Rzadkością są firmy posiadające skatalogowaną dokumentację wewnętrzną, poprzez którą rozumieć należy m.in.: wszelkiego rodzaju regulaminy, rozporządzenia, cenniki, kontakty.
Niekiedy część potrzebnej dokumentacji zostaje udostępniona pracownikom w postaci obszernych zasobów poczty firmowej. W takim wypadku odnalezienie konkretnego, właściwego regulaminu sprowadza się do przewertowania skrzynki, przeglądnięciu wielu podobnych załączników aż
w końcu - po utracie bezcennego czasu - natrafienia na właściwy dokument. Jednak często nie udaje się odnaleźć tego, czego szukamy na naszej poczcie. Wtedy rozpoczyna się rutynowy proces mailowania lub obdzwaniania współpracowników z pytaniem o dostępności pożądanego dokumentu.
Osoby ceniące dobrą organizację pracy najczęściej zapisują wszystkie ważne dokumenty w odrębnym folderze, przetrzymywanym na pulpicie komputera - niestety nie każdy praktykuje wykonywanie kopii bezpieczeństwa. W konsekwencji, awaria sprzętu generalizuje konieczność ponownego – kilkugodzinnego bądź nawet kilkudniowego - zgromadzenia utraconych danych.
Istnieją jednak sposoby dla poprawnego skatalogowania, a następnie udostępnienia dokumentacji wszystkim zainteresowanym pracownikom – w zależności od przyznanych im uprawnień wglądu. Odbiór potrzebnego regulaminu w tym wypadku odbywa się na dowolnym urządzeniu, a jedynymi wymaganiami są: dostęp do Internetu oraz zainstalowana przeglądarka internetowa.
- Możliwość stałego i kontrolowanego dostępu do uporządkowanej dokumentacji firmowej to duży krok, jeżeli chodzi o mobilność, dodatkowo eliminuje wszelkie ograniczenia w pracy poza biurem
i pozwala zaoszczędzić cenny czas - twierdzi Łukasz Osuch, twórca platformy Offigo*. Badania pokazują, że coraz więcej firm korzysta z oprogramowania z dostępem online, chodzi głównie
o wygodę i oszczędność czasu oraz nie ma obawy przed umieszczaniem danych na serwerach gdzie są zastosowane te same zabezpieczenia jak np. w bankowości.
