Każde przedsiębiorstwo działające w branży budowlanej musi zwrócić uwagę na specyfikę tego sektora.
Próbując porównać tą branże z innymi najbliższe skojarzenia prowadzą do działalności produkcyjnej. Konieczne jest zakupienie materiałów i takie ich przekształcenie tak, aby otrzymać efekt końcowy, zgodny z wymaganiami, w tym przypadku nie klient, ale zleceniodawcy. Różnica jest jednak znacząca, realizacja każdego projektu odbywa się w wyznaczonym miejscu, które zawsze jest dobierane pod kątem późniejszego użytkowania, a nie wygody firm realizujących przedsięwzięcie. Powyższe porównania i różnice są oczywiste, ale mają bardzo duży wpływ na funkcjonowanie logistyki projektów budowlanych. Każde przedsiębiorstwo realizujące przedsięwzięcie musi zaplanować funkcjonowanie kilku obszarów związanych z logistyką: dostawy materiałów, narzędzi, pracowników czy też zakontraktowanie podwykonawców. W tym ostatnim przypadku istotne jest po której stronie jest dostawa materiałów.
Kiedy już znane są już warunki, na jakich dana budowa będzie realizowania należy odpowiedzieć na bardzo istotne pytanie, jakie cele stoją przed logistyką. Odpowiedź zazwyczaj jest podobna. Z jednej strony jest to zapewnienie ciągłości prac budowlanych, z drugiej strony minimalizacja kosztów związanych logistyką. Jak łatwo zauważyć oba cele są rozbieżne, a ponadto w wielu przypadkach obarczone dodatkowymi problemami wynikającymi ze specyfiki prowadzenia projektów budowlanych. Zbilansowanie wszystkich czynników, dające jak najbliższe osiągnięcie obydwóch celów, pozwoli zwiększyć konkurencyjność przedsiębiorstwa.
Zapewnienie ciągłości prac budowlanych jest oczywiście priorytetem w kontekście całego projektu. Zbyt duże opóźnienia mogą skutkować bardzo dotkliwymi obciążeniami finansowymi, których oczywiście wszyscy starają się uniknąć. Jak pokazuje doświadczenie, samo zapewnienie dostępności materiałów na czas nie jest wystarczające. Nieuniknione w zasadzie zmiany projektowe narzucają konieczność zachowania elastyczności, o czym należy pamiętać przez cały czas budowy łańcucha dostaw, każdego projektu. Jest to istotnie w dwóch aspektach. Musimy zadbać o zabezpieczenie możliwości szybkiego uzupełnienia brakujących materiałów. Z drugiej strony niewykorzystany z powodu zmian projektowych materiał często stanowi nasze obciążenie, warto na jak najwcześniejszym etapie zabezpieczyć możliwość zwrotu materiału. Zwracam tu uwagę na ważny element logistyki, jak uzgodnienia logistyczne z dostawcami.
Przed dalszą analizą łańcucha dostaw, warto zwrócić uwagę na kolejną specyfikę branży budowlanej, a mianowicie fakt, że najczęściej materiały zamawiane są przez kierownika lub inżyniera budowy. Bardzo istotne jest, aby już na początkowym etapie projektu uzgodnić koncepcję logistyki z zamawiającym. Brak odpowiedniej komunikacji pomiędzy logistyką a kierownikiem zamawiającym materiały jest bardzo częstą przyczyną nieprawidłowości.
Pierwszym elementem, od którego należy rozpocząć budowanie efektywnego łańcucha dostaw jest wybór dostawcy. Na dużych projektach są to najczęściej hurtownie. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem byłoby kupowanie bezpośrednio u producenta, często jednak jest to nie możliwe. Mniejsze przedsiębiorstwa, poza hurtowniami, korzystają również z lokalnych sklepów detalicznych. Niezależnie od skali projektu każda osoba odpowiedzialna za dostawy powinna przeprowadzić benchmark pobliskich hurtowni oraz sklepów detalicznych. Z wybranymi warto podjąć rozmowy handlowe w celu wynegocjowania odpowiednich rabatów oraz co ważniejsze aby przygotować wybraną hurtownię do możliwości wzmożonych zakupów na wybrane towary, zwłaszcza te, które będą dla nasz krytyczne. Nawet jeśli nie będziemy korzystać i możliwości lokalnych zakupów, to kontrahent będzie przygotowany w razie wystąpienia jakiejś nieprzewidzianej sytuacji.
Jak napisano wcześniej większość materiałów zamawiana jest na budowę przez kierownika(branży, odcinka lub budowy) lub inżyniera budowy. W większości przypadków jest to materiał potrzebny na wykonanie konkretnego odcinka, zgodne z harmonogramem. W tym momencie warto postawić pytanie. Jak duże powinny to być zamówienia? Uogólniając temat, możliwości są dwie. Zamówienia bezpośrednio na budowę lub korzystanie z magazynu centralnego przedsiębiorstwa. Przewagą magazynu centralnego jest możliwość zakupu większych partii materiału w niższych cenach. Daje to możliwość ograniczenia kosztów w pewnym zakresie. Trzeba jednak zwrócić uwagę na możliwość wystąpienia dodatkowych czynników, które mogą przyczynić się spadku efektywności tego modelu. Przykładem mogą być: konieczność dodatkowego transportu, wystąpienia błędów, pomyłek i co najważniejsze część materiałów używanych na budowie ma określonego producenta (jest to bardzo ważna zwłaszcza w przypadku podwykonawców), co może uniemożliwić wykorzystanie materiałów przy innych projektach. Dużo lepszym sposobem są dostawy just-in-time, bezpośrednio na budowę. W praktyce nie jest możliwe dostarczanie materiałów na tylko na bieżące prace, Powodem jest brak zapewnienia precyzyjnego zakresu na kolejne dni oraz tempa robót budowlanych czy montażowych. Oczywiście każdy projekt ma swoją specyfikę, znając warunki w jakich będziemy funkcjonować należy dobrać odpowiedni system zamówień, dążyć jednak należy do zoptymalizowania wielkości zamówień. W niektórych przypadkach możliwości wyboru są w znacznym stopniu ograniczone z powodu braku miejsca magazynowego czy składowego. Takie sytuacje występują najczęściej w przypadku projektów realizowany w obrębach centrów miast. W takim przypadku wszystkie materiały muszą trafiać w zasadzie bezpośrednio na miejsce montażu, ewentualnie na miejsce składowe zlokalizowane w niewielkiej odległości od budowy. Składy te nie powinny być zbyt oddalone od miejsca docelowego w celu ograniczenia marnotrawstwa transportowego. W większości przypadków mamy możliwość zorganizowania niewielkiego składu na terenie budowy.
Wracają do uzgodnień logistycznych z zamawiającym materiały konieczne jest zwrócenie uwagi na ważną kwestię jaką jest wielkość pojedynczego zamówienia. Zamawiający najczęściej zamawia określoną, potrzebną ilość materiału dodając do tego kilka, kilkanaście procenty aby uniknąć braków. Jeśli nie podejmiemy odpowiednich środków zaradczych w pewnym momencie nieunikniony jest problem nadwyżki materiałów. Aby temu zapobiec niezbędna jest ciągła kontrola stanów magazynowych. Aby to osiągnąć należy w odpowiedni sposób ewidencjonować wszystkie przyjęcia i wydania materiałów. Nie jest to powszechna praktyka na budowach, jednak efekty zaangażowania pracowników są bardzo duże. Każde zamówienie może być skorygowane o ilości dostępne na budowie. Nabiera to szczególnego znaczenia w przypadku podwykonawców, którzy mają często narzuconych producentów, co uniemożliwia wykorzystanie zakupionych materiałów na innych projektach.
Ponownie warto zwrócić u uwagę na uzgodnienia logistyczne z dostawcami. Ważne aby jeszcze przed rozpoczęciem projektu uzgodnić z kluczowymi dostawcami warunki dostaw: ilości planowane na cały projekt, średnie ilości zamówień, forma transportu(np. auto z windą, z otwieranym dachem), możliwość zwrotów. Podczas rozmów z kontrahentami należy zwrócić uwagę na możliwość wystąpienia różnych problemów. Najczęstsze to zatory w płatnościach, opóźnienie dostaw, błędy dostaw, nagłe zmiany projektowe. Przewidując problemy, jakie mogą wystąpić należy podjąć odpowiednie kroki w celu zapobieżenia negatywnym skutkom. Czyli wcześniejsze uzgodnienia z dostawcami oraz wcześniejsze zabezpieczenie alternatywnych źródeł. Ponadto każda osoba odpowiedzialna za dostawy powinna nieprzerwanie monitorować wszelkie opóźnienia czy zmiany w harmonogramach. Zwróćmy uwagę, że najczęściej logistyk dowiaduje się o zmianach jak towar jest już zamówiony, czy nawet dostarczony. Często takim sytuacjom daje się zapobiec poprzez większe zaangażowanie logistyka w znajomość bieżącego postępu prac.
Jakiego systemu dostaw byśmy nie wybrali niezmienne pozostają 4 podstawowe elementy: planowanie, organizowanie, sterowanie, kontrola. Istotne jest abyśmy mieli świadomość istnienia wszystkich czterech elementów przez cały czas trwania projektu. Nawet w zaawansowanych etapach prac warto pamiętać o początkowych planach.
Jak pokazuje doświadczeni znakomita większość przedsiębiorstw outsourcuje obsługę logistyczną zaopatrzenia dostaw outsourcowana jest na dostawców. natomiast logistyka wewnętrzna oraz obsługi logistycznej w zasadzie w ogóle nie obserwuje się korzystania z usług zewnętrznych.
Dobre rady:
- Uzgodnienia logistyczne – Ustal z możliwie jak największą grupą planowanych oraz potencjalnych kontrahentów warunki dostaw, w jak największym zakresie.
- Uzgodnij koncepcję funkcjonowania logistyki z zamawiającym – Brak takich ustaleń może zapewnić powstanie dużej ilości problemów.
- Kontroluj stany magazynowe – Ustal sposób ciągłego monitorowania stanów magazynowych oraz zapewnij odpowiednią komunikacje z inżynierami odpowiedzialnymi za zamówienia.
- Zrób benchmark pobliskich hurtowni – Z wybranymi poczyń odpowiednie uzgodnienia logistyczne: rabaty, warunki dostawy, warunki płatności, możliwości transportowe. Uprzedź, jakie materiały są dla ciebie krytyczne, włącznie z wymaganym producentem.
- Przeprowadź Cash-test twojego systemu logistycznego – Zrób symulację(np. burzę mózgów), wyłap co może pójść nie tak i zabezpiecz się przed problemami.
Przykłady:
1. Problem: Nadwyżka materiału po zakończeniu projektu. Analiza dokumentów wykazuje 30% nadwyżkę zakupionych materiałów niż wynika z dokumentacji wykonawczej.
Powód: Brak odpowiedniej ewidencji bieżących stanów, ciągłe zamawianie materiałów z nadwyżką.
Rozwiązanie: Wprowadzenie ewidencji przyjęć i wydań magazynowych. Zastosowanie prostego programu magazynowego i codzienne raporty do odpowiednich inżynierów.
2. Problem: Możliwość rozładunku zablokowana zablokowany przez betoniarki.
Powód: Jak powszechnie wiadomo, wylewanie betonu nie można odłożyć. Przy ograniczonej liczbie punktów rozładunkowy łatwo o sytuację, gdzie jedyne dogodne miejsce rozładunku jest zablokowane. Co jest częstym zdarzeniem na budowach.
Rozwiązanie: Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za Punty rozładunkowe oraz ustalenie harmonogramów rozładunku.
Więcej informacji znajdziecie Państwo na stronie http://cel-procesu.pl/