Jak zatem przeprowadzać rozmowy z pracownikami, aby stały się ważnym czynnikiem ich osobistego rozwoju oraz poprawy wyników organizacji?
Rozmowa oceniająca. Ostatni i najważniejszy etap oceny pracowniczej. Od niej zależą efekty całego procesu. Jak zatem przeprowadzać rozmowy z pracownikami, aby stały się ważnym czynnikiem ich osobistego rozwoju oraz poprawy wyników organizacji?
Rozmowa oceniająca w procesie oceny pracy
Punktem wyjścia do rozmowy są wypełnione kwestionariusze ocen. Jednak nawet najlepiej skonstruowany formularz pełni jedynie funkcję pomocniczą. Głównym elementem procesu oceniania jest bowiem dialog przełożonego z pracownikiem.
Prowadzenie rozmów oceniających jest zadaniem bardzo odpowiedzialnym. Dla wielu menedżerów jest to najtrudniejsza część procesu oceniania. Rozmowa oznacza komunikację dwukierunkową. Zatem przełożony musi być przygotowany nie tylko do zaprezentowania i uzasadnienia swojej opinii, ale również do zadawania pytań i wysłuchania argumentacji pracownika. Czasami pod ich wpływem konieczne jest dokonanie korekty oceny. Rozmowy zabierają dużo czasu, ale ich wpływ na pracowników jest większy niż wypełnianie ankiet czy formularzy ocen.
Cele rozmów oceniających
W pierwszej kolejności rozmowa prowadzi do ustalenia, jakie są rzeczywiste osiągnięcia pracownika. Następnie umożliwia odkrycie przyczyn trudności w wykonywaniu pracy.
Na podstawie ustalonych problemów, przełożony i oceniany wspólnie starają się znaleźć sposoby usprawnienia pracy.
Efektem tego jest większe zaangażowanie pracownika w zlecone zadania. Czuję się on zmotywowany do bardziej efektywnej pracy. Dodatkowo dzięki rozmowie buduje się ściślejsza relacja między menedżerem i pracownikiem, która wpływa na lepsze zrozumienie i współpracę w przyszłości.
O co pytać podczas rozmowy z pracownikiem?
Podstawowe pytania powinny koncentrować się wokół wyników przeprowadzonej oceny okresowej. Menedżer powinien upewnić się, czy pracownik zapoznał się z wynikami oceny i czy uważa ją za sprawiedliwą.
W przypadku niezgodności powinien wyjaśnić oceny odwołując się do poszczególnych kryteriów.
Kolejny etap to ustalenie przyczyn niskich wyników pracy w określonych obszarach i propozycje działań naprawczych.
Oprócz pytań o ocenę pracy, warto wykorzystać taką rozmowę do pozyskania większej ilości informacji o pracowniku i jego zadaniach. Dlatego należy zapytać o: satysfakcję z wykonywanych na stanowisku pracy zadań, dokładny sposób ich realizacji, występujące przy tym problemy, atmosferę w zespole, wsparcie uzyskiwane od kierownika i plany rozwojowe.
Jak przygotować się do rozmowy oceniającej?
Do rozmowy oceniającej musi się przygotować pracownik i przełożony. Dlatego powinna ona być zaplanowana z odpowiednim wyprzedzeniem.
Oceniający powinien wyznaczyć sobie cel takiej rozmowy i konsekwentnie się go trzymać. Określenie celu pomaga w przygotowaniu rozmowy i w czasie jej trwania. Pozwala dobrać odpowiednie argumenty i przykłady uzasadniające dokonaną ocenę. Ponadto ułatwia skupienie się na sprawach najważniejszych i unikaniu zbędnych dygresji. Na rozmowę oceniającą należy zarezerwować odpowiednią ilość czasu, która z jednej strony wyeliminuje pośpiech, a z drugiej nie pozwoli na niepotrzebne przeciąganie dyskusji. Trzeba również zadbać o odpowiednie pomieszczenie do prowadzenia takiej rozmowy. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór miejsca neutralnego, jak np. sala konferencyjna. Koniecznie trzeba zadbać o spokój w trakcie rozmowy, w taki sposób, aby żadną z osób nie rozpraszały telefony czy inni pracownicy.
Atmosfera – klucz do sukcesu w rozmowie z pracownikiem
Rozmowa oceniająca powinna odbywać się w atmosferze wzajemnego zaufania i otwartości. Prowadzenie oceny zza biurka wzmacnia różnicę w hierarchii i buduje dystans. Skoro rozmowa ma się odbyć w partnerskiej atmosferze, warto usiąść na równych prawach do „okrągłego stołu”.
Obiektem krytyki nie może być człowiek. Jeśli wyrażamy ocenę, musimy pamiętać, żeby dotyczyła ona pracy, a nie pracownika. Nie wolno naruszać poczucia godności pracownika i niszczyć jego poczucie własnej wartości. Warto zachować spokój i opanowanie, nawet wtedy, gdy pracownik nie panuje nad swoimi emocjami. Rozmowa oceniająca to duży stres dla obu stron. Podnoszenie napięcia na pewno nie sprzyja osiągnięciu celu.
Należy unikać porównywania i rozmowy o innych pracownikach. Ocena dotyczy wyników konkretnej osoby, w oparciu o ustalone cele i kryteria, a nie w zestawieniu z innymi zatrudnionymi.
Komunikacja –jak rozmawiać z pracownikiem?
Podstawą dobrego porozumienia jest kontakt wzrokowy i prawdziwe zainteresowanie drugą osobą. Rozmowa oceniająca powinna być rzeczywistym dialogiem.
Dlatego oprócz mówienia, oceniający powinien być również nastawiony na aktywne słuchanie tego, co ma do powiedzenia pracownik. Sam przełożony powinien mówić prostym językiem i używać jasnych sformułowań. Nie powinien mówić zbyt długo. Powinien za to zachęcać pracownika do wyrażania własnych opinii, np. przez zadawanie otwartych pytań. Należy kłaść nacisk na sprawy istotne i nie poświęcać zbyt dużej uwagi sprawom błahym.
Efektem rozmowy oceniającej powinny być wspólne wnioski. Rozwiązań problemów powinno się szukać wspólnie.
Pod koniec spotkania należy jeszcze raz się upewnić, czy obie strony rozumieją ustalenia w ten sam sposób i akceptują je. Warto je zapisać, żeby można było się do nich odwołać w trakcie kolejnego spotkania.
Kluczowym elementem procesu oceny jest rozmowa oceniająca. Odpowiedzialność za jej prawidłowe przeprowadzenie spoczywa na kierowniku dokonującym oceny. Przygotowując się do rozmowy i prowadząc ją, trzeba pamiętać o głównym celu, jakim jest motywacja pracownika do rozwoju. Wszystkie elementy powinny być podporządkowane temu celowi. Dobrze przeprowadzona rozmowa jest zwieńczeniem procesu oceny. Jej efektem powinny być ustalone wspólnie cele rozwojowe i rola pracownika w realizowaniu misji firmy.
Autor: pl