1. Zalety witryny internetowej
Bez względu na profil firmy i rodzaj prowadzonej przez nią działalności, strona WWW to dziś niezbędny element strategii komunikacyjnej i identyfikacji wizualnej, mogący zapewnić przedsiębiorstwu przewagę konkurencyjną. Posiadanie witryny internetowej jest też nieodzowne do budowania wizerunku organizacji i utrzymywania pozytywnych relacji z klientami. Strona WWW jest nie tylko wizytówką firmy w przestrzeni wirtualnej, ale także interfejsem różnorodnych i wielokierunkowych kontaktów z otoczeniem.
Witryna internetowa to narzędzie najszybciej pośredniczące w relacji z odbiorcą-klientem. Zapewnia dostęp do oferty i aktualnych informacji o podmiocie, który reprezentuje. Jej zaletą jest możliwość szybkiej i łatwej aktualizacji, a także indywidualizacja przekazu i swoboda poruszania się. W przeciwieństwie do mediów tradycyjnych, internet daje możliwość natychmiastowego przekazu zwrotnego. Interaktywność tego medium ułatwia też i przyspiesza prowadzenie działalności handlowej (może być ona prowadzona online), dając możliwość jednoczesnej obsługi wielu odbiorców.
2. Struktura, układ treści i styl językowy
Treści prezentowane na witrynie powinny być napisane językiem zwięzłym i oszczędnym, przy użyciu terminologii powszechnie zrozumiałej, bez zbędnych ozdobników. Nie należy jednak zapominać o szpaltowaniu, akapitach i odpowiednim doborze czcionki, która powinna być ujednolicona na całej witrynie. Nie wskazany jest natłok informacji, w szczególności na stronie głównej, która zarezerwowana jest na treści aktualne, ciekawe i użyteczne. Przekaz internetowy odbiega od tradycyjnego, linearnego przekazu medialnego, a jego struktura przypomina rozgałęzione drzewo. Po zapoznaniu się z treściami prezentowanymi na stronie głównej, użytkownik ma możliwość uzyskania szerszych informacji w głębiej położonych archiwach i katalogach. Każda witryna, bez względu na jej atrakcyjność, powinna być stale aktualizowana, udoskonalana i dostosowywana do zmieniających się potrzeb konsumenta/internauty. Struktura witryny powinna być tak obmyślana, aby internauta mógł się bez trudu zorientować jaki jest charakter, ogólny plan i zawartość strony www. Wszystkie podstrony powinny być budowane wg jednolitego szablonu, posiadać łatwy, intuicyjny system nawigacji oraz klarowne powiązania ze stroną rozprowadzającą.
W zależności od struktury firmy i złożoności jej witryny internetowej, odpowiedzialność za zawartość stron www może spoczywać na kilku – ściśle współpracujących ze sobą – działach. Jeśli witryna odgrywa przede wszystkim funkcję komunikacyjno-promocyjną, za zamieszczone na niej treści odpowiadać powinna osoba odpowiedzialna za PR czy marketing interaktywny. W polskim oddziale Microsoftu strony WWW podlegają osobie zajmującej stanowisko Marketing Communication Manager, który odpowiada za całą komunikację zewnętrzną firmy. Dobrym rozwiązaniem jest struktura witryny zbudowana na zasadzie wydzielenia blisko ze sobą współpracujących działów PR, reklamy, marketingu interaktywnego i reklamy (inną sprawą jest, że coraz częściej komórki te są ze sobą łączone w jeden spójny dział komunikacji). Jednostka odpowiedzialna za komunikację z klientami powinna być usytuowana na odpowiednio wysokim szczeblu, w przeciwnym razie współpraca z innymi komórkami może napotykać trudności w postaci trudności z wyegzekwowaniem informacji i treści niezbędnych do utrzymania przekazu w stanie aktualności. Problem ten może wystąpić szczególnie ostro tam, gdzie poszczególne działy wypracowały sobie silną pozycję i rywalizują o wpływy w firmie. Ostateczny głos w kwestiach dotyczących zgodności komunikacyjnej witryny ze wszystkimi pozostałymi komunikatami wysyłanymi przez firmę do swego otoczenia powinien należeć do koordynatora systemu zintegrowanej komunikacji marketingowej lub zintegrowanej komunikacji przedsiębiorstwa.
3. Funkcja komunikacyjna witryny internetowej
Internet daje możliwość dwukierunkowej wymiany informacji między użytkownikami z całego świata przez 24 godziny na dobę. W przeciwieństwie do mediów tradycyjnych, opiera swoją komunikację na interaktywnych sesjach, dających użytkownikowi możliwość wyrażania własnej opinii „at hoc”. Przewaga internetu nad innymi mediami wyraża się również w tym, że to użytkownik decyduje o miejscu i czasie, kiedy chciałby uzyskać dostęp do interesujących go najbardziej aktualnych informacji. Za pośrednictwem witryny możliwe jest przekazywanie informacji o firmie, usłudze, produkcie etc. Coraz częściej odbywa się to przy użyciu filmów reklamowych, instruktażowych czy pilotażowych umieszczanych na stronie głównej lub w jej zakładkach. Znajdujące się na stronie treści i materiały audiowizualne powinny wzajemnie się uzupełniać, tworząc w efekcie jasny i spójny przekaz. Dobrze skonstruowana strona internetowa pomaga we wzmacnianiu tożsamości firmy/instytucji, sprzyja pozycjonowaniu marki, wytwarzaniu pozytywnych z nią skojarzeń i – co najważniejsze – zmotywuje internautę do regularnych odwiedzin. Środkami zapewniającymi witrynie interaktywną relację z użytkownikiem jest głównie e-mail i newsletter.
Obecność w internecie niesie ze sobą silny przekaz piarowski. Jest on wynikiem m.in. walorów estetycznych strony, jej ogólnej funkcjonalności i przyjazności dla odbiorcy, a także treści znajdujących się w pressroomie (serwisie informacyjnym). Serwis internetowy powinien być wiarygodny, estetyczny, przyjazny i funkcjonalny.
- Wiarygodność
Zaufanie wśród odbiorców witryny budowane jest m.in. poprzez zamieszczanie na niej aktualnych treści, opartych na rzetelnych źródłach. Wskazane jest podawanie dat, źródła i autora prezentowanych na witrynie informacji. Wiarygodność strony podnoszą też imienne adresy e-mailowe osób wchodzących w skład firmy, dają bowiem możliwość nawiązania kontaktu zwrotnego. Strony anonimowe nie budzą zaufania.
- Estetyka
Wygląd witryny ma istotne znaczenie w tworzeniu pozytywnych skojarzeń z firmą i ostatecznej oceny jej wystawionej, dlatego przy doborze kolorystyki i elementów graficznych warto skorzystać z usługi grafika. Użyta gama kolorów powinna być skoordynowana z całym systemem identyfikacji wizualnej firmy.
- Funkcjonalność witryny
Funkcjonalność zapewnia witrynie odpowiedni dobór i przejrzysty układ prezentowanych na niej treści, a także intuicyjność zastosowanego na niej systemu nawigacji. Funkcjonalnie zaprojektowana witryna umożliwia szybkie odszukanie pożądanych informacji przy minimalnej liczbie kliknięć – najlepiej jeśli jest ich od trzech do pięciu. Pomocnym narzędziem jest wyszukiwarka treści, sprawdzający się w szczególności w przypadku bardzo rozbudowanych stron.
Warto też pomyśleć o – niezwykle pożądanej przez użytkowników – możliwości łatwego wydrukowania znalezionych na witrynie materiałów. Pozytywnie odbierane są linki do innych źródeł internetowych związanych z interesującymi internautę tematami.
4. Ocena skuteczności strony WWW
Skuteczność i efektywność witryny można sprawdzić analizując ruch na witrynie. Popularnym narzędziem pozwalającym uzyskać opinię nt. witryny są internetowe ankiety, które mogą dostarczyć pierwszych ważnych wskazówek co do funkcjonalności strony i spełniania przez nią oczekiwań odbiorców. Wnioski dotyczące strony WWW można również wyciągnąć poprzez porównywanie jej z witrynami konkurencyjnymi. Ciekawym źródłem uwag i komentarzy nt. portalu mogą być również grupy dyskusyjne sieci Usenet. Coraz częściej stosowanym zabiegiem stosowanym przez firmy jest monitoring grup dyskusyjnych prowadzony w celu „wyłapania” komentarzy na temat swoich produktów i wszystkiego, co się wiąże z firmą. Nieodzownym weryfikatorem efektywności witryny jest także audyt, który pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy model strony jest odpowiednio dobrany do strategii przedsiębiorstwa.
Źródło: http://www.kawatv.pl/strona-www-jako-narzedzie-e-pr/