"Wiedza to potęga" Francis Bacon. Czym jednak jest system zarządzania wiedzą? Zapraszam serdecznie do dalszej lektury każdego zainteresowanego tą tematyką.
Istnieje szereg zbliżonych do siebie definicji systemów zarządzania wiedzą. Najpełniejszy wymiar tego tematu przybliża nam definicja: Systemy zarządzania wiedzą gromadzą i porządkują wiedzę dostępną w firmie w rozmaitych formach. Ułatwiają również dostęp do wiedzy różnym grupom użytkowników na podstawie przydzielonych wcześniej praw dostępu. Dzięki temu rozwiązaniu poprawia się ogólna koordynacja prac w prowadzonych w firmie projektach. Kolejnym pozytywnym skutkiem jest zwiększenie się wykorzystania istniejącej w firmie wiedzy. W efekcie końcowym system zarządzania wiedzą przyczynia się do uzyskania przewagi konkurencyjnej i ma duży wpływ na pozytywny wynik finansowy firmy.
Należy jednak powyższą definicję uzupełnić. Skąd system zarządzania wiedzą czerpie dane, które w późniejszym etapie gromadzi? Wyszukiwaniu informacji służą przykładowo hurtownie danych, hurtownie dokumentów czy Internet. Wbrew pozorom to właśnie hurtownie danych stanowią podstawę funkcjonowania systemów zarządzania wiedzą. Bez danych, które są w nich gromadzone systemy systemy służące zarządzaniu wiedzą nie miałyby skąd pozyskiwać informacji w celu ich przetworzenia.
Systemy zarządzania wiedzą wspomagają kadrę kierowniczą organizacji, gdyż dostarczają jej informacji po wcześniejszym określeniu ich potrzeb informacyjnych za pomocą innego systemu, znanego jako BusinessObjects. System ten zawiera z kolei narzędzia reprezentacji danych, które przekształcają niezrozumiałe dla większości użytkowników nazwy tablic i kolumn (występujących w bazach danych) na bardziej praktyczne i zrozumiałe dla wszystkich pojęcia biznesowe. Systemy B.O są również nieodłączne przy procesie kształtowania zawartości zbiorów dostępnych informacji biznesowych, które nie spełniają oczekiwań kadry kierowniczej. Wdrożenie BusinessObjects w organizacji jest więc kolejnym etapem koniecznym do właściwego funkcjonowania systemów zarządzania wiedzą.
Powyższe informacje pomagają zrozumieć sens istnienia systemów zarządzania wiedzą we współczesnych organizacjach. Właściwie skonstruowany system powinien jednak posiadać określoną strukturę. Czy system zarządzania wiedzą też taką posiada? B. Liautaud uważa, że systemy zarządzania wiedzą posiadają jedynie podstawowe elementy składowe, które są niezbędne do właściwego funkcjonowania. Tymi zasadniczymi elementami są wspomniane wcześniej:
-
hurtownie danych, w których dominują dane ustrukturalizowane,
-
hurtownie dokumentów, które przechowują dane pozbawione ściśle określonej struktury.
Jednak hurtownie danych oraz dokumentów nie wystarczą do skutecznego zarządzania wiedzą. Niezbędny jest również szereg innych narzędzi, które umożliwią efektywne wykorzystanie zasobów wiedzy w organizacji. Do najistotniejszych narzędzi zarządzania wiedzą możemy zaliczyć:
-
systemy zarządzania dokumentami- umożliwiają gromadzenie oraz klasyfikowanie dokumentów. Upraszczają ich wyszukiwanie i dostęp do nich, jak również rejestrowanie prac wykonywanych na tych dokumentach,
-
systemy obiegu pracy- wspierają realizację procedur postępowania z dokumentami. Baza wiedzy i mechanizmy wydobywania informacji zawarte w tych systemach pomagają w gromadzeniu materiałów niezbędnych do tworzenia treści,
-
systemy wspomagania pracy grupowej- umożliwiają swobodny przepływ i dzielenie się wiedzą. Ich podstawowym celem jest zapewnienie pracownikom dobrej współpracy, która zaowocuje procesem tworzenia i transferu wiedzy,
-
intranet- można go określić w skrócie jako wewnętrzny internet,
-
portale korporacyjne- umożliwiają zestawienie w jednym miejscu informacji pochodzących z praktycznie wszystkich źródeł danych występujących w organizacji Dostęp do informacji odbywa się za pomocą przeglądarki internetowej,
-
hurtownie danych - są to łatwo dostępne, kompletne repozytoria danych, których zawartość pochodzi z wielu źródeł. Pozwalają one na formułowanie nowych zapytań, tworzenie sprawozdań, analizę wykorzystania zasobów, uzasadnienie podejmowanych decyzji stanowiących fundament dla rozważań strategicznych,
-
systemy eksperckie- są to interaktywne systemy komputerowe wykorzystywane
w pełnieniu funkcji planistycznych i decyzyjnych. Umożliwiają kierownikom uzyskanie, wyselekcjonowanej, skondensowanej i przeanalizowanej informacji.
Funkcje i instrumenty systemu zarządzania wiedzą w organizacji.
Źródło: K. Woźniak. System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie. Praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005.
Analizując informacje zawarte na powyższym schemacie, można od razu zrozumieć sens systemu zarządzania wiedzą. Mianowicie, aby był on efektywny i niczym niezaburzony powinien składać się z trzech podstawowych instrumentów:
-
zarządzania działalnością intelektualną pracowników,
-
zarządzania zasobami wiedzy,
-
wspomagania informatycznego zarządzania wiedzą.
Dlaczego te trzy funkcje są tak istotne? Właściwa kultura organizacyjna wytwarza odpowiednią atmosferą wewnętrzną, sprzyjającą procesowi dzielenia się wiedzą. Poprzez rozmaite szkolenia, konferencje czy warsztaty, proces dzielenia się wiedzą jest dodatkowo stymulowany, a co za tym idzie efektywniejszy. Dlatego właściwe zarządzanie potencjałem intelektualnym pracowników powinno być pierwszym punktem na drodze do wdrożenia systemów zarządzania wiedzą. Pozostałe dwa elementy schematu łączą się ze sobą. Skuteczne i efektywne zarządzanie zasobami wiedzy, czyli identyfikacja, gromadzenie, analiza oraz udostępnianie wiedzy, zależy w dużej mierze od zastosowanych systemów wspomagających zarządzanie wiedzą. Systemy zarządzania dokumentami, obiegu pracy, wspomagania pracy grupowej czy decyzji wydają się już tak powszechne we współczesnych organizacjach, że wielu ludzi nie zdaje sobie nawet sprawy, że służą one zarządzaniu wiedzą.