
A czy Ty jesteś wydajny w tym co robisz, czy tylko zajęty?
Jeśli uważasz, że w jakiś sposób skorzystałeś na artykule sprawdź też inne ;)