Mija już 40 minuta spotkania. Kolejnego w tym tygodniu. Walczysz z nudą i zamykającymi się powiekami. Czy nie można tego zorganizować inaczej?
Mija już 40 minuta spotkania. Kolejnego w tym tygodniu. Walczysz z nudą i zamykającymi się powiekami. Musiałeś oderwać się od swoich obowiązków, żeby wziąć w tym udział. Pytanie po co? Czy nie można tego zorganizować inaczej?
Zaplanowanie efektywnego spotkania służbowego nie jest łatwą sprawa. Wiesz o tym jeżeli choć raz w życiu brałeś udział w zebraniu, z którego nie wyniosłeś nic, poza wrażeniem zmarnowanej godziny życia. Jeśli chcesz uniknąć ponownie takich odczuć przeczytaj uważnie kilka rad, jak przygotować i przeprowadzić udane spotkanie. Następnym razem, kiedy to ty będziesz odpowiedzialny za naradę zespołu, trzymaj się poniższych zasad, a gwarantujemy, ze spotkanie będzie udane.
Zasady organizacji spotka służbowych
Ustal cel
Najważniejszą kwestią jest jasne postawienie celu spotkania. Po co się spotykamy? Jakie są oczekiwane wyniki spotkania? Wiele spotkań jest skazanych na niepowodzenie zanim na dobre się zaczęły przez to, że nie miały określonego celu.
Powitaj i przedstaw uczestników
Zebrania polegają na przemiennym mówieniu i słuchaniu. Powitaj wszystkich uczestników, określ cel spotkania i jego zasady, daj możliwość zapoznania się osób, które wcześniej nie współpracowały. Dzięki temu stworzysz atmosferę otwartości i zwiększysz szansę na aktywny udział w spotkaniu wszystkich obecnych.
Przygotuj plan
Powinieneś to zrobić przed spotkaniem. Nie zapomnij przedstawić go uczestnikom spotkania i trzymać się go. Dygresje i omawianie pobocznych tematów spowoduje, że wszyscy będą mieć wrażenie, ze spotkanie jest o wszystkim i niczym.
Pilnuj czasu
Nie wolno karać osób punktualnych koniecznością czekania na spóźnialskich. Zawsze zaczynaj i kończ o czasie. Ustal limit trwania każdej części spotkania. Możesz poprosić kogoś, aby pilnował czasu i dawał ci dyskretnie znać, kiedy powinieneś przejść do kolejnego punktu. W sytuacji kiedy czujesz, że zabraknie ci czasu, zapytaj o możliwość przedłużenia lub przenieś część planu na kolejne spotkanie.
Bądź przygotowany
Zawsze i bez wyjątku. Nie ważne czy zostałeś zaproszony na spotkanie z zarządem czy spotykasz się ze swoimi podwładnymi. Przygotowanie do spotkania świadczy o twoim profesjonalizmie. Zbierz wszystkie potrzebne materiały, zadbaj o odpowiednią ilość kopii dla uczestników, sprawdź działanie wykorzystywanych urządzeń i porządek w sali.
Zadbaj o koncentrację
Pomóż słuchaczom w koncentracji uwagi. Dbaj o różnorodność bodźców. Spraw, aby nie tylko słuchali, ale mieli również okazję patrzenia na to, o czym mówisz. Możesz poprosić uczestników o zapisywanie pojawiających się w dyskusji pomysłów, protokołowanie. Zachęcanie do aktywności nie pozwoli ludziom „odpłynąć”.
Doprowadź sprawy do końca
Zadanie jest wykonane, kiedy ludzie podejmują jakąś akcję. Nie kończ spotkania, dopóki dla wszystkich nie będzie jasne, co mają zrobić po jego zakończeniu. Kto ma sporządzić raport? Do kiedy? Komu ma go później przedstawić? Kto odpowiada za nawiązanie nowych relacji z klientami? W jaki sposób to zadanie będzie rozliczone? Zadania powinny być określone jak najbardziej precyzyjnie, wskazywać osoby odpowiedzialne za ich realizację, termin ukończenia i kryteria oceny. Najlepiej jest je zapisać, aby uniknąć nieporozumień.
Podsumuj spotkanie
Zaplanuj czas pod koniec spotkania, aby podziękować uczestnikom za udział i pracę. Podsumuj i oceń przebieg zebrania. Przypomnij jeszcze raz wnioski i to, czym każdy ma zająć się po spotkaniu.
Im bardziej poważnie traktujesz spotkanie, tym bardziej będą je tak traktować inni uczestnicy. Staraj się działać według przedstawionych wskazówek, a zobaczysz jak zmieni się aktywność uczestników zebrań.
Więcej znajdziesz na www.cognity.pl
autor: pl