Duża część polskich firm ma problem z właściwym zarządzania sprzętem firmowym. Okazuje się, że im większa firma tym większy bałagan, nagle sprzęt gdzieś znika, co przyjmowane jest, jako coś normalnego i nieuchronnego.
Brak wiedzy, kto dysponuje danym sprzętem, jakie posiada oprogramowanie, czy używa dodatkowych akcesoriów powoduje częste nadużycia i niepotrzebne wydatki na te urządzenia, które w tym momencie powinny być na stanie firmy. Nie sztuką jest kupowanie cały czas nowych laptopów dla każdego nowego pracownika, czy też dodatkowego oprogramowania i akcesoriów, ważne jest, aby wykorzystywać to, co nadaje się do użytku i z powodzeniem nadal może służyć, jako narzędzie pracy.
Głównym powodem dublowania sprzętu jest brak przepływu informacji pomiędzy różnymi działami, co sprawia, że pojawiają się kolejne wnioski zakupowe, bo okazuje się, że w dziale nie ma jak wyposażyć nowych pracowników. Okazuje się, że przy posiadaniu odpowiedniej wiedzy można by wyposażyć pracownika wolnymi zasobami z innego działu. Podobnie rzecz się ma w przypadku awarii, gdzie w pierwszej kolejności należałoby rozdysponować tym, co jest obecnie na stanie, a czego się nie używa. Jeżeli chodzi o licencje oprogramowania regułą jest, że przedłużanie subskrypcji następuje dopiero w momencie, gdy wygaśnie obecna.
Brak ewidencji numerów seryjnych, numerów IMEI, szczegółowej specyfikacji sprzętu to zielone światło dla nadużyć, jak twierdzi Łukasz Osuch Prezes zarządu Prosferi Sp. z o.o twórca systemu Offigo.pl. W sprzęcie firmowym, który zdają pracownicy odchodząc z firmy są wymieniane podzespoły, brakuje akcesoriów, a często szczególnie w przypadku smartfonów jest to inny model o podobnym wyglądzie. Zdarza się i tak, że powierzony sprzęt pozostaje w rękach osoby odchodzącej z firmy, ponieważ nikt się o niego nie upomniał.
Oprogramowanie do zarządzania majątkiem firmy to wbrew pozorom nie jest duży wydatek, nie jest potrzebny program magazynowy a narzędzie, które skataloguje sprzęt, pozwoli efektywnie nim zarządzać, kontrolować zwracany przez pracowników sprzęt i uniknąć zbędnych inwestycji, których okazuje się być za wiele.
* Platforma do zarządzania firmą Offigo.pl została współfinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.