W procesie rekrutacji gromadzone są dokumenty aplikacyjne wszystkich kandydatów przesyłających dokumenty na dane stanowisko.
W procesie rekrutacji gromadzone są dokumenty aplikacyjne wszystkich kandydatów przesyłających dokumenty na dane stanowisko. Wyznaczenie kierunku dalszego obiegu tych dokumentów jest koniecznie zarówno z punktu widzenia zarządzania biurem, jak też w świetle Ustawy o ochronie danych osobowych.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Konieczność gromadzenia dokumentów aplikacyjnych dotyczy wszystkich firm i instytucji prowadzących proces rekrutacji. Podstawą do zarządzania tymi danymi jest dołączona przez kandydata klauzula, która potwierdza zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji procesu rekrutacji oraz po jego zakończeniu na mocy Ustawy o ochronie danych osobowych.
Jeżeli takiej zgody zabraknie, administrator nie tylko nie może zaprosić takiego kandydata na rozmowę rekrutacyjną, ale zgodnie z prawem nie powinien też przechowywać nadesłanej aplikacji. W takim wypadku Ustawa zobowiązuje go do odesłania CV właścicielowi.
Dokumenty aplikacyjne a przyszłe rekrutacje
Dołączenie tej formuły jest o tyle ważne, że zgoda nie może być domniemana z oświadczenia woli o innej treści. Podstawowym wymogiem jest więc świadomość osoby podpisującej się pod oświadczeniem co do celu przechowywania podanych informacji. Natomiast mniej istotna jest jej forma - może być przesłana także w wersji elektronicznej. Wyrażenie zgody kandydata na przetwarzanie danych zawartych w dokumentach także po zakończeniu procesu rekrutacji zwalnia pracodawcę z obowiązku odsyłania aplikacji osobom, które nie przeszły do kolejnego etapu. Może on jednak przechowywać te dane zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane tylko wówczas, jeżeli przewiduje, że w nieodległej przyszłości rozpocznie procedurę rekrutacyjną. W przeciwnym razie jest zobligowany do zniszczenia danych lub ich odesłania. Ten wymóg dotyczy zarówno aplikacji nadesłanych w wyniku ogłoszenia naboru, jak również dokumentów, które trafiły do pracodawcy pomimo braku konkursu.
Zakończenie rekrutacji zobowiązuje pracodawcę do takiego postępowania z dokumentami, które uniemożliwi wgląd osobom nieupoważnionym. Zachowanie odpowiednich środków ostrożności ma na celu ochronę prywatności tych danych oraz zabezpieczenie przed dostaniem się ich w niepowołane ręce. W praktyce jednak zdarza się, że administratorzy lekceważą ten obowiązek. Warto pamiętać, że brak ostrożności w tym zakresie pociąga za sobą skutki prawne.
Autor: Elżbieta Konik