Kaizen – to japońskie słowo, które ma już wiele anglojęzycznych tłumaczeń.
Mówiąc najprościej oznacza ciągle doskonalenie się. A skoro zaczynasz czytać ten artykuł – rozumiesz intencje, jakie ten proces niesie ze sobą.
„Kai” oznacza „w toku”, ale też „ciągły” oraz „ocean”. „Zen” to słowo japońskie już w naszej kulturze znajome od wielu lat, tłumaczy się je jako „mądrość”, „dobro” i „poprawa”.
Ciągła poprawa, czyli metoda małych kroków
Dzisiejszy świat jest dynamiczny. Jest też wymagający. Klient chce mieć produkt szybko. I tanio. Stąd potrzeba optymalizacji procesów.
I właśnie KAIZEN może przy niewielkich nakładach finansowych, za pomocą małych kroczków wpłynąć na udoskonalenie działania organizacji.
Jednak jak mówią specjaliści, europejskie firmy nie wykształciły w sobie na tyle wysokiej kultury zarządzania, aby odczuwać w ogóle potrzebę wprowadzania filozofii Kaizen do udoskonalenia firmy, czy też produkcji. Ale też coraz więcej firm dostrzega potrzebę stopniowych zmian.
Większość organizacji wdrażających procesy typu Kaizen ustanawia metody i podstawowe przepisy, które są dobrze skomunikowane w organizacji i wzmocnione poprzez szkolenia.
KAIZEN – fazy przebiegu poprawy
Faza 1: planowanie i przygotowanie.
Pierwszym wyzwaniem jest określenie odpowiedniego obszaru docelowego do poprawy. Takie obszary mogą obejmować:
- obszary intensywnej pracy w toku;
- procesu administracyjnego lub produkcyjnego, gdzie znaczące tzw. wąskie gardła lub opóźnienia występują ;
- obszary, gdzie wszystko jest postawione na głowie, chaotyczne/ lub jakość lub wydajność nie spełnia oczekiwań klientów/ lub obszary, które mają znaczny wpływ finansowy lub na rynku (czyli stają się wartością dodaną działań ).
Jest to ważne dla zespołu, aby zaangażować pracowników z obszaru docelowego procesu administracyjnego lub produkcji, chociaż osoby patrzące z nowej perspektywy mogą czasem wnieść nowe świeże spojrzenie na problemy, do których przywykliśmy.
W praktyce wydarzenia organizacyjne mają zazwyczaj trwać od jednego dnia do siedmiu dni, w zależności od skali ukierunkowanego procesu i problemu. Członkowie zespołu na ogół porzucają większość swoich obowiązków operacyjnych w tym okresie, tak aby mogli skupić się na przypadku KAIZEN, czyli realnej poprawie.
Faza 2: Wykonanie
Zespół najpierw działa rozwijając zrozumienie „stanu obecnego” procesu, tak aby wszyscy członkowie zespołu podobnie patrzyli na problem ich pracy. Dwie techniki są powszechnie używane do określania aktualnego stanu i identyfikacji odpadów produkcyjnych.
Pięć razy dlaczego
Toyota opracowała praktykę pytania „pięć razy dlaczego” i za każdym razem udziela odpowiedzi, aby odkryć przyczynę problemu. Przykład znajduje się poniżej.
Pytanie 1: Dlaczego wyrzuca Pan trociny na podłogę?
Odpowiedź pracownika: Ponieważ podłoga jest śliska i zagraża bezpieczeństwu.
Pytanie 2: Dlaczego podłoga jest śliska i zagraża bezpieczeństwu?
Odpowiedź pracownika: Bo jest na niej olej.
Pytanie 3: Dlaczego jest na niej olej?
Odpowiedź pracownika: Bo maszyna przecieka.
Pytanie 4: Dlaczego maszyna przecieka?
Odpowiedź pracownika: Ponieważ olej spływa przez złączkę.
Pytanie 5: Dlaczego tak się dzieje?
Odpowiedź pracownika: Ponieważ osłonka złączki się zużyła.
Mapowanie Strumienia Wartości
Technika ta polega na uzupełnieniu diagramów czynności, działań, przepływów materiałowych, komunikacji i innych elementów procesów, które są związane z procesem lub przekształceniem (np. przekształcenia surowców do gotowego produktu, ukończenie procesu administracyjnego).
Członkowie zespołu identyfikują zbędne elementy procesu pytając , co jest celem procesu jest i czy każdy krok lub element dodaje wartości w osiąganiu tego celu.
Faza 3: Uzupełnienie
Kluczowym elementem zastosowania KAIZEN w organizacji jest działalność, która ma na celu zapewnienie, że zmiany są trwałe, a nie tylko chwilowe.
Po przeprowadzeniu fazy identyfikacji problemu dzięki zastosowaniu Kaizen, członkowie zespołu powinni śledzić kluczowe wskaźniki wyników (tj. metryki), czyli udokumentować korzyści z poprawy.
Opracował zespół tomastest.eu
Więcej informacji znajdziecie Państwo na stronie www.tomastest.eu