Większość firm co jakiś czas boryka się z problemem płatności za towary lub usługi, każde opóźnienie w spłacie w istotny sposób może wpłynąć na zdolność finansową.
Większość firm co jakiś czas boryka się z problemem płatności za towary lub usługi (nawet niewielkich), każde opóźnienie w spłacie w istotny sposób może wpłynąć na zdolność finansową.
Przedsiębiorcy nie rzadko ignorują ten fakt ale nadchodzi chwila, gdy kwestia ta zostanie zdiagnozowana, a przecież każdy dzień zwłoki zmniejsza szanse na odzyskanie należności. Skuteczne zarządzanie wierzytelnościami jest więc kluczowe zarówno dla małych, jak i średnich przedsiębiorstw.
Słownik pojęć
cesja, przelew wierzytelności - forma sprzedaży wierzytelności - umowa, przez którą wierzyciel przenosi swoją wierzytelność na inną osobę;
długi, zobowiązania - gotówkowe lub rzeczowe świadczenie dłużnika na rzecz wierzyciela; w znaczeniu ekonomicznym zobowiązanie powstaje wówczas, gdy zachodzi różnica w czasie pomiędzy momentem zaistnienia obowiązku zapłaty a momentem jego zrealizowania; przeciwieństwem zobowiązania jest należność
dłużnicy - osoby lub firmy zobowiązane do uregulowania wobec innej osoby prawnej lub fizycznej (wierzyciela) zobowiązania (długu) pieniężnego lub rzeczowego;
factoring - przekazanie wyspecjalizowanej firmie (faktorowi) wszystkich niezbędnych uprawnień do prowadzenia rachunkowości przedsiębiorstwa, w tym ściągania wierzytelności i prowadzenia sporów z klientami;
giełda wierzytelności - nośniki ułatwiające wymianę informacji o zobowiązaniach, najczęściej stanowi rejestr nierzetelnych kontrahentów; poprzez upublicznienie danych dłużnika oraz wysokości kwoty jego zadłużenia stanowi źródło informacji dotyczących postawy potencjalnych kontrahentów;
kompensata – potrącenie - sposób umorzenia wierzytelności wzajemnych w sytuacji, gdy dwa podmioty są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami;
konwersja długu – zmiana terminów spłaty, z reguły korzystniejsze dla dłużnika,jej zasadą jest zgoda wierzyciela;
monitoring bieżących należności - zapobieganie powstawaniu należności przeterminowanych mających wpływ na utrzymanie płynności finansowej przedsiębiorstwa, stała kontrola należności kontrahentów, przypominanie im o konieczności dokonania zapłaty należności, których termin jeszcze nie upłynął;
nakaz zapłaty - rodzaj wyroku, w którym sąd, na podstawie przepisów szczególnych, rozstrzyga sprawę; jest szybkim narzędziem dyscyplinującym nierzetelnych dłużników, jeżeli pozwany nie wniesie zarzutów przeciwko nakazowi zapłaty w terminie 2 tygodni od jego doręczenia - nakaz ma moc prawomocnego wyroku;
należność - uprawnienie osoby fizycznej lub prawnej do otrzymania w określonym terminie określonego świadczenia rzeczowego lub pieniężnego od innej osoby fizycznej lub prawnej;
outsourcing - rodzaj sądowego postępowania odrębnego, prowadzonego przez sąd na pisemny wniosek strony, sąd w postępowaniu nakazowym wydaje nakaz zapłaty;
postępowanie układowe - prowadzone jest w celu zawarcia układu z wierzycielami przedsiębiorstwa, przez który rozumie się wzajemne porozumienie przedsiębiorstwa i jego wierzycieli, prowadzące do polubownego zaspokojenia wierzytelności, osiągniętego w rezultacie wzajemnych ustępstw i kompromisu, propozycje układowe mogą obejmować m.in.: odroczenie spłaty długów, rozłożenie spłaty długów na raty, zmniejszenie sumy długów, wskazanie zabezpieczenia wykonania zobowiązań dłużnika, zamianę wierzytelności na udziały w przedsiębiorstwie;
Print House - system pozwalający na masowe generowanie pisemnych, zindywidualizowanych wezwań do zapłaty, dzięki nowoczesnym metodom obróbki danych;
przejęcie długu - czynność prawna, wskutek której osoba trzecia wstępuje w miejsce dłużnika, przez co zostaje on zwolniony z długu, przejęcie długu następuje najczęściej poprzez umowę zawartą między wierzycielem a osobą trzecią (firmą zewnętrzną) za zgodą dłużnika lub przez umowę między dłużnikiem a osobą trzecią za zgodą wierzyciela;
wierzyciel - osoba fizyczna lub prawna, uprawniona na podstawie powstałego zobowiązania, do otrzymania świadczenia pieniężnego lub rzeczowego od dłużnika;
wierzytelność - przysługujące wierzycielowi uprawnienie do domagania się od dłużnika spełnienia świadczenia pieniężnego lub rzeczowego
Windykacja - pozasądowe i sądowe dochodzenie zwrotu czegoś, rzeczy lub pieniędzy
windykacja outsourcingowa - w praktyce oznacza powierzenie określonych spraw do windykacji firmie zewnętrznej; usługa windykacji outsourcingowej nie ma jasno zdefiniowanej grupy docelowej, można ją bowiem stosować w każdym segmencie rynku, od kilkuosobowych firm do międzynarodowych korporacji
zakupy pakietów wierzytelności - działanie polegające na zakupie pakietów wierzytelności przez firmy windykacyjne od podmiotów zewnętrznych (banków, instytucji finansowych, operatorów telefonicznych i innych płatników masowych lub firm), zarządzanie nimi na własne ryzyko i windykacja ich na własny rachunek;
zarządzanie wierzytelnościami - działanie, którego celem jest zapobieganie powstawaniu wierzytelności przeterminowanych oraz minimalizacja strat wynikających z kredytowania kontrahentów.
Jak skutecznie zarządzać wierzytelnościami?
Zarządzanie wierzytelnościami to nie tylko ich ściąganie. To wieloetapowy proces składający się także z działań podejmowanych przed powstaniem długu, czy przeterminowaniem należności. Może on obejmować różne procesy - od wizji lokalnej, scoringu (punktowa metoda oceny zdolności finansowych kontrahenta) i wywiadu detektywistycznego, poprzez wszelkiego rodzaju ubezpieczenia, factoring, na wykupie i sekurytyzacji (wykup wierzytelności ze środków uzyskanych z emisji obligacji) wierzytelności kończąc.
Niewiele firm zatrudnia wykwalifikowanych pracowników do kompleksowego zarządzania wierzytelnościami. Zazwyczaj zajmują się tym księgowi bądź działy księgowości. Ich działalność w tym zakresie zaczyna się na ogół w momencie powstania lub przeterminowania należności i ogranicza do wysyłania upomnień, wezwań i monitów. W przypadku dłużników uporczywie uchylających się od płacenia zobowiązań metody te okazują się nieskuteczne. Pomocą mogą tu być liczne na polskim rynku wydawniczym publikacje (książkowe i elektroniczne), zawierające m.in. wzory pism i dokumentów, takich jak wezwanie do zapłaty, wniosek o wszczęcie egzekucji, formularze sądowe oraz porady ekspertów. Dostępne są także programy do monitoringu należności.
Najprostszym, a biorąc pod uwagę skuteczność być może i najekonomiczniejszym, sposobem na profesjonalne i efektywne zarządzanie wierzytelnościami wydaje się zatrudnienie firmy specjalizującej się w tego typu usługach. Oferują one szeroki wachlarz działań obejmujących:
• działania prewencyjne (w tym wywiad gospodarczy, pieczęć prewencyjną, ubezpieczenie należności),
• monitoring płatności,
• windykację należności (w tym windykację przesądową, sądową, egzekucję komorniczą),
• kupno wierzytelności,
• doradztwo prawne.
Działania prewencyjne
To ogół działań podejmowanych przed powstaniem należności lub w trakcie jej powstawania. Wywiad gospodarczy polega na zebraniu informacji o potencjalnym kontrahencie przed zawarciem kontraktu, co pozwala na wyeliminowanie nieuczciwych lub niewypłacalnych partnerów. Informacje, które można uzyskać w drodze wywiadu gospodarczego to:
• raport o firmie,
• raport medialny o firmie,
• weryfikacja firmy,
• ustalenia majątkowe,
• odpisy z KRS i KW,
• fotokopie akt z KRS i EDG,
• informacje o osobach (raport o osobie z KRS, weryfikacja CV pracownika, raport medialny o osobie),
• raport o nieruchomościach,
• weryfikacje firm międzynarodowych.
Pieczęć prewencyjna to narzędzie dyscyplinujące kontrahentów do terminowego regulowania zobowiązań. Umieszczenie pieczęci na wystawianych fakturach lub innych dokumentach handlowych jest sygnałem ostrzegawczym dla partnerów biznesowych, gdyż informuje, że w przypadku opóźnienia płatności firma windykacyjna podejmie natychmiastowe działania. Uświadomienie odbiorcom konsekwencji wynikających z opóźnienia w zapłacie oraz przekazanie im informacji o współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną jest często wystarczającym środkiem zapobiegawczym. Klient niskim kosztem zabezpiecza się w ten sposób przed lekceważeniem przez kontrahentów terminów płatności.
Ubezpieczenie należności daje pewność, że w przypadku niewypłacalności dłużników lub przewlekłej zwłoki w zapłacie zostanie wypłacone odszkodowanie jako rekompensata za poniesione straty finansowe. Odszkodowanie minimalizuje stratę z tytułu utraty należności, a tym samym pozwala zachować płynność finansową firmy. Ubezpieczenie należności, jako wyspecjalizowane narzędzie zarządzania ryzykiem handlowym, pozwala na kontrolę tego ryzyka poprzez zapobieganie stratom lub minimalizację strat.
Monitoring płatności
Monitoring płatności to usługa dla firm, które chcą poprawić terminowość spłat swoich należności. Bardzo chętnie korzystają z niego przedsiębiorstwa o masowym charakterze działalności, które wystawiają dużofaktur. Jest to usługa dla firm prowadzących działalność w zakresie B2B, czyli sprzedających produkty lub usługi innym firmom.
Monitoring płatności pozwala na kontrolę spływu należności poprzez:
• wczesną weryfikację poprawności wystawionych faktur,
• weryfikację przepływu faktur,
• przypominanie kontrahentom o zbliżających się terminach zapłaty.
Windykacja należności
Windykacja przed sądowa to odzyskiwanie należności na drodze polubownej. Obejmuje ona:
• analizę należności, ocenę profilu dłużnika oraz ustalenie osób podejmujących decyzje w jego firmie;
• dokonywanie wezwań do zapłaty i negocjowanie warunków płatności;
• negocjacje w siedzibie dłużnika;
• zawarcie ugody z dłużnikiem i przygotowanie harmonogramu spłat;
• doradztwo w zakresie celowości i sposobów dalszej windykacji.
Z windykacji sądowej i egzekucji komorniczej korzystają wierzyciele, którzy wyczerpali możliwości dochodzenia należności na drodze polubownej. Postępowanie sądowe i egzekucyjne można prowadzić łącznie – jako kolejne czynności w kompleksowym procesie windykacji – albo niezależnie od siebie, np. prowadzić tylko postępowanie egzekucyjne w sytuacji posiadania przez wierzyciela tytułu wykonawczego.
W ramach postępowania sądowego firmy oferują przygotowanie i weryfikację dokumentów oraz pozwu do sądu, złożenie pozwu o postępowanie nakazowe lub upominawcze do właściwego sądu, reprezentację w sądzie – w postępowaniu zwykłym oraz odwoławczym, nadzór nad właściwym przebiegiem postępowania sądowego.
W ramach postępowania egzekucyjnego oferta na ogół obejmuje sporządzenie wniosku egzekucyjnego, a następnie złożenie go do właściwej kancelarii komorniczej, pełnomocnictwo procesowe, ustalenie składników majątku dłużnika, co ułatwia komornikowi przeprowadzenie skutecznej egzekucji, nadzór nad właściwym przebiegiem postępowania egzekucyjnego.
Kupno wierzytelności
Kupno wierzytelności na własny rachunek na podstawie umowy cesji może dotyczyć wyłącznie wierzytelności bezspornych, wymagalnych i potwierdzonych albo uznanych przez dłużników. Cenę zakupu określana jest z wierzycielem indywidualnie po dokonaniu analizy sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika. Wierzyciel zyskuje:
• poprawę płynności finansowej,
• zamknięcie kont analitycznych,
• zmniejszenie rezerw tworzonych na wierzytelności trudno ściągalne,
• redukcję kosztów własnych,
• brak konieczności prowadzenia postępowania sądowego i egzekucyjnego.
Pamiętać jednak należy, że wierzytelności zbywane są po wartości niższej, a więc wybór tego sposobu powinien być poprzedzony dogłębną analizą.
Doradztwo prawne
Pomoc specjalistów w zakresie zarządzania wierzytelnościami obejmuje m. in.:
• konsultacje przy zawieraniu w ramach działalności gospodarczej „bezpiecznych” kontraktów - umów cywilnoprawnych;
• prawne zabezpieczenie transakcji handlowych i wierzytelności należnych z tytułu wykonanej umowy;
• restrukturyzację należności i zobowiązań;
• opiniowanie zawartych przez przedsiębiorców i firmy umów i ich weryfikacja pod kątem bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i możliwych zagrożeń.
Podsumowanie
Współczesne rynki finansowe charakteryzują się dużym czynnikiem ryzyka. Długi i wierzytelności stają się towarem, który nabywany i zbywany w odpowiedni sposób może przynieść zyski. Odpowiednie zarządzanie wierzytelnościami wymaga od specjalistów tej dziedziny dużej wiedzy popartej doświadczeniem. Zarządzanie wierzytelnościami w przedsiębiorstwie podnosi jego znaczenie i prestiż oraz daje wiele niewątpliwych korzyści, nie odstraszając i nie zniechęcając dotychczasowych lub potencjalnych klientów.
Kontakt 512 994 650