Firmy często nie zdają sobie sprawy z konsekwencji prawnych stosowania różnych form zapisu swojej prawnej nazwy firmy.
Szczególnie ważne jest to w wypadku spółek prawa handlowego. Cudzysłów, myślnik lub inny znak typograficzny może być przyczyną kłopotów.
Wzorcowy zapis nazwy firmy
Zgłaszając nowa firmę do odpowiedniego rejestru, rzadko kiedy zwracamy uwagę na formę jej zapisu. To czy w nazwie pojawią się znaki przestankowe, cudzysłów, zapis kapitalikami nie ma dla nas znaczenia. W praktyce jednak, każdy znak typograficzny pojawia się w zapisie komputerowym. Efektem jest istnienie wielu form zapisu nazwy firmy. Zarówno w jej pełnej formie jak i w formie skróconej.
W konsekwencji niekonsekwentnego posługiwania się zapisem nazwy w dokumentach pojawiają się różne formy zapisu nazwy firmy. Raz zapisują nazwę firmy ze wszystkimi znakami typograficznymi, w innych przypadkach te znaki pomijają. Dosłowność zapisu nazwy firmy jest koniecznością i obowiązkiem przedsiębiorcy. Znaczy to, że jeżeli spółka zapisała swoją nazwę w umowie założycielskiej, to w takiej formie powinna również ją zgłosić do rejestru KRS, a następnie konsekwentnie stosować ją w obrocie gospodarczym. Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek jednakowego zapisu nazwy firmy w umowach, pismach urzędowych i dokumentach księgowych.
Zapis nazwy firmy w umowie założycielskiej jest wzorcem
Jeśli jakiś znak jako element firmy (nazwy firmy) jest zapisany w KRS, pojawia się w statucie lub umowie, to w sensie prawnym jest integralną częścią nazwy firmy. Znaki takie jak cudzysłów czy myślnik, są umieszczone w specjalnie przygotowanej normie określające znaki pisarskie. Wzornik ten stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości dotyczącego sposobu prowadzenia rejestrów KRS. Załącznik ten opisuje szczegółowo treść i formę wpisów w rejestrach KRS. Znaczy to, że każdy zapisany znak jest uznawany jako element oznaczenia firmy przedsiębiorcy. W praktyce, znaki typograficzne są tak samo traktowane jak każda litera alfabetu.
Nazwa firmy jest jej podstawowym wyróżnikiem i identyfikatorem przedsiębiorstwa. Warto się zastanowić czy dodatki w zapisie nazwy firmy przynoszą jakość korzyść, czy są podstawą zamieszania i kłopotów. Proste jest lepsze. Także jako zapis nazwy firmy. Nie ma sensu wstawiać znaków dodatkowych, bo zapis nazwy komplikują. Nie ma sensu ich dodawać, bo nie wnoszą żadnej dodatkowej wartości. Konsekwencją ich umieszczenia w zapisie nazwy jest obowiązek jest stosowania.
W praktyce prowadzi to do kłopotów. Na przykład w bazach Urzędu Patentowego, wyznacznikiem budowania bazy danych znaków towarowych jest numer rejestracji znaku towarowego. Jest on jedynym elementem kontrolowanym. Nazwa firmy zapisywana jest … „swobodnie”. To znaczy, że istnieje wiele form zapisu nazwy firmy, z kropkami i bez, ze znakami przestankowymi i bez, itd. Jeżeli chcemy wyszukać nasze zgłoszenia, może się okazać że raport nie będzie kompletny. Jest to konsekwencją różnych zapisów nazwy firmy. Bardzo to utrudnia administrowanie posiadanymi prawami.
Jan Astner
Artykuł z archiwum Anagram Naming