Jak wybrać system rejestracji czasu pracy, przeczytaj zanim wyślesz prośbę o oferę.
Wskazówki przed wdrożeniem systemu rejestracji czasu pracy pracowników.
Nie istnieje wiele opracowań lub podręcznikowych informacji przeznaczonych dla informatyków i kadrowych zainteresowanych wdrożeniem systemu rejestracji czasu pracy w oparciu o elektroniczne czytniki rcp. Dlatego zapraszamy do zapoznania się z podstawowymi informacjami jakie w ocenia autora są wymagane, aby wybór dostawcy przyniósł zadowolenie.
Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. W przepisach nie jest określone w jakiej formie, papierowej czy elektronicznej, ale jest określone jakie składniki pracy podlegają analizie i wyliczeniu.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej minimalne wymagane informacje do celów prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy to:
- informacja o czasie pracy w dni robocze, praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach
- ponadto wymagane jest ewidencjonowanie informacji o czasie dyżurów, ewidencja urlopów innych rodzajów absencji
Tradycyjna, papierowa ewidencja ograniczała się jedynie do podpisu pracownika na liście obecności. Wszelkie wymagane czynności związane z wyliczeniem składników pracy opierały się na założeniu, iż będąc w pracy pracownik wypracował zgodnie z planem założoną normę pracy.
No właśnie, opierały się na założeniu. Wprowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy weryfikuje często wcześniej przyjęte za pewnik założenia.
Czas pracy pracowników nie jest zgodny z planem, to znaczy z oczekiwanym przez przełożonych.
Po wdrożeniu elektronicznej ewidencji czasu pracy okazuje się, że czas pracy pracowników zwykle odbywa się w innych godzinach, niż wstępnie założono. Czasem wynika to z osobnych uzgodnień z liderem lub kierownikiem, czasem z samowolki pracownika, czasem z faktu, że autobus przyjeżdża zawsze parę minut później i niemożliwe jest punktualne stawienie się na stanowisku pracy. System dostarcza zatem nowych informacji, wcześniej niemożliwych do zweryfikowania. Tego typu informacji przybywa już w pierwszych tygodniach.
System rejestracji czasu pracy zmusza pracowników do dyscypliny
Instalacja czytników w dużym stopniu dyscyplinuje pracowników, skutecznie eliminuje przypadki nagminnych spóźnień, wcześniejszych wyjść z pracy. Oczywiście pracownicy będą starali się utrzymać status quo i spóźniając się będą unikali rejestracji wejścia, natomiast wychodząc wcześniej nie będą rejestrować wyjścia. Taka sytuacja nie wykryta wcześnie może prowadzić do dodatkowej pracy dla obsługującego system, który będzie zmuszony uzupełnić brakujące wejście lub wyjście. Jednak z takiej sytuacji należy zawsze wyciągnąć prosty wniosek, pracownik próbuje ominąć system, i jak najszybciej zdyscyplinować. Zwykle w takiej sytuacji tłumaczenia są podobne: „Czytnik jest do niczego, ja się na pewno odbiłem”.
Należy przyjąć, że czytnik jest jednak dobry i obiektywnie rejestruje zarówno tych którzy pracują dłużej jak i tych którzy pracują krócej. W początkowej fazie działania należy skłonić pracowników systemem nagród do rzetelnego odbijania się i wprowadzić tą czynność jako nawyk.
Przykład: w pierwszym miesiącu za brak zdarzenia lub nieprawidłowe zdarzenie potrącamy 50 zł z pensji, w kolejnym miesiącu za prawidłowe rejestracje płacimy dodatkowo 50 zł.
Ważnym aspektem pozytywnego odbioru systemu jest przekonanie pracownika, że to nie jest bicz i narzędzie represji. Należy uzmysłowić, że działanie sytemu wykaże zarówno krótszą pracę i spóźnienia, jak również system wykaże sumienną i zdyscyplinowana pracę. Dla spóźnialskich będzie motywatorem, dla pracujących w nadgodzinach „dowodem rzeczowym”.
Przełamując zrozumiałą niechęć pracowników nie można popełnić błędu, który natychmiast wywoła burzę, a to wśród związków zawodowych, jeśli takowe są zarejestrowane w zakładzie, a jak nie, to bardziej świadomych pracowników. Łatwo ulec pokusie i zapragnąć montażu czytników biometrycznych. Zalety są widoczne i niezaprzeczalne:
- brak konieczności kupowania kart identyfikacyjnych i związanych z tym kosztów
- brak możliwości uszkodzenia, zgubienia, zapomnienia identyfikatora
- brak konieczności zarządzania kartami, dodatkowa praca dla użytkownika
- brak możliwości przekazywania identyfikatorów innym pracownikom i prób oszukiwania
Zalety te niewątpliwie mogą skłonić do zakupu czytników biometrycznych. Jednak o ile zakup i posiadanie takich czytników jest dozwolone, to używanie już nie.
Stosowanie czytników biometrycznych w systemach rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu jest niedozwolone.
Zakaz dotyczy tu przede wszystkim pobierania wrażliwych danych biometrycznych. W przepisach Kodeksu pracy zostało jednoznaczne określone jakie dane może żądać pracodawca od pracownika. Nie ma wśród nich danych biometrycznych. Również pisemna zgoda pracownika na użycie jego danych biometrycznych do celów rejestracji czasu pracy nie jest przesłanką wystarczająca, ponieważ zachodzi tu zależność pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, która poddaje pod wątpliwość dobrowolność podania takich danych.
Stojąc przed wyborem urządzeń należy mieć na uwadze, że lista podstawowych funkcjonalności jakie oferują te urządzenia nie jest długa:
- Rejestracja za pomocą karty i/lub PIN
- Kolorowe wyświetlacze TFT lub monochromatyczne LCD
- Wykonanie zdjęcia pracownikowi podczas rejestracji
- Sposób zasilania: tradycyjnie 12V lub PoE
- Programowalne przyciski wyboru trybu rejestracji
- Interfejs LAN, dostępny we wszystkich współczesnych modelach liczących się producentów
Dostępne na rynku czytniki posiadają powyższe właściwości, w zależności od modelu wszystkie lub wybrane.
Błędem jest przekonanie, iż najdroższy czytnik może być najlepszy. Najlepszy to ten najtrwalszy, najprostszy w obsłudze i eksploatacji, no i niedrogi.
Jedyną rolą rejestratora czasu pracy jest zapisanie w pamięci daty, godziny, trybu zdarzenia.
Dodatkowe właściwości wpływają na cenę i oczywiście mają ważne zastosowania. Wbudowana kamera wykonuje zdjęcia pracownikowi rejestrującemu się. Jest to doskonały sposób na uniknięcie sytuacji, gdy pracownicy przekazują sobie karty. Rodzaj wyświetlacza poprawia design i daje możliwość umieszczenia więcej informacji na ekranie, ale czy ktoś to czyta? Wybór pomiędzy rodzajem zasilania może znacząco obniżyć koszt i uprościć instalację. W przypadku zasilania PoE podłączamy tylko jeden kabel do transmisji danych i jednocześnie zasilania.
Rejestracja czasu pracy pracownika jest tematem bardzo szerokim, obejmuje także aspekt wyboru właściwego oprogramowania, zapewniającego prawidłowe wyliczenia, opartego na wieloletnim doświadczeniu sprzedawcy, pracujące oczywiście pod Windows, ale czemu nie pod Linux? Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy i jego wybór jest kolejnym ważnym aspektem, którego pominąć niesposób.
Programy do ewidencji czasu pracy, jak wybierać?
Obecnie mamy na rynku kilkadziesiąt firm, które powstały w wyniku sklonowania istniejących i powstają kolejne, również przez pączkowanie. Wiele istniejących firm powstało wczoraj bądź właśnie się rejestruje. Prędkość z jaką powstają jest wprost proporcjonalna do szybkości z jaka upadają. Zasada powstawania jest prosta: pracownik odchodzi z firmy, pisze swój program do ewidencji czasu pracy, pisze szybko i robi go tak, aby był podobny do tego który sprzedawał. W efekcie otrzymujemy produkt, który nie jest w stanie konkurować z aplikacjami istniejącymi od lat i rozwijanymi na bazie doświadczeń zdobywanych mozolnie poprzez kontakty z klientami. Firm prekursorów od których wszystko się zaczęło jest kilka. Najstarsze z nich i liderzy rynku to Polman-Software z Wrocławia, HSK Data z Krakowa, Unicard z Krakowa. Liderzy rynku z doświadczeniem, gwarantujący jakość oraz ciągłość.
Wrocławska firma Polman-Software specjalizuje się w tworzeniu oprogramowania, zatem działania biznesowe są rozwijane w kierunku tworzenia coraz doskonalszych aplikacji, dziś są twórcami najpopularniejszego programu do ewidencji czasu pracy RcpAccessNet+. Aplikacja działa pod Windows jak również pod Linux, wyjątek wśród dostawców oprogramowania. Ważnym elementem w rozwoju przedsiębiorstw jest możliwość przekazywania informacji pracownikom, kierownikom, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów wdrożenia i eksploatacji. Rejestracja czasu pracy online bazująca na programie RcpAccessWeb+ wprowadza takie funkcjonalności, dostęp do danych odbywa się poprzez przeglądarki internetowe, z dowolnego komputera sieci korporacyjnej, a co najważniejsze dostęp jest online, to znaczy w czasie rzeczywistym. Dla małych firm, opracowano darmową wersję programu do ewidencji czasu pracy.
Kompleksowe podejście do potrzeb klientów jest z jednej strony działaniem czysto biznesowym mającym na celu rozwój przedsiębiorstwa, z drugiej strony gwarantuje, że firma z którą zwiążemy się na lata zapewni nam rozwój, ciągłość w kontaktach oraz gwarancje.
Niestety klienci kierują się doraźnymi aspektami jak cena, jednak pomijając tak ważne jak doświadczenie.