Dawniej zakupy odgrywały małą rolę w przedsiębiorstwach i postrzegane były, jako czynności o charakterze administracyjnym bez istotnego wpływu na działanie i wyniki organizacji.
Przez bardzo długi czas zakupy pełniły rolę podrzędną wobec innych obszarów działalności firmy. Pełniły raczej funkcję reaktywnego zaspokajania wewnętrznych potrzeb w zakresie dostarczania dóbr i towarów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, a ich rola w procesie planowania nadal była raczej marginalna. Działy zakupów w przedsiębiorstwach tworzone były raczej sporadycznie, a jeśli takowy już istniał składał się zwykle z pracowników zsyłanych do niego za zbyt słabe wyniki osiągane na wcześniej zajmowanych stanowiskach. W większości firm odpowiedzialność za zakupy była rozproszona i dokonywały ich osoby z kilku działów. Nie było komórki, która zajmowałaby się tylko i wyłącznie zagadnieniami związanymi z zakupami, takimi, jak kształtowanie relacji z dostawcami, zbieranie doświadczeń z rynków zaopatrzenia, czy rozwijanie wiedzy na ten temat. W rezultacie nie było najmniejszych szans na to, aby wyszkolić przyszłe pokolenia ekspertów w dziedzinie zakupów i zaopatrzenia.
Dopiero na początku lat dziewięćdziesiątych, w związku z nasyceniem rynków, a co za tym idzie, pojawieniem się problemu zwiększenia sprzedaży przy zachowaniu dotychczasowej marży, dostrzeżono rolę zakupów w przedsiębiorstwach. Firmy produkcyjne, aby nie zbankrutować musiały zredukować koszty prowadzonej działalności. W pierwszej kolejności szukano właśnie oszczędności w cenach kupowanych surowców i półproduktów. Dzięki temu dostrzeżono wagę zakupów, a tym samym zwrócono uwagę na fakt, iż negocjacje prowadzące do obniżenia ceny poszczególnych surowców przekładają się na zysk operacyjny firmy oraz poprawiają jej rentowność. Poprzez analizę potencjalnych oszczędności zauważono, iż to właśnie zakupy generują znaczną część kosztów przedsiębiorstwa, a każda oszczędność zakupowa przekłada się wprost na zwiększenie zysku operacyjnego firmy. Od tego momentu rola zakupów w przedsiębiorstwach zaczęła sukcesywnie rosnąć. W części przedsiębiorstw zaczęto tworzyć działy zakupów i zaopatrzenia, które miały za zadanie optymalizować koszty związane z zaopatrzeniem, a także szkolić kadrę zakupową.
Obecnie, zakupy w firmach są jednym z obszarów, które mają ogromny wpływ na sukces przedsiębiorstwa. Stały się one bronią strategiczną, która pozwala osiągnąć przewagę nad konkurentami.
Nowoczesne działy zakupowe tworzą przede wszystkim fachowcy, którzy posiadają merytoryczną oraz praktyczną wiedzę na temat procesów zachodzących na rynku, zarządzania procesami zakupowymi, poszukiwania dostawców, czy też negocjacji cenowych. Obecnie wobec kupców stawiane są wysokie wymagania. Oprócz zdolności negocjacyjnych, znajomości procesu zakupowego, kreatywności, umiejętności m.in. budowania relacji, czy wykorzystywania narzędzi informatycznych, wymaga się umiejętności zarządzania projektem oraz rozwiązywania sytuacji konfliktowych. W przedsiębiorstwach o niebyt rozbudowanych strukturach wyraźnie zarysowuje się trend do centralizacji zakupów, która generuje oszczędności wynikające z agregacji wolumenu i standaryzacji asortymentu. Brak rozdrobnienia zakupów na poszczególne działy organizacji gwarantuje lepszą pozycję negocjacyjną, a w konsekwencji niższe ceny produktów i większe oszczędności firm. Inaczej jest oczywiście w międzynarodowych koncernach o zasięgu globalnym. Tam ingerencja spółki matki ogranicza się do wprowadzenia ogólnych wytycznych, tudzież narzędzi informatycznych.
Wzrost rangi procesu zakupowego dla firmy zwiększył również zakres wsparcia tego procesu poprzez tworzenie odpowiednich procedur oraz dostarczanie coraz to nowocześniejszych systemów informatycznych wspierających ten, jak się okazuje, coraz bardziej istotny, obszar działalności przedsiębiorstwa. Do tej pory aplikacje służące usprawnieniu procesu zakupowego dostępne były dla dużych koncernów, które albo same tworzyły takie rozwiązania lub zlecały ich stworzenie firmom, płacąc przy tym ogromne pieniądze. W rzeczywistości małe i średnie przedsiębiorstwa były pozbawione dostępu do tego typu rozwiązań, co skutecznie uniemożliwiało im obniżenie kosztów związanych z zakupami. Internetowe platformy zakupowe zmieniają oblicze procesu dokonywania zakupów. Służą one przede wszystkim przeprowadzaniu przetargów i negocjacji on-line. Ich bezdyskusyjnymi zaletami są: powszechność dostępu, zwiększanie zasięgu eksploracji rynku potencjalnych dostawców do poziomu krajowego, a nawet globalnego, dokonywanie wyboru dostawcy na podstawie jasno zdefiniowanych i przejrzystych reguł, zmniejszenie kosztów związanych z poszukiwaniem dostawców i klientów, mierzalność i przejrzystość wyników pracy Działów Zakupów i Sprzedaży, przyspieszenie procesu zaopatrzenia. Dodatkowo, korzystając z usługi takich platform można mieć dostęp do innych, użytecznych funkcji, chociażby narzędzi umożliwiających ocenę pracodawców. Do platform, które zostały stworzone właśnie po to, aby ułatwić proces zakupowy należy projekt www.sourcingsolutions.pl. Umożliwia on tworzenie zarówno prostych, jak i zaawansowanych formularzy zapytań ofertowych, a następnie ich dystrybucję do potencjalnie zainteresowanych firm oraz ocenę i porównanie nadesłanych ofert. Sourcingsolutions.pl powstał przede wszystkim z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, dla których barierą dotychczas była wysoka cena budowy systemu zakupowego. Serwis www.sourcingsolutions.pl łączy w sobie zaawansowaną technikę tworzenia systemów zakupowych, prostotę użytkowania i niską cenę. Projekt ten powstał w ramach projektu „Stworzenie internetowego serwisu obsługi procesu zapytań ofertowych” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Dotacje na innowacje. Inwestujemy w waszą przyszłość.
Obecnie zakupy są jednym z dwóch głównych obszarów mających bezpośredni wpływ na sukces firmy. Przedsiębiorstwa adaptują strategię dokonywania zakupów do panujących warunków gospodarczych, a proces zakupowy pełni głównie rolę operacyjną i taktyczną.