Login lub e-mail Hasło   

Organizacja spotkań służbowych

Mija już 40 minuta spotkania. Kolejnego w tym tygodniu. Walczysz z nudą i zamykającymi się powiekami. Czy nie można tego zorganizować inaczej?
Wyświetlenia: 3.398 Zamieszczono 09/02/2015

Mija już 40 minuta spotkania. Kolejnego w tym tygodniu. Walczysz z nudą i zamykającymi się powiekami. Musiałeś oderwać się od swoich obowiązków, żeby wziąć w tym udział. Pytanie po co? Czy nie można tego zorganizować inaczej?

 

Zaplanowanie efektywnego spotkania służbowego nie jest łatwą sprawa. Wiesz o tym jeżeli choć raz w życiu brałeś udział w zebraniu, z którego nie wyniosłeś nic, poza wrażeniem zmarnowanej godziny życia. Jeśli chcesz uniknąć ponownie takich odczuć  przeczytaj uważnie kilka rad, jak przygotować i przeprowadzić udane spotkanie. Następnym razem, kiedy to ty będziesz odpowiedzialny za naradę zespołu, trzymaj się poniższych zasad, a gwarantujemy, ze spotkanie będzie udane.

 

Zasady organizacji spotka służbowych

 

Ustal cel

Najważniejszą kwestią jest jasne postawienie celu spotkania. Po co się spotykamy? Jakie są oczekiwane wyniki spotkania? Wiele spotkań jest skazanych na niepowodzenie zanim na dobre się zaczęły przez to, że nie miały określonego celu.

 

Powitaj i przedstaw uczestników

Zebrania polegają na przemiennym mówieniu i słuchaniu. Powitaj wszystkich uczestników, określ cel spotkania i jego zasady, daj możliwość zapoznania się osób, które wcześniej nie współpracowały. Dzięki temu stworzysz atmosferę otwartości i zwiększysz szansę na aktywny udział w spotkaniu wszystkich obecnych.

 

Przygotuj plan

Powinieneś to zrobić przed spotkaniem. Nie zapomnij przedstawić go uczestnikom spotkania i trzymać się go. Dygresje i omawianie pobocznych tematów spowoduje, że wszyscy będą mieć wrażenie, ze spotkanie jest o wszystkim i niczym.  

 

Pilnuj czasu

Nie wolno karać osób punktualnych koniecznością czekania na spóźnialskich. Zawsze zaczynaj i kończ o czasie. Ustal limit trwania każdej części spotkania. Możesz poprosić kogoś, aby pilnował czasu i dawał ci dyskretnie znać, kiedy powinieneś przejść do kolejnego punktu. W sytuacji kiedy czujesz, że zabraknie ci czasu, zapytaj o możliwość przedłużenia lub przenieś część planu na kolejne spotkanie.

 

Bądź przygotowany

Zawsze i bez wyjątku. Nie ważne czy zostałeś zaproszony na spotkanie z zarządem czy spotykasz się ze swoimi podwładnymi. Przygotowanie do spotkania świadczy o twoim profesjonalizmie. Zbierz wszystkie potrzebne materiały, zadbaj o odpowiednią ilość kopii dla uczestników, sprawdź działanie wykorzystywanych urządzeń i porządek w sali.

 

Zadbaj o koncentrację

 

Pomóż słuchaczom w koncentracji uwagi. Dbaj o różnorodność bodźców. Spraw, aby nie tylko słuchali, ale mieli również okazję patrzenia na to, o czym mówisz. Możesz poprosić uczestników o zapisywanie pojawiających się w dyskusji pomysłów, protokołowanie. Zachęcanie do aktywności nie pozwoli ludziom „odpłynąć”.

 

Doprowadź sprawy do końca

 

Zadanie jest wykonane, kiedy ludzie podejmują jakąś akcję. Nie kończ spotkania, dopóki dla wszystkich nie będzie jasne, co mają zrobić po jego zakończeniu. Kto ma sporządzić raport? Do kiedy? Komu ma go później przedstawić? Kto odpowiada za nawiązanie nowych relacji z klientami? W jaki sposób to zadanie będzie rozliczone? Zadania powinny być określone jak najbardziej precyzyjnie, wskazywać osoby odpowiedzialne za ich realizację, termin ukończenia i kryteria oceny. Najlepiej jest je zapisać, aby uniknąć nieporozumień.

 

Podsumuj spotkanie

 

Zaplanuj czas pod koniec spotkania, aby podziękować uczestnikom za udział i pracę. Podsumuj i oceń przebieg zebrania. Przypomnij jeszcze raz wnioski i to, czym każdy ma zająć się po spotkaniu.

 

Im bardziej poważnie traktujesz spotkanie, tym bardziej będą je tak traktować inni uczestnicy. Staraj się działać według przedstawionych wskazówek, a zobaczysz jak zmieni się aktywność uczestników zebrań.

 Więcej znajdziesz na www.cognity.pl

autor: pl

Podobne artykuły


17
komentarze: 32 | wyświetlenia: 1443
14
komentarze: 33 | wyświetlenia: 1103
14
komentarze: 60 | wyświetlenia: 806
14
komentarze: 21 | wyświetlenia: 1060
13
komentarze: 93 | wyświetlenia: 372
13
komentarze: 9 | wyświetlenia: 651
13
komentarze: 3 | wyświetlenia: 1124
13
komentarze: 68 | wyświetlenia: 478
13
komentarze: 25 | wyświetlenia: 861
12
komentarze: 72 | wyświetlenia: 456
12
komentarze: 144 | wyświetlenia: 1009
12
komentarze: 3 | wyświetlenia: 666
12
komentarze: 4 | wyświetlenia: 601
12
komentarze: 5 | wyświetlenia: 727
 
Autor
Artykuł

Powiązane tematy






Brak wiadomości


Dodaj swoją opinię
W trosce o jakość komentarzy wymagamy od użytkowników, aby zalogowali się przed dodaniem komentarza. Jeżeli nie posiadasz jeszcze swojego konta, zarejestruj się. To tylko chwila, a uzyskasz dostęp do dodatkowych możliwości!
 

© 2005-2018 grupa EIOBA. Wrocław, Polska