Po pierwsze i najważniejsze: nie da siÄ™ zarzÄ…dzać czasem! Nie próbuj nawet, bo to nieujarzmione stworzenie. Niestety ugruntowaÅ‚ siÄ™ zwrot zarzÄ…dzanie czasem i ja też muszÄ™ siÄ™ go trzymać, jeżeli chcÄ™ dotrzeć do ludzi zainteresowanych tematem, ale mam nadziejÄ™, że z czasem naprawimy to „semantyczne nadużycie”. Jedyne, o czym można mówić to zarzÄ…dzanie sobÄ…. A w szczególnoÅ›ci zarzÄ…dzanie sobÄ… w czasie.
Kilka przemyśleń związanych z tematem wynikających z doświadczenia. O GTD już pisałem . Nie spotkałem się z lepszym narzędziem do tej pory i jestem jego gorącym fanem. Wdrożenie go w życie zajmie odrobinę, ale przy pisaniu tego postu zorientowałem się, że opisywanie innych technik byłoby po prostu stratą czasu. Mojego na pisanie, twojego na czytanie. Dlatego opiszę tylko co mi nie działało w poprzednio stosowanych modelach, jeżeli zauważysz podobne objawy u siebie, to tu powinna znaleźć się odpowiedź jak się ich pozbyć.
Kwadrat Eisenhowera. WyglÄ…da jak na obrazku. Dzieli on wszelakie zadania na cztery kategorie w zależnoÅ›ci od stopnia ich pilnoÅ›ci i ważnoÅ›ci. Ćwiartka I-sza to rzeczy ważne i pilne, np. rozwiÄ…zanie palÄ…cego problemu, napisanie artykuÅ‚y tuż przed zbliżajÄ…cym siÄ™ terminem. Ćwiartka II-ga to rzeczy, które sÄ… ważne, ale nie odczuwasz na co dzieÅ„ ich „presji”, czyli regularne ćwiczenia fizyczne, dbanie o rozwój intelektualny, planowanie. III-cia to rzeczy, które nie sÄ… ważne, ale absorbujÄ… uwagÄ™, typu dzwoniÄ…ce telefony, bezsensowne maile, problemy, które zwalajÄ… na Ciebie inni. IV-ta to rzeczy, które nie majÄ… najmniejszego znaczenia typu przesiadywanie przed telewizorem, bezmyÅ›lne surfowanie w Internecie, wg. Coveya też gry komputerowe (tutaj zawsze mocno protestowaÅ‚em ;) ).
Generalnie zgodnie z najczęściej spotykanym podejÅ›ciem przydzielasz wszystko, co robisz na te 4 ćwiartki i zajmujesz siÄ™ nimi w nastÄ™pujÄ…cej kolejnoÅ›ci najpierw I, później II. Wszystko z ćwiartki III delegujesz komuÅ› do zrobienia, a wszystko, co w IV wyrzucasz. Jakie to proste! Generalnie mi też siÄ™ podobaÅ‚o, ale po pewnym czasie przestaÅ‚o dziaÅ‚ać. StosujÄ…c tylko to narzÄ™dzie bez jakiegoÅ› sensownego systemu filtrowania rzeczy przychodzÄ…cych mi do gÅ‚owy, albo proponowanych przez innych powodowaÅ‚o, że moje ćwiartki I i II rozrastaÅ‚y siÄ™ tak, że nie mogÅ‚em siÄ™ z nich wygrzebać i caÅ‚y proces trzeba byÅ‚o zaczynać od poczÄ…tku.
Inne problemy, które mi utrudniaÅ‚y życie? Po pierwsze rozpoznanie, co jest ćwiartkÄ… II-gÄ…, a co IV-tÄ…. Czy obejrzenie 1,5 godzinnego filmu to marnowanie czasu, czy doÅ‚adowanie baterii i relaks? 4 godziny siedzenia przy playstation to już pewnie IV, ale czy godzina to też? Przez jakiÅ› czas próbowaÅ‚em sobie dawkować tego typu przyjemnoÅ›ci, np. 20 minut grania dziennie. Wynik: dużo frustracji. Metodyczne podejÅ›cie z zegarkiem i miarkÄ… w rÄ™ku lepiej sobie odpuÅ›cić. Nic siÄ™ nie stanie jak od czasu do czasu „zmarnujesz” trochÄ™ czasu na „niekoniecznie najważniejsze w życiu sprawy”.
Po drugie pozbycie się IV-tej ćwiartki. Po szkoleniu postanowiłem: nie oglądam telewizji, bo marnuję czas. Wytrzymałem tydzień. Tak samo było z graniem. Jeżeli chcesz wyeliminować rzeczy nieważne i nie pilne z twojego rozkładu dnia to po prostu skoncentruj się na rzeczach ważnych, a nieważne same znikną, bo nie będzie na nie czasu. Poważnie.
Inny problem: jak odróżnić ćwiartkÄ™ I-szÄ… od III-ciej? SkÄ…d wiem, że coÅ› nie jest ważne? Na dÅ‚uższÄ… metÄ™ za dużo miaÅ‚em z tym kombinowania i czÄ™sto wkradaÅ‚y mi siÄ™ zajÄ™cia, które wcale ważne nie byÅ‚y.
KolejnÄ… sÅ‚aboÅ›ciÄ… takiego podejÅ›cia jest staÅ‚e koncentrowanie siÄ™ w strefie kryzysu. Covey w 7 nawykach proponuje inne podejÅ›cie: skoncentrowanie siÄ™ na II-ej ćwiartce, czyli na planowaniu, uprzedzaniu kryzysów, systematycznemu podnoszeniu swoich możliwoÅ›ci produkcyjnych. To naprawdÄ™ ma sens, bo ciÄ…gÅ‚e gaszenie pożarów prÄ™dzej czy później doprowadzi do tego, że siÄ™ wczerpiesz.
Wnioski: Jeżeli chcesz osiÄ…gnąć skuteczność nie możesz stosować narzÄ™dzi wyrwanych z kontekstu. Dlatego sam kwadrat nie dziaÅ‚a. GTD oferuje rozwiÄ…zanie , które kontroluje napÅ‚yw nowych rzeczy do zrobienia, wymusza podjÄ™cie decyzji, ustalenie dÅ‚ugofalowych celów i ich realizacjÄ™ w elastyczny sposób. Drugi wniosek to podejÅ›cie: potraktuje caÅ‚ość poważnie, ale z dystansem. Na pewno nie obejdzie siÄ™ bez bÅ‚Ä™dów na poczÄ…tku. Co jakiÅ› czas trzeba bÄ™dzie siÄ™ zatrzymać, sprawdzić co dziaÅ‚a a co nie, poprawić i dziaÅ‚ać dalej. Bardziej zorganizowane życie nie powinno powodować u Ciebie dodatkowego stresu, wprost przeciwnie.
I ostatecznie: Najważniejszym ogniwem całego systemu jesteś Ty, dlatego nie musisz inwestować w wybajerzone organizery i elektroniczne gadżety. Przeznacz te pieniądze na nagrody dla siebie za osiągnięcie kolejnych zamierzeń ;).