Z jakiego powodu kierowanie firmowymi projektami kończy się brakiem sukcesu? To pytanie zadaliśmy ekspertom.
W tym artykule przybliżamy powszechne przykłady nieefektywnej pracy w czasie organizowania projektu.
Co jest obserwowaną często przyczyną minięcia się z potrzebami zleceniodawców projektu? - To częsta sytuacja, że projekt teoretycznie osiągnął cel ale przez szastanie pieniędzmi, czasem albo zasobami nie ma szans się zwrócić – stwierdza Witold Mockalło z firmy konsultingowej Training Projects.
Poniżej lista popularnych zaniedbań opracowana przez Training Projects:
• Zbyteczne zużycie zasobu (np. maszyn czy sprzętu)
• Zbyt długie spotkania zespołu projektowego
• Wywarzanie raz otwartych drzwi. Mimo, iż niedawno ktoś przeprowadził analogiczne badania podczas realizacji innego projektu i można z nich skorzystać prowadzimy własne analizy.
• Każdy członek zespołu projektowego otrzymuje nowe wizytówki lub inne podobne gadgety
• Uczestniczący w zebraniach doradcy nie są w stanie wnieść nic nowego
• Wszystkie decyzje podejmuje się w całym zespole – nawet te mało istotne.
• Zespół projektowy zawsze musi posiadać osobne pomieszczenie do wspólnej pracy
• Zatrudnianie z zewnątrz nowych pracowników do każdego projektu
• Nie dyskutuje się nad nowymi pomysłami
• Szef projektu otrzyma premię niezależnie od efektu końcowego.
• Nie wszystkie informacje docierają do osób, dla których są kluczowe
• Przydzielanie z góry zadań konkretnych osób bez możliwości ich zmian w trakcie trwania projektu
• Brak optymalizacji budżetu pod potrzeby a w konsekwencji przyznanie projektowi zbyt wysokiego budżetu.
• Zespół projektowy zasypywany jest ciągłymi informacjami związanymi z projektem
• Zamawianie zasobów w ilości przekraczających zapotrzebowanie np. papieru, części, składników
• Zamawianie podzespołów i części bywają zbyt wysokiej jakości
• Zaangażowanie całego kierownictwa w projekt – marnowanie czasu kluczowych menedżerów
• Nie omawia się wniosków na przyszłość po zakończeniu projektu
• Całościowa dokumentacja projektu rozrasta się do gigantycznych rozmiarów podczas gdy połowa z niej jest zbyteczna
• Po zakończeniu projektu cała dokumentacja jest niszczona
• Kilku członków zespołu projektowego posiada te same obowiązku
• Kontrola projektu obejmuje wszystkie etapy, zadania, decyzje
• Każdy manager projektu rozliczany jest osobno z efektów pracy
• W przedsiębiorstwie istnieje duża rotacja pracowników
• Firma nie posiada bazy danych obejmujących procedury projektowe
• Wymaganie od pracowników wykonywania tylko powierzonych ich ściśle zadań
• Project manager posiada bez limitu do swojej dyspozycji dobra takie jak komputer, telefon czy samochód
• Komunikacja między poszczególnymi komórkami jest nieefektywna gdyż odbywa się za zasadzie pisania pism
• Efekty końcowe projektu bywają rozbieżne od tych oczekiwanych
• Nikt nie planuje w Schemacie Gantta, MS Project, CPM, PERT lub podobnym narzędziu
• Po skończonym projekcie zostaje nie potrzebna, duża ilość zasobów
- Niestety warto sobie zdać sprawę, że organizowania projektów nie możemy w stu procentach wyuczyć się na trwającym kilkanaście godzin treningu – mówi Iwona Piga, która zajęcia z kierowania projektami organizuje już od dwudziestu lat. – Budowanie umiejętności menedżerskich to wieloletni wysiłek i praca nad sobą. Jeśli mam być szczera to nie najtańsze przecież szkolenie wielu z nas mogłoby zamienić na niedrogi warsztat e-learning za pięćdziesiąt złotych. Niewspółmiernie istotniejsza musi być motywacja i regularność w ćwiczeniu stosowania wyuczonych właśnie wytycznych zarządzania projektami.