Przeprowadzacie się do nowego biura? Uczcie się na błędach innych i zorganizujcie jasny przekaz o przeprowadzce biura, by uniknąć problemów.
Pracownicy powinni wiedzieć o planowanej przeprowadzce wystarczająco wcześnie, by móc odpowiednio się do niej przygotować. Wczesne dostarczenie im informacji o planowanej przeprowadzce, da im szansę na zabranie rzeczy osobistych, jak również czas na posprzątanie swoich stanowisk pracy z zalegających dokumentów i przedmiotów, które powinny zostać wyrzucone lub zniszczone, a nie przewiezione na nową lokalizację. Jak poinformować pracowników firmy o zbliżającej się przeprowadzce?
Przeprowadzki firm – sposoby komunikacji
Komunikacja jest tutaj kluczem. Lepiej by kilku pracowników usłyszało o niej kilkukrotnie, niż żeby informacja nie dotarła do innych ani razu. Poinformować pracowników o przeprowadzce biura, możesz dokonać za pomocą:
- Ogłoszenia tego na spotkaniu zespołu.
- Przekazania informacji szefom poszczególnych działów wraz z informacją, że mają się oni przekazać tę informację swoim podwładnym.
- Zostawienie ogłoszeń w pokojach socjalnych jak kuchnia, palarnia, czy pokoje gier.
- Wyślij wiadomości E-mail do wszystkich pracowników.
Stwórz czytelny przekaz
Bez względu na to, w jaki sposób planujesz przekazać informację o przeprowadzce – nie owijaj w bawełnę i podkreśl najważniejsze informacje. Poinformuj, KIEDY przeprowadzka biura ma miejsce, jaka jest nowa lokalizacja, do kiedy biuro ma zostać posprzątane z rzeczy osobistych, kiedy pracownicy mają przyjść do pracy do nowej siedziby.
Wyznacz pracowników potrzebnych do przeprowadzki
Przynajmniej jeden pracownik, jest potrzebny do pomocy w przeprowadzce biura. Musi on, chociażby – wpuścić ekipę przeprowadzkową oraz zamknąć za nimi biuro. Tak samo w nowej lokalizacji musi również ktoś na nich czekać. Proces takiej „rekrutacji” na ochotników może w zależności od firmy odbywać się na różnych zasadach, ale powinien z pewnością odbyć się na tyle wcześnie, by nie było problemów ze znalezieniem pracowników potrzebnych do pomocy.
