Paradoksalnie w świecie niemal nieograniczonego dostępu do informacji i wiedzy, łapię się coraz częściej na tym, że ciężko mi odnaleźć to, czego akurat szukam. A jako menedżer pracujący w sporej organizacji poszukuję najczęściej sposobów na wydłużenie doby i na zmaksymalizowanie mojej efektywności. Masz podobnie?
Mapy myśli nie są lekarstwem na wszelkie problemy, ale wiele z moich rozwiązały.
Na co dzień prowadzę projekty. Jestem odpowiedzialna za całość przedsięwzięcia od jego inicjacji, aż do zamknięcia. Każdego dnia komunikuję się z zespołem i klientami, zbieram informacje o statusie działań, identyfikuję ryzyka, robię prognozy i pilnuję, żeby wszystko trzymało się kupy. Od kiedy wykorzystuję do tego celu mapy myśli – czuję, że jestem w stanie nad tym zapanować. Mam szerokie spojrzenie na temat, a kiedy potrzebuję wejść w dany szczegół, to po prostu rozwijam tylko jedną z gałęzi i skupiam na niej całą swoją uwagę. Nazwijmy to spojrzeniem „z lotu ptaka”. Nieważne, czy kierujesz projektem, małym zespołem, czy wielką fabryką. Przychodzą takie chwile, w których musisz spojrzeć na swoje sprawy z takiej perspektywy. Od tego nie da się uciec. A potem przychodzi twój szef, albo udziałowcy i zadają ci pytanie na temat jednego z twoich celów kwartalnych i… zniżasz lot do poziomu ziemi i patrzysz na temat „oczami mrówki”. Rozwijasz jedynie jedną z gałęzi i wszystkie drobne elementy masz jak na dłoni.
Oprócz projektów prowadzę swój planner. Dla przeciętnego obserwatora to kalendarz dzienny, ze zwykłymi stronami w kratkę. Dla mnie to punkt wyjścia dla mojej wizji i celów, a z bliska – action plan na najbliższe dni i tygodnie. Zapisanie celów na kartce to podstawa w ich realizacji. Zapisanie ich w plannerze, z którym się nie rozstaję to kolejny krok ku ich szybszemu zrealizowaniu. Zapisanie ich w formie mapy, to już prawie połowa sukcesu. Tak to u mnie działa. Otwarta struktura map myśli daje mi zawsze możliwość dopisania do już stworzonego planu kolejnych odgałęzień i w zasadzie ograniczeniem dla moich pomysłów jest tylko brzeg kartki. Wtedy przenoszę najbardziej rozbuchany temat na kolejną stronę, gdzie dokładniej się mu przyglądam i rozwijam jego wizję. Działam tak od ponad trzech lat i widzę namacalne skutki takiego planowania. Upraszam swoje życie, praktykując na małych cotygodniowych odcinkach czasu. Rewelacyjne pole manewrowe dla kogoś, kto dopiero się zaprzyjaźnia z mapami!
Mam też notes, który wykorzystuję w pracy. Zasady z plannera obowiązują także tutaj. Tworzę centrum, w którym jest najczęściej nazwa prowadzonego projektu, a potem gałęzie, które dotyczą konkretnych jego zagadnień, a czasami osób, które odpowiadają za strumienie zadań. Do gałęzi dodaję symbole i kolory, różne grubości liter i strzałek i przed oczami mam dosłownie mapę – powiązań i zależności, bez której ciężko byłoby mi znaleźć drogę do rozwiązania. Kiedy w tym gąszczu (kolorowym i efektowym, ale wciąż gąszczu) zadań i projektów pojawia się pilna wrzutka od szefowej, albo jeden odebrany telefon sprawia, że muszę rzucić wszystko i zająć się aktualnym pożarem, to zdecydowanie łatwiej mi ocenić konsekwencje przesunięcia priorytetów i mojej uwagi na inne, niż zaplanowane wcześniej sprawy. Kiedy mam spojrzenie całościowe, to zmiany poszczególnych elementów nie burzą moich fundamentów. Jestem spokojna. Zwykłe check-listy, które tworzyłam latami nie dawały mi tego komfortu. Owszem, sprawiały, że nic mi nie miało szansy uciec, ale zanim trafiłam na jakiekolwiek powiązania pomiędzy tematami – mijały kolejne minuty, a czasem godziny. Cenne godziny. W projektach to zwykle wieczność.
Mapy pomagają mi wcielać się w różne role w zależności od potrzeby. Czasem muszę być czujnym obserwatorem i mieć do moich zadań trochę dystansu. Łatwiej mi wtedy identyfikować ryzyka, wychodzić poza operacyjne działania. Innym razem muszę być bardziej szczegółowa i konkretna, bo na przykład osoby, które przyszły na moje spotkanie nie interesują się wszystkimi punktami agendy, a jedynie dwoma z przygotowanej wcześniej listy. Muszę wtedy potrafić skupić się na tych dwóch i rozwinąć te małe wątki szerzej. Bez map myśli nie byłoby to dla mnie takie naturalne i proste.
Jeśli ty także chciałbyś tak łatwo zmieniać perspektywy patrzenia na swoje sprawy, a także planowania w sposób otwarty i nie ograniczający twojego potencjału, to dobrze trafiłeś. Mapy myśli skutecznie ci w tym pomogą.