Każdy użytkownik Internetu ma założoną osobistą skrzynkę pocztową, dzięki której może kontaktować się z innymi ludźmi poprzez przesyłanie e-maili.
E-mail jest wiadomością przesyłaną drogą elektroniczną. Ta forma komunikacji jest jedną z najpopularniejszych metod kontaktowania się, lecz nie każdy pamięta że w realiach Internetu obowiązują jakieś reguły. Poniżej przedstawiamy kilka zasad prawidłowo napisanej wiadomości e-mail.
Savoir vivre wiadomości e – mail: tytuł
Tytuł wiadomości e-mail jest tym elementem, który jako pierwszy rzuca się w oczy odbiorcy. Treść tytułu nie powinna odbiegać od treści napisanego maila, ponieważ dzięki temu odbiorca ma zobrazowaną problematykę wiadomości oraz ewentualnie w przyszłości będzie mógł dużo szybciej znaleźć ową wiadomość pomiędzy dziesiątkami innych. Poza tym może się zdarzyć, że wiadomość bez tytułu wyląduje w folderze spam (niechciana poczta), przez co adresat może jej nie odczytać.
Savoir vivre wiadomości e – mail: treść
Zasad poprawnego przedstawienia treści jest bardzo wiele. Przede wszystkim napisana wiadomość musi być krótka, zwięzła i na temat. Gdy musimy wysłać wiadomość o długiej treści - lepiej wysłać plik z treścią w załączniku, a w wiadomości napisać co zawiera ów załącznik. Jest to wygodniejsza metoda odbierania wiadomości przez adresata. Jednak nie należy zapominać, że odbiorca naszego listu elektronicznego niekoniecznie musi mieć zainstalowany taki sam program do odtwarzania załączników. Musimy więc pamiętać, aby wysyłać załączniki w tradycyjnych wersjach programów lub też wcześniej skonsultować ten temat z adresatem.
O czym jeszcze powinniśmy pamiętać pisząc e-mail? Na pewno o akapitach – ich stosowanie sprawiam, że wygląd naszego listu jest estetyczny. Czytanie wiadomości pisanej jednym ciągiem jest trudne, ciężko jest wychwycić wszystkie wątki i szczegóły, które mogą się okazać kluczowe.
Konstruując maila może zastosować poniższy układ wiadomości.
Układ treści wiadomości
1. Pozdrowienie adresata np. „Witam”, „Szanowny Panie” itp.
2. Początek wiadomości – przedstawienie głównego celu
3. Rozwinięcie
4. Zakończenie – zastosuj jedno ze sformułowań typu : „z poważaniem”, „pozdrawiam”
5. Podpis
Savoir vivre wiadomości e – mail: podpis
Każdy przesyłany mail powinien by zakończony podpisem nadawcy. Najczęściej stosowany jest podpis imienny, unikaj stosowania inicjałów ponieważ wygląda to nieestetycznie i odbiorca może uznać to za nietaktowne podejście.
Autor : Grzegorz Kozłowski