Sprawny przepływ informacji okazuje się kluczowym zagadnieniem dla każdego przedsiębiorstwa, w którym dużo się dzieje. Jego brak powoduje przestoje w pracy.
Poza przestojami brak odpowiedniego przepływu danych powoduje też nieporozumienia oraz pomyłki, które mogą doprowadzić nawet do ogromnych strat finansowych. Jak radzić sobie z problemem słabego przepływu informacji?
Każde przedsiębiorstwo zarządza informacjami. Odpowiedni ich przepływ równa się szybkiemu i dokładnemu wypełnianiu zadań. Jeżeli jednak przepływ zawodzi, pojawiają się problemy. Co robić w takim przypadku?
Logistyka magazynowa kluczem do sprawnego przesyłu informacji?
Informacje można porównać do skrzyń w magazynie. Jeżeli logistyka magazynowa nie pozostawia wątpliwości co do jakości, wszystkie skrzynie znajdują się na swoim miejscu, a kiedy przyjedzie po nie transport, odpowiednie paczki znajdą się w pojeździe – w dodatku magazynierzy przygotują je wcześniej i ustawią tak, by ich przeładunek odbył się jak najszybciej i najsprawniej. Na koniec wszystko zostanie umieszczone w raporcie i zaksięgowane, zaś końcowa kontrola nie przyniesie żadnych alarmów o pomyłkach.
Identycznie wygląda sprawa przepływu informacji – logistyka informacyjna działa tak samo jak magazynowa. Należy zabiegać o opracowanie odpowiednich metod, które pomogą w usystematyzowaniu procesu przepływu – warto poświęcić na to nawet kilka dni, ponieważ to wcale nie czas stracony. Opracowanie i zastosowanie technik, zapewniających łatwiejsze dzielenie się danymi zaprocentuje w przyszłości i ograniczy przestoje w pracy.
Outsourcing
Nie wszystkie firmy radzą sobie sprawnie z każdym aspektem działalności. Jedne np. borykają się z niesprawną księgowością, inne, np.. zakłady produkcyjne, z transportem. Dlatego w takich przypadkach przydaje się outsourcing, czyli przeniesienie pewnych obowiązków na zewnętrzne podmioty. Nie można zlecić outsourcingu informacji, jednak dzięki przeniesieniu niektórych czynności podejmowanych przez firmę, można ograniczyć konieczność informowania każdego z osobna o wszystkim.
W przypadku zakładów produkcyjnych, skorzystają one na outsourcingu logistycznym, czyli outsourcingu transportu. Dzięki temu zarządzanie dostawami zostanie zlecone komuś innemu i organ nadzorczy firmy produkcyjnej zobowiązany zostanie jedynie do wysłania informacji do firmy outsourcingowej, zamiast tworzyć długie ich łańcuchy. Czynności związane z logistyką zaopatrzenia zostaną wówczas przekazane specjalistom – takim, jak XBS Group sp. z o. o.
Przeszkoleni pracownicy
Każdemu przedsiębiorcy zależy na kompetentnej kadrze, dlatego jej umiejętności nie powinny wyłączyć zagadnień związanych z zarządzaniem. Każdy z pracowników, który w swojej przeszłości przeszkolony został z zarządzania czy to informacjami czy ludźmi, ma pojęcie jak ważny w firmie okazuje się dobry przepływ danych i wie, co zrobić i jakie czynności podejmować, by nic nie przerywało sprawnego przepływu i nie powodowało przestojów. Warto więc zainwestować w szkolenia związane z zarządzeniem.
Dobre zarządzanie danymi to także zdrowe, podstawowe nawyki, które można wypracować w ciągu lat pracy, a które doświadczona kadra powinna przekazywać młodszym kolegą. To zagadnienia związane z utrzymywaniem porządku na skrzynce mailowej i kontrolowanie wysyłania e-maili (np. zamiast wysyłać kolejne wiadomości do poszczególnych osób, warto decydować się na masowe wysyłanie maili) lub segregować wiadomości w różnych katalogach. Pomoże to w uniknięciu chaosu – podobnie jak katalogowanie dokumentów, plików i aktywne prowadzenie kalendarza.
Dzięki stosowaniu się do opracowanych przez przełożonych lub coachów zaleceń i metod, mających na celu przyspieszenie procesu przekazywania informacji, można znacznie ograniczyć trudności i nieporozumienia w pracy, a także uniknąć efektu domina, kiedy od jednego, błędnego polecenia może runąć wynik wielu dni pracy. Dlatego sprawne zarządzanie danymi i przede wszystkim świadomość pracowników o korzyściach jakie z tego płyną, w dzisiejszych, nasyconych informacjami czasach, stało się kluczem do sukcesu.