Przygotowanie umowy i jej zawarcie to długi i żmudny proces.
W dzisiejszych czasach rezygnuje się z przygotowywania umów od podstaw na rzecz stosowania wzorców umów. Ma to na celu uproszczenie obrotu prawnego i oszczędzenie czasu.
Na proces przygotowania umowy składa się wiele działań: dyskusja między stronami nad treścią kontraktu, wymiana oświadczeń zawierających określone zamiary stron, zobowiązanie się w formie umowy do utrzymania negocjacji w tajemnicy, zobowiązanie się do zawarcia umowy o określonej treści czyli tak zwana umowa przedwstępna, podejmowanie czynności przed organami administracyjnymi, posługiwanie się listami intencyjnymi, negocjowanie.
Instytucja listu intencyjnego nie została uregulowana w KC jednak zgodnie z zasadą swobody umów porozumienie takie strony mogą tworzyć i podpisywać. Listy intencyjne są podpisywane w celu ograniczenia niebezpieczeństwa związanego ze stanem niepewności powstałym, gdy strony mają zawrzeć umowę, ale są dopiero na etapie negocjacji lub jeszcze ich nie zaczęły. Jest to wstępna deklaracja zamiaru stron zawarcia w przyszłości umowy, której warunki strony obecnie negocjują. Należy jednak podkreślić, że list intencyjny to nie to samo co umowa przedwstępna ona bowiem zawiera oświadczenie woli - zobowiązanie się do zawarcia umowy przyrzeczone. W liście intencyjnym natomiast strony jedynie wyrażają chęć zawarcia umowy w przyszłości po negocjacjach, nie tworzy on jednak stanu pewności.
Konsekwencje prawne, wynikające z podpisania listu intencyjnego, muszą wynikać z samej treści listu. Strony mogą bowiem zawrzeć w liście intencyjnym odpowiednie postanowienia dotyczące warunków negocjowania umowy, utrzymywania negocjacji w tajemnicy itp., oraz określić, jakie skutki będzie miało niedotrzymanie postanowień listu intencyjnego. Należy jednak podkreślić, że jeśli strony określą w liście istotne warunki przyszłej umowy i konsekwencje jej niezawarcia, będziemy mieć do czynienia już z umową przedwstępną, a nie z listem intencyjnym. Przedsiębiorca powinien więc pamiętać, że list intencyjny nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy z drugą stroną, ale jedynie wyrażeniem chęci. Jeżeli do zawarcia umowy nie dojdzie, list intencyjny nie będzie mógł być podstawą do roszczeń.
Przejdźmy teraz do negocjacji przede wszystkim muszą one być prowadzone w sposób, który nie będzie powodował szkody po żadnej stronie. Nie mogą więc być celowo przedłużane, nie należy przedstawiać propozycji niekorzystnych dla drugiej strony, zwłaszcza jeśli ich celem było by zerwanie negocjacji.
Istotną rolę odgrywają umowy przedwstępne zawierane w celu zobowiązania stron do zawarcia w przyszłości właściwej umowy przyrzeczonej czyli definitywnej. Strony powinny określić termin w ciągu którego umowa przyrzeczona została zawarta w przypadku nieokreślenia takiego terminu umowa powinna zostać zawarta w terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej, jeżeli termin nie został oznaczony i w ciągu roku od zawarcia umowy przedwstępnej nie został on przez strony określony nie można żądać zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli któraś ze stron uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej, druga strona może żądać od niej naprawienia szkody, a jeżeli w umowie przedwstępnej zawarto wszystkie istotne postanowienia umowy przyrzeczonej oraz czyni ona zadość wszystkim wymaganiom, jakie powinna mieć umowa przyrzeczona,strona uprawniona może dochodzić przed sądem zawarcia umowy przyrzeczonej. Oznacza to, że sąd prawomocnym orzeczeniem może zastąpić oświadczenie woli zobowiązanego do zawarcia umowy przyrzeczonej.
Umowa przedwstępna zawierana jest w sytuacji, kiedy strony nie mogą w danym czasie zawrzeć umowy właściwej (np. nie mają stosownych zezwoleń), bądź nie chcą (np. nie odpowiada im termin, brakuje im środków pieniężnych).
Umowa między stronami zostaje zawarta jeśli złożą one zgodne oświadczenie woli. Zawierając umową należy zachować odpowiednią jej formę. Reguły dotyczące formy zawierają przepisy kodeksu cywilnego art. 73-81. W odniesieniu do przedsiębiorców został wyłączony obowiązek o stosowania przepisów o zwykłej formie pisemnej umowy zastrzeżonej dla celów dowodowych. Oznacza to, że przedsiębiorcy, zawierając umowę nie mają obowiązku zachowania zwykłej formy pisemnej w przypadku takich umów, co do których ustawa nie podaje skutków niezachowania tej formy.
Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Bardzo istotne dla przedsiębiorców jest również poświadczenie zawarcia umowy. Jeśli bowiem przedsiębiorcy zawarli umowę bez zachowania formy pisemnej, a jedna ze stron niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym. By się tak jednak stało, pismo musi zawierać zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, a druga strona nie sprzeciwiła się temu na piśmie.
Umowa może być zawarta w formie oferty, aukcji, przetargu oraz negocjacji. Zasady zawierania umów opisane są szczegółowo w KC, jednak w przypadku oferty ustawa przewiduje kilka wyjątków odnoszących się bezpośrednio do przedsiębiorców. Oferta może być odwołana, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia woli o przyjęciu oferty.
Bardzo istotnym odstępstwem od ogólnych reguł, jest milczenie przedsiębiorcy jako adresata oferty. Ogólna zasada stanowi, że jeśli adresat milczy, to nie wyraża zgody na zawarcie umowy, ponieważ nie jest nią zainteresowany. W przypadku przedsiębiorcy jednak, jeżeli otrzymał on od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty art 62 kc.
Na koniec należy jeszcze wskazać, że zgodnie z art. 66 kc przedsiębiorcę obowiązują określone zasady w przypadku składania oferty w postaci elektronicznej, zaproszenia do negocjacji droga elektroniczną, składania ofert albo zawarcia umowy w inny sposób.
Szanowni Państwo, gdybyście mieli jakiekolwiek pytania dotyczące kwestii zawierania i negocjowania umów handlowych, serdecznie zapraszamy do kontaktu. Dzięki oferowanej przez Kancelarię stałej obsłudze prawnej firmy otrzymają Państwo dostęp do szybkiej i profesjonalnej pomocy prawnej w codziennej działalności. Naszym celem jest zapewnienie jak najszybszego rozwiązania problemów prawnych dzięki bieżącemu kontaktowi z adwokatem. Zachęcamy do kontaktu z Kancelarią Adwokacką Dominika Marchewki pod numerem telefonu 530 834 077. Zapraszamy również do odwiedzenia naszej strony internetowej https://www.adwokatobslugaprawna.com/ w celu zapoznania się z naszą ofertą. Odpowiemy na wszystkie nurtujące pytania. Serdecznie zapraszamy.