Delegowanie zadań to jedna z kluczowych kompetencji każdego menedżera. Nie każdy jednak wie, jak przekazać uprawnienia, nie tracąc jednocześnie kontroli.
Jak dzielić się zadaniami z podwładnymi, aby każda strona na tym zyskała?
Dlaczego warto delegować?
Delegowanie uprawnień to przekazywanie podległym pracownikom części swojej odpowiedzialności. Daje to menedżerowi możliwość efektywniejszego wykorzystania swojego czasu pracy i koncentracji na priorytetowych działaniach. Daje również szansę dotarcia do dodatkowej wiedzy, którą posiada jego zespół. Jest to też skuteczna metoda angażowania i motywowania pracowników. Dzięki delegowaniu pracownicy mają możliwość wpływu na wizję i rozwój firmy oraz stają się współtwórcami konkretnych rozwiązań. Delegowanie pomaga również w podnoszeniu kwalifikacji podwładnych. Uczestnicząc w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów, pracownicy zdobywają wiedzę o działalności całej organizacji i zwiększają swoje umiejętności kierownicze.
Które zadania możemy delegować?
Przede wszystkim należy delegować takie zadania, które pracownicy potrafią wykonać na zadowalającym poziomie bez udziału menedżera.
Są to najczęściej zadania rutynowe, które nie wymagają specjalistycznej wiedzy, a zabierają menedżerowi dużo czasu.
W kolejnym etapie można delegować zadania powtarzalne, ale wchodzące w obszar działania specjalistów. Takie zadania wymagają już odpowiedniego przygotowania merytorycznego.
Kolejną kategorią zadań do delegowania są te, które menedżer dostaje od swoich przełożonych, ale nie może wykonać samodzielnie.
Jednak największy sens ma delegowanie zadań, które wymagają od pracowników rozwinięcia ich kompetencji.
Komu delegować?
Założeniem efektywnego delegowania zadań jest przekazywanie ich odpowiednim osobom.
Odpowiednim, to znaczy posiadającym nie tylko wystarczające kompetencje merytoryczne, ale również wyróżniających się predyspozycjami liderskimi i gotowymi wziąć na siebie odpowiedzialność za powierzone zadania i zespół.
Warunkiem identyfikacji takich osób jest dobra znajomość swoich podwładnych. Delegujący menedżer musi znać słabe i mocne strony swoich współpracowników, wiedzieć kto z nich potrafi pokierować projektem i zespołem.
Jak delegować?
Kiedy już wiemy jakie zadanie chcemy delegować i komu, powinniśmy przekazać tej osobie instrukcje i nadać odpowiednie uprawnienia.
Podstawowym problemem jest jasne i precyzyjne sformułowanie celu zadania. Po opisaniu zadania należy przedstawić sposób jego wykonania i określić efekt końcowy oraz metodę oceny sukcesu. Trzeba pamiętać o określeniu terminu realizacji zadania. Najlepiej ustalić go wcześniej niż rzeczywisty termin, aby mieć czas na dokonanie poprawek przed ostatecznym terminem.
Ważne jest odpowiednie uzasadnienie delegowania konkretnego zadania. Dlaczego właśnie ta osoba ma się tym zająć? Jak to zadanie wpływa na pracę działu i organizacji? Czego pracownik może się nauczyć dzięki realizacji danego zadania?
Na koniec warto upewnić się czy pracownik dobrze zrozumiał przekazane informacje i akceptuje zlecone obowiązki.
Jak kontrolować wykonanie zadań?
Istotnym czynnikiem jest kontrolowanie przebiegu realizacji zadania i udzielenie wsparcia, kiedy jest potrzebne. Przekazanie pracownikowi odpowiedzialności i swobody decydowania w pewnym obszarze podnosi jego poczucie wartości, pobudza kreatywność i zwiększa motywację.
Jednak autonomia podwładnego nie jest nieograniczona. Szef musi być informowany o postępach i problemach w realizacji zadań. Najlepszym sposobem na danie pracownikowi swobody i jednoczesne zapewnienie sobie informacji o realizacji zadania jest stworzenie systemu raportowania.
Przed rozpoczęciem zadania należy ustalić jasne zasady komunikowania. Dzięki temu pracownik może skupić się na pracy, a szef ma szansę na odpowiednią reakcję w przypadku pojawiających się problemów.
Trzeba jeszcze zwrócić uwagę na jedną kwestię. Jeśli delegowanie ma nauczyć podwładnych samodzielności i odpowiedzialności za swoje decyzje, w przypadku pojawiających się problemów kierownik nie może przejąć całkowitej kontroli nad zadaniem. Powinien pełnić funkcję doradcy, mentora, pozostawiając najważniejsze decyzje w rękach pracownika. Mimo to, ostateczna odpowiedzialność zawsze spoczywa na menedżerze. Nie można o tym zapominać.
Korzyści z delegowania dla menagera
Delegowanie zadań to doskonałe narzędzie poprawy efektywności menedżera. Poprzez dzielenie się swoimi uprawnieniami nie tylko zyskuje więcej czasu na najważniejsze zadania, ale także motywuje pracowników i rozwija kompetencje podległego mu zespołu.
Najważniejsze zasady delegowania zadań
Aby delegowanie było skuteczne należy pamiętać o kilku zasadach. Przede wszystkim pracownik musi mieć jasność stawianego przed nim celu. Poziom delegowanych zadań musi być dostosowany do posiadanych przez niego kompetencji. Należy dostarczyć mu wszystkie niezbędne informacje i narzędzia do wykonania zadania. Nie wolno zapominać, że za końcowy efekt współpracy odpowiada menedżer, dlatego ważne jest ciągłe śledzenie postępów w realizacji projektu, a po skończonym zadaniu ocenienie pracy podwładnego.
Autor: pl