Od czego zacząć, jeśli przełożony zdelegował Ci przeprowadzenie pierwszego w Twojej karierze projektu, a Ty masz zamiar to wykorzystać jako szansę w karierze?
Zacznij od lektury naszego poradnika.
Poniższe punkty przygotowała grupa konsultantów instytutu edukacyjnego HRmapa, którzy doradzają w zarządzaniu złożonymi przedsięwzięciami. (więcej informacji znajdziesz tutaj )
- Rozpocznij od rozpoznania stanu wyjściowego, np. posiadanego budżetu i zespołu
- Określ i precyzyjnie zaprezentuj wszystkim termin, budżet i cel zadania – realistyczny ale i ambitny. Określ parametry oceny swojego wyzwania.
- Zdefiniuj i uranguj wg hierarchii ważności odbiorców projektu jak również ich najpilniejsze oczekiwania
- Wyznaczcie jako team optymalną strategię – przykładowo poprzez burzę mózgów – a potem zbuduj tzw. schemat Gantta czasowy i budżetowy. Najpierw myślenie, potem akcja – nie bądź w gorącej wodzie kąpany..
- Decydując się na konkretną ścieżkę działania, przemyśl wszystkie alternatywne symulacje zdarzeń.
- Ucz się na błędach innych szefów, jeśli prowadzili działania choćby w połowie odpowiadające Twoim celów i sytuacji.
- Dołóż do harmonogramu zapas kilku dnia na pomyłki czy opóźnienia.
- Uzyskaj od kierownictwa firmy niezbędne zasoby materiałowe, uprawnienia, fundusze a przede wszystkim fachowców ze wszystkich potrzebnych specjalizacji i działów
- Zdiagnozuj wiedzę i doświadczenie swoich podwładnych i odpowiednio deleguj im poszczególne części projektu. Musisz jednoznacznie wskazać, kto odpowiada za jakie cele i czynności.
- Gdy formujesz mniejsze drużyny zadaniowe, motywuj by nie rywalizowały – uświadamiaj wszystkim że macie wspólne wyzwanie i wspólnego klienta.
- Zainteresuj się też prywatnymi sprawa współpracowników, podejmuj decyzje wspólnie z zespołem – zachowuj się jak człowiek a nie kapral.
- Proś o zwrotne potwierdzenie przyjęcia do wiadomości poleceń – np. powtórzenie
- Najistotniejsze sprawy i informacje podsumowuj pisemnie.
- Pilnuj komunikacji – organizuj dyskusje i debaty.
- Adresuj przesyłane dane i decyzje do zainteresowanych jedynie członków zespołu – np. na narady zapraszaj zainteresowane sprawą osoby, nie zawalaj każdego wszystkimi danymi bo zgubią priorytety
- Wybierz drogę i kanał komunikacji dla różnych zainteresowanych grup (np. newslettery), do każdej grupy interesariuszy dopasuj szczegółowość komunikatu
- Prowadź stałe konsultacje i zbieraj opinie o projekcie
- Poświęć czas na analizę potencjalnych problemów. Opracuj listę kroków minimalizujących negatywne konsekwencje. Wyznacz harmonogram odpowiedzialnego i wyprzedzającego reagowania.
- Przewiduj kreatywne rozwiązania dla decyzji związanych z ryzykiem
- Co jakiś czas oceniaj przebieg prac, anomalie – i sprawnie ale bez paniki reaguj
- Uwzględnij w harmonogramie etap implementacji wypracowanych rezultatów: np. przyjęcie raportu przez zarząd i wprowadzenie go w życie.
- Mile będzie też widziane, jeśli możesz stworzyć napisany w punktach praktyczny raport: skutki projektu, praktyczne sugestie na przyszłość.