Jednostki gospodarcze, niezależnie od tego czy prowadzi je biuro rachunkowe czy komówka wewnętrz., sporządzają na dzień bilansowy,dzień zamknięcia ksiąg - sprawozdanie finansowe.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, na pełne sprawozdanie finansowe jednostek innych aniżeli banków, ubezpieczycieli i funduszy inwestycyjnych składa się:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- zestawienie zmian w kapitale własnym,
- dodatkowe informacje i objaśnienia.
- czasami również poszerzone zostaje o sprawozdanie z działalności jednostki, sporządzanym przez zarząd (kierownika jednostki). Nie stanowi ono składnika rocznego sprawozdania finansowego, a jedynie je uzupełnia.
Pierwszym i chyba jednym z bardziej niedocenionych i pomijanych elementów sprawozdania finansowego jest wprowadzenie. Ma na celu wstępne opisanie jednostki gospodarczej jak i zwrócenie uwagi na kwestie mogące mieć wpływ na ocenę sytuacji finansowej jednostki. Zdaniem autora dostarcza dużo nie liczbowych danych i informacji niezbędnych do wyciągnięcia prawidłowych wniosków z całego sprawozdania finansowego. To właśnie w tej części jednostki opisują między innymi przyjętą politykę rachunkowości, mającą wpływ na ukształtowanie się pozycji bilansowych jak i wynikowych, czy choćby zastosowane szczególne formy prezentacyjne wynikające np. z przynależności do grupy kapitałowej.
Głównym elementem sprawozdania jak i szeroko rozumianej sprawozdawczości finansowej jest bilans, prezentujący w określonym układzie wartościowy stan środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inaczej mówiąc jest to zestawienie majątku posiadanego przez jednostkę z pokazaniem źródeł jego finansowania na dzień bilansowy.
Definiując dokładniej bilans, możemy stwierdzić, iż stanowi syntetyczne i dwustronne wartościowo zrównoważone zestawienie wszystkich aktywów i pasywów danego podmiotu gospodarczego, sporządzone na konkretny dzień kończący rok obrotowy w określonej formie (zaprezentowanej w załączniku do Ustawy o rachunkowości). To właśnie dzięki temu elementowi sprawozdania możliwe zachowanie jest ciągłości ewidencji środków gospodarczych, źródeł ich pozyskania, jaki i procesów gospodarczych. Umożliwia to porównanie sytuacji majątkowej jednostki poprzez zderzenie danych z okresów poprzednich (lat obrotowych) i ocenę na przestrzeni kilku lat, co niewątpliwie ułatwia postrzeganie sytuacji majątkowej i finansowej podmiotu gospodarczego, jak i daje szanse na wychwycenie trendów co do strategicznych decyzji dotyczących przyszłości jednostki
Kolejną istotną częścią sprawozdania finansowego jest rachunek zysków i strat. Inaczej niż miało to miejsce w bilansie, składnik ten prezentuje dane za okres od zakończenia poprzedniego okresu sprawozdawczego do końca bieżącego okresu sprawozdawczego. Chcąc inaczej określić rachunek wyników można stwierdzić, że prezentuje wszystkie elementy kształtujące wynik finansowy w roku obrotowym, a prezentacja ta jest wielosegmentowa, pokazująca wynik na poszczególnych rodzajach działalności.
Zgodnie z załącznikiem do Ustawy o rachunkowości, rachunek wyników sporządzony może zostać w dwóch wariantach:
- w układzie kalkulacyjnym,w układzie porównawczym.
Warianty te różnią się generalnie sposobem prezentacji kosztów działalności podstawowej. W pierwszym z nich koszty zaprezentowano w układzie kalkulacyjnym, czyli występują koszty wytworzenia sprzedanych produktów, koszty sprzedaży i ogólnego zarządu. Drugi natomiast charakteryzuje się tym, że koszty prezentuje się w układzie rodzajowym, a przychody koryguje się o zmianę stanu produktów i koszt wytworzenia na własne potrzeby jednostki. Warto dodać, że w przeciwieństwie do bilansu sporządzanego metodą netto. rachunek zysków i strat zestawiany jest metodą mieszaną – przychody i koszty działalności podstawowej metodą brutto, a przychody i koszty działalności pozostałej operacyjnej, działalności finansowej i zdarzeń nadzwyczajnych wykazywane są metodą netto.
Zestawienie zmiana w kapitale własnym obejmuje informacje o zmianach poszczególnych składników kapitału własnego za bieżący i ubiegły rok sprawozdawczy. Konieczność wprowadzenia tego zestawienia do sprawozdań finansowych wynika z możliwości odniesienia w ciężar lub na dobro kapitału własnego operacji dotyczących między innymi skutków aktualizacji środków trwałych, przeszacowania inwestycji czy też wprowadzenia instrumentów finansowych.
W rachunku przepływów pieniężnych – niezależnie od tego czy sporządzony zostanie metodą pośrednią czy też bezpośrednią, zgodnie z polskim prawem bilansowym, należy uwzględnić wszystkie wpływy i wydatki z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej jednostki, z wyjątkiem wpływów i wydatków będących rezultatem zakupu lub sprzedaży środków pieniężnych z pewnymi wyjątkami. Jest to ważne ogniwo w sprawozdaniu finansowym, będące częściowym i jedynym wyłomem od zasady memoriałowej dotyczącej sporządzania całego sprawozdania. To właśnie statyczny charakter danych bilansowych jak i wynik finansowy ustalany z zachowaniem zasady memoriałowej były przyczynami wprowadzenia takiego elementu sprawozdania, które odzwierciedlałoby strumienie przepływów pieniężnych. Dzięki kasowemu obrazowi danej jednostki możliwa jest ocena zdolności jednostki do generowania gotówki, a tym samym i spłaty zobowiązań, kwestii finansowania działalności firmy w przyszłości czy zdolności do efektywnego zarządzania działalnością inwestycyjną.
Sprawozdanie finansowe uzupełniane jest dodatkowymi informacjami i wyjaśnieniami, gdyż niektóre informacje zawarte w bilansie czy rachunku wyników wymagają komentarza. Kwestię ta reguluje art. 48 Ustawy o rachunkowości, w myśl którego informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkowi wiernego i rzetelnego obrazu. Istnienie tej części sprawozdania finansowego wynika z potrzeby zrozumiałości sprawozdania finansowego, a główne składniki informacji dodatkowej to m. in. objaśnienia do bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych, informacje mające zapewnić porównywalność danych, informacje o połączeniach cz też informacje o przesłankach dotyczących zagrożenia kontynuacji działania.
Każde biuro rachunkowe i dział księgowy musi pamiętać aby sprawozdanie miało skłądniki ww, oraz o zachowało zasady księgowe również wykształcone przez praktykę księgową.