SZYBKO zbudź się,
SZYBKO wstawaj,
SZYBKO, SZYBKO stygnie kawa!
SZYBKO, SZYBKO, bez hałasu,
SZYBKO, SZYBKO, nie ma czasu!
(…) Na nic nigdy nie ma czasu…
/Danuta Wawiłow/
Już 12.
Południe, a Ty nie wiesz, gdzie i jak wylądować? Każdemu zapracowanemu człowiekowi zdarzają się momenty ( cóż, dłuższe i krótsze „momenty), że nie wie, od czego zacząć.
Zacznijmy od początku.
Niektórzy potrzebują organizera, kalendarza, notatnika. Również w nowoczesnym wydaniu. Popularne są również szkolenia z maksymalnego wykorzystania czasu dostępnego w ciągu doby, czyli zaledwie 24 godzin.
Wszystkie sposoby sprowadzają się do UPORZĄDKOWANIA CZASU.
Mądre i tęgie głowy już nad tą strategią pracowały.
Jakie są efektywne sposoby wykorzystania, czy raczej uporządkowania czasu?
- Ø Metoda planowania czasu ALPEN
To klasyczna metoda zarządzania czasem. Wymaga chwilowej refleksji, analizy zastanego stanu rzeczy. Pomaga w sposób prosty i przejrzysty konstruować harmonogram dnia, tygodnia, miesiąca.
Mówiąc kolokwialnie, to metoda pięciopalcowa, opierająca się na 5 etapach:
- Zestawienie zadań do wykonania.
- Ocena czasu trwania czynności.
- Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
- Wyznaczenie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności.
- Kontrola i ocena realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych.
- Matryca Eisenhowera
To narzędzie, które pozwala na skuteczne zarządzanie swoimi priorytetami i sobą w czasie w codziennym życiu.
Opiera się na dwóch kryteriach:
- Pilności, czyli określeniu tego jak szybko – ze względu na zbliżające się terminy musimy zająć się zadaniem oraz ważności, czyli tym na ile dane zadanie jest istotne dla nas czy firmy.
- Prawo Parkinsona
Według Parkinsona, praca rozciąga się wprost proporcjonalnie do czasu wyznaczonego do jej wykonania. Oznacza to, że jeśli mamy określony czas wykonania pracy, to i tak najwydajniej zostanie ona wykonana na finiszu, „za pięć dwunasta”, „na ostatnią chwilę”. Powinniśmy wobec tego zaplanować sobie deadline, termin ostateczny, nieprzekraczalny.
- Ø Zasada planowania 60:40.
60 % to już więcej niż połowa. I tyle procent czasu powinny nam zapełniać zadania, które wcześniej sobie zaplanujemy.
Kolejnych 20 % to zadania nagłe, których nie jesteśmy w stanie zaplanować, są niezależne od nas. Dajmy na: szef prosi nas o pilne wypełnienie dokumentacji, musimy za kogoś wykonać pewną część zadań. Znamy to wszyscy, bez względu na stanowisko, na jakim postawiło nas życie lub wykształcenie.
Następne 20 % to zadania spontaniczne.
- · Reguła 60/40 stosowana jest między innymi w metodzie planowania czasu Alpen, a także może być uzupełnieniem prawa Parkinsona.
- Reguła sprowadza się do tego, że mając określoną ilość czasu na wykonanie jakiegoś zadania, realizujemy je w taki sposób, aby wypełniło ono ten czas całkowicie. Inaczej mówiąc zadanie nie jest wykonywane możliwie jak najszybciej, tylko możliwie jak najwolniej.
- Może się zdarzyć, że zupełnie bez naszej winy realizacja zadania rozciąga się w czasie. Właśnie wtedy przyda się 40% zapas czasu. Dlatego zawsze warto stosować regułę 60/40.
- Warto też próbować „neutralizować” prawo Parkinsona z pomocą zasady Pareto, czyli wykorzystując jak najlepiej momenty, kiedy jesteśmy w najlepszej formie w ciągu dnia i możemy zrobić najwięcej.
- Zasada Pareto
Pareto stwierdził, że 20% mieszkańców Włoch posiada 80% majątku zgromadzonego w tym państwie. Od tego momentu coraz większa liczba zjawisk ekonomicznych i gospodarczych okazywała się podlegać zasadzie 80/20.
Planując własną aktywność warto uwzględnić, że szacunkowo 20 % naszych wysiłków, generuje 80 % efektów.
- Odpowiedz sobie na pytanie, kiedy jesteś najbardziej skoncentrowany na zadaniu, który moment w ciągu doby wyznacza Twoją najwyższą efektywność.
Opracował zespół tomastest.eu
Więcej informacji znajdziecie Państwo na stronie www.tomastest.eu